Los exámenes médicos ocupacionales hacen parte del SG-SST y permiten evaluar las condiciones de salud de los trabajadores frente a los riesgos y requerimientos de sus funciones. Resolución 1843 de 2025 establece seis tipos de evaluaciones, regula aspectos como su periodicidad, costo y confidencialidad, y define obligaciones para empleadores y prestadores.
La Resolución 1843, expedida el 29 de abril de 2025, crea ambientes de trabajo más seguros y saludables, coloca en primer lugar la salud de todos los actores del mundo laboral: desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones, pasando por trabajadores independientes, IPS y empleados en general.
Los exámenes médicos ocupacionales son una herramienta clave para cuidar la salud de los trabajadores y, al mismo tiempo, garantizar que sus condiciones físicas, mentales y sociales no se vean afectadas por el entorno laboral.
Dicho en otras palabras, son evaluaciones clínicas realizadas por profesionales en salud ocupacional que buscan confirmar que una persona puede desempeñar sus funciones sin exponerse, ni exponer a otros a riesgos innecesarios.
Los exámenes médicos ocupacionales en Colombia están regulados por la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio del Trabajo, que establece las disposiciones para su práctica, así como para el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.
La Resolución 1843 de 2025 regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. Su ámbito de aplicación comprende a empleadores, empresas públicas y privadas, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes, ARL y prestadores de servicios de medicina, seguridad y salud en el trabajo.
La norma establece que las evaluaciones médicas ocupacionales hacen parte integral del SG-SST y tienen como objetivo contribuir a la promoción de la salud y a la prevención y control de alteraciones relacionadas con las condiciones de trabajo.
Además, las evaluaciones deben responder a las condiciones y factores de riesgo asociados al cargo. Por eso, su gestión debe estar articulada con la identificación de peligros, los programas de vigilancia epidemiológica y las necesidades específicas de cada organización.
La Resolución 1843 de 2025 establece seis tipos de evaluaciones médicas ocupacionales: preingreso, periódicas, egreso, postincapacidad, retorno laboral y seguimiento o control.
Todos estos controles son parte fundamental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), regulado por el Decreto 1072 de 2015. Su objetivo no es otro que prevenir accidentes y enfermedades laborales, creando espacios de trabajo donde la seguridad sea parte del día a día, y no una excepción.
Si después de un examen ocupacional, el médico recomienda algo, como por ejemplo cambiar una silla, mejorar la iluminación o ajustar la postura de trabajo, la empresa tiene 20 días calendario para hacer los ajustes.
Cuando una persona se ha ausentado por incapacidad médica durante 30 días o más, no puede regresar a su puesto como si nada. Es obligatorio que pase primero por un chequeo que garantice que está en condiciones de volver.
Si el trabajador ha estado fuera por motivos distintos a enfermedad, por ejemplo, una licencia no remunerada y la ausencia fue de 90 días o más, también deberá hacerse un examen antes de reincorporarse.
Las IPS deberán entregar en diciembre un diagnóstico general de salud laboral y no pueden cobrar por él. Esto les da a los empleados una radiografía clara de cómo están en materia de salud.
Se prohíben las pruebas de embarazo, VIH o serología, salvo en casos muy específicos, como trabajos de alto riesgo, y siempre con consentimiento informado de por medio.
Si el trabajador tiene que desplazarse a otra ciudad para hacerse los exámenes médicos, la empresa debe correr con todos los gastos: transporte, hotel, alimentación y otros.
La información contenida en la historia clínica ocupacional es reservada. El empleador recibe el concepto médico ocupacional con las restricciones, recomendaciones o condiciones necesarias para el desarrollo de las funciones, sin acceder a la historia clínica completa.
El médico debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y remitir al empleador el concepto médico ocupacional, en el que se indican las restricciones, recomendaciones médico-laborales o condiciones que deban adaptarse para que el trabajador pueda desempeñar su labor.
Las valoraciones complementarias que sean necesarias deben contar con el consentimiento informado del trabajador y sus resultados hacen parte de la historia clínica ocupacional.
Por eso, las empresas deben establecer mecanismos adecuados para gestionar y proteger los documentos relacionados con la aptitud médica, limitando el acceso a esta información según las responsabilidades de cada persona dentro de la organización.
| Aspecto | Antes (Res. 2346 de 2007) | Ahora (Res. 1843 de 2025) |
|---|---|---|
| Plazo para recomendaciones médicas | Sin plazo específico. | 20 días calendario. |
| Periodicidad de exámenes | No obligatorio. | El Art. 15 aclara que los chequeos médicos deben hacerse mínimo cada 3 años. |
| Examen postincapacidad | No es obligatorio. | Obligatorio si supera 30 días. |
| Diagnósticos de salud | No siempre gratuitos o requeridos a la empresa. | Gratuitos, las clínicas deben entregar un informe anual en diciembre (Art. 20). |
| Pruebas de embarazo/VIH | Prohibidas, sin excepciones claras. | No se pueden solicitar salvo si el trabajo es de alto riesgo (como químicos peligrosos) y con autorización expresa (Art. 22). |
| Custodia de historias clínicas | Sin reglas detalladas sobre conservación y permisos. | Se deben custodiar por 20 años y requieren autorización explícita del trabajador para su acceso (Art. 30). |
| Perfiles ocupacionales | No era obligatorio entregar la descripción de tareas. | Obligatorio entregar la descripción del puesto con el detalle de tareas y riesgos asociados (Art. 16). |
Esta norma es para todos en Colombia:
La periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales debe definirse dentro del SG-SST teniendo en cuenta factores como la edad del trabajador, el tipo, magnitud, frecuencia y tiempo de exposición a los riesgos y su estado de salud.
La Resolución 1843 de 2025 establece que, en casos excepcionales, el periodo no puede superar los tres años y debe estar técnicamente justificado de acuerdo con la identificación, evaluación y control de los riesgos.
El empleador debe asumir el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que se requieran, de acuerdo con las condiciones establecidas en la normativa.
La norma señala que estos costos no pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador, salvo las excepciones previstas por la normativa aplicable.
Además, es responsabilidad del empleador contratar y verificar que las evaluaciones sean realizadas por profesionales que cumplan los requisitos establecidos para la prestación de estos servicios.
Además, abogados de la firma legal Holland & Knight nos recuerdan que “quienes estén sujetos a la resolución, contarán con un plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de la misma para implementar las regulaciones”.
Según el Decreto 1295 de 1994, ignorar la Resolución 1843 puede resultar en multas de hasta 500 salarios mínimos o 2455 UVT por prácticas discriminatorias, como pedir una prueba de embarazo sin razón; además, podrías enfrentar demandas o inspecciones del Ministerio del Trabajo.
La gestión de los exámenes médicos ocupacionales hace parte de las obligaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) que las empresas deben mantener organizadas y con la documentación correspondiente.
Con el módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo de Buk, puedes centralizar la documentación de SST, definir y asignar requisitos según la matriz legal, cargar evidencias con trazabilidad y consultar el estado de cumplimiento desde un dashboard. También puedes configurar alertas antes del vencimiento de obligaciones y mantener la documentación lista para procesos de revisión o inspección.
Además, Buk cuenta con una Red de Proveedores SST que incluye proveedores especializados en exámenes médicos ocupacionales, capacitaciones, consultoría y elementos de protección personal, con descuentos exclusivos para clientes Buk.
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