A continuación, te contaremos todo lo que necesitas sobre las provisiones de nómina: desde cómo calcularlas y pagarlas hasta cuáles son las herramientas que te pueden ayudar con este proceso. ¡Acompáñanos!
Las provisiones de nómina son un aspecto crucial de la gestión financiera de cualquier empresa. Representan la estimación de los pagos futuros relacionados con las obligaciones laborales, como primas, vacaciones, cesantías,intereses de cesantías, entre otras. Una adecuada gestión de estas provisiones permite a las empresas:
En este artículo, te guiaremos paso a paso en el proceso de hacer las provisiones de nómina de forma eficiente. Conoce las herramientas, los conceptos y las mejores prácticas necesarias para que puedas gestionar este aspecto fundamental dentro de tu empresa. ¡Acompáñanos!
El primer paso para hacer las provisiones de nómina es identificar todas las obligaciones laborales que tiene la empresa con sus colaboradores. Estas obligaciones pueden incluir:
Una vez que hayas identificado las obligaciones laborales, debes calcular el valor de cada provisión. Para ello, necesitarás la siguiente información:
Para el cálculo de provisiones de prestaciones, las empresas pueden elegir el método que desean aplicar. Existen dos métodos para la liquidación de provisión:
Provisión de ejecución mensual o porcentaje fijo: Este método aplica un porcentaje a la base mensual calculada que sea factor prestacional, donde cada prestación tiene un % establecido conocido como Factor Prestacional, para ello debes tener en cuenta lo siguiente:
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Prestación social |
Porcentaje mensual |
Base de cálculo |
¿Cuándo se paga? |
|
Cesantías |
8.33% |
Salario básico + factores salariales + auxilio de transporte |
Fondo de censatías a más tardar el 14 de febrero del siguiente año. |
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Intereses sobre cesantías |
1% mensual 12% anual |
Valor acumulado de las cesantías |
Directamente al trabajador a más tardar el 31 de enero del año siguiente. |
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Prima de servicios |
8,33% |
Salario básico + factores salariales + auxilio de transporte |
En dos cuotas. La primera a más tardar el 30 de junio y la segunda los primeros 20 días de diciembre. |
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Vacaciones |
4,17% |
Salario básico + factores salariales (se excluye el auxilio de transporte y horas extra). |
Cuando el empleado disfrute sus 15 días de descanso o en la liquidación definitiva. |
Provisión de nómina = (Salario básico + Factores salariales) x Factor prestacional
Ejemplo: Provisión de cesantías:
Un trabajador tiene un salario básico de $1.300.000 y recibe una bonificación prestacional, u otro concepto equivalente al 50% de su salario básico. El factor prestacional para esta prestación es del 8,33%. ¿Cuál es el valor de la provisión de nómina para la prestación en contexto?
Provisión de nómina = ($1.300.000 + $500.000) x 8,33% = $150000
Provisión consolidada: Este método realiza un cálculo al corte de cada mes del valor real a pagar al empleado por cada prestación teniendo en cuenta la fecha de cada una de ellas y además tiene en cuenta lo que hemos provisionado en los meses anteriores de cada prestación, este método permite tener una causación del valor de provisión más exacto realizando ajustes en caso de cambios en la información del empleado.
Las provisiones de nómina se registran como un gasto en el estado de resultados de la empresa. También se registran como una cuenta de pasivo en el balance general.
Es importante monitorear las provisiones de nómina de forma periódica para asegurarte de que se encuentran en el nivel adecuado. Esto te permitirá identificar cualquier desviación entre el presupuesto y la realidad y tomar las medidas correctivas necesarias.
La Ley 2466 de 2025 introdujo algunas modificaciones sustanciales en lo que respecta a las cesantías e intereses de las cesantías, flexibilizando los esquemas de pago y consignación y permitiendo que las empresas manejen el flujo de caja de forma mensual, siempre y cuando se medie un acuerdo escrito con el colaborador. Estos son los 3 cambios clave que debes tener en cuenta:
Anteriormente, los empleadores debían pagar de manera obligatoria los intereses sobre las cesantías acumulados a más tardar el 31 de enero de cada año. Con la nueva ley, se permite acordar por escrito la mensualización de este pago.
Lo que significa que se puede pagar mes a mes el 1% del salario base de liquidación (salario mensual + auxilio de transporte, si aplica) directamente en la nómina del trabajador.
Bajo el esquema tradicional, las empresas acumulan la provisión de las cesantías durante todo el año para consignarlas al fondo en febrero. Sin embargo, la Ley 2466 habilita una alternativa financiera:
Ahora, el empleador puede optar por consignar mensualmente el 8,33% del salario base de liquidación directamente en el fondo de cesantías elegido por el trabajador.
Recuerda: la ley especifica que este mecanismo no es un pago parcial, sino una forma de anticipar la obligación anual, garantizando que el trabajador mantenga el acceso a sus recursos bajo las causales de ley.
Se autoriza de forma explícita que el empleador realice el pago directo de las cesantías al trabajador sin necesidad de intermediación del fondo. Sin embargo, se deben tener en cuenta estas condiciones:
Aunque estas modalidades representan un gran alivio en el flujo de caja para muchas empresas, su implementación requiere la firma previa de acuerdos bilaterales con los empleados y la debida parametrización en los sistemas de software de nómina.
Para entender cómo se aplican estos porcentajes en la contabilidad del día a día, observemos el caso de un empleado que devenga un SMMLV:
A continuación, calculamos cuánto dinero debe reservar la empresa mes a mes por este trabajador para cubrir sus prestaciones al final de su ciclo o año laboral:
1. Cesantías (8.33%):
Fórmula: base completa × 8.33%
Cálculo: $2.000.000 × 0.0833
Provisión mensual: $166.600
2. Intereses sobre cesantías (1.0% mensual):
Fórmula: base completa × 1.0% (equivale al 12% anual sobre las cesantías devengadas en el mes)
Cálculo: $2.000.000 × 0.01
Provisión mensual: $20.000
3. Prima de Servicios (8.33%):
Fórmula: base completa × 8.33%
Cálculo: $2.000.000 × 0.0833
Provisión mensual: $166.600
4. Vacaciones (4.17%):
Fórmula: base restringida × 4.17% (para vacaciones no se incluye el auxilio de transporte).
Cálculo: $1.750.905 × 0.0417
Provisión mensual: $73.013
Total provisiones: $426.213
Esto quiere decir que, por cada trabajador que gane el salario mínimo, además de transferirle su sueldo ordinario mensual, la empresa debe registrar un gasto proyectado adicional de $426.213 para asegurar el cumplimiento oportuno de sus prestaciones sociales.
Existen diversas herramientas que pueden ayudarte a hacer las provisiones de nómina de forma más eficiente. Estas herramientas pueden incluir:
Para una gestión eficiente de las provisiones de nómina, se recomienda seguir las siguientes prácticas:
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