Exámenes médicos ocupacionales: así cambia la norma en 2025

¿Eres empleador, trabajador o estás en el área de salud ocupacional y todavía no sabes qué implica la nueva Resolución 1843 de 2025? El Ministerio del Trabajo de Colombia acaba de actualizar la normativa sobre los exámenes médicos ocupacionales, y sí, sabemos que digerir este tipo de cambios puede ser todo un reto. 

La resolución trae de todo un poco: nuevas responsabilidades para las empresas, como asumir los costos de traslado cuando se necesiten exámenes fuera de la ciudad, o aplicar las recomendaciones médicas en un plazo de solo 20 días, como también nuevas protecciones para los trabajadores, como la prohibición de pruebas que puedan resultar discriminatorias.

La Resolución 1843, expedida el 29 de abril de 2025, crea ambientes de trabajo más seguros y saludables, coloca en primer lugar la salud de todos los actores del mundo laboral: desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones, pasando por trabajadores independientes, IPS y empleados en general.

Sabemos que todo esto puede ser abrumador, pero estamos aquí para ayudarte. Tienes hasta octubre de 2025 para adaptarte, y te explicamos cómo hacerlo en este artículo.

¿Qué son los exámenes médicos ocupacionales?

Los exámenes médicos ocupacionales son una herramienta clave para cuidar la salud de los trabajadores y, al mismo tiempo, garantizar que sus condiciones físicas, mentales y sociales no se vean afectadas por el entorno laboral. 

Dicho en otras palabras, son evaluaciones clínicas realizadas por profesionales en salud ocupacional que buscan confirmar que una persona puede desempeñar sus funciones sin exponerse, ni exponer a otros a riesgos innecesarios. 

Según la Resolución 2346 de 2007, se dividen en:

• Examen de ingreso: antes de empezar a trabajar, se verifica que la persona esté en condiciones para asumir el puesto sin poner en riesgo su salud.
• Examen periódico: Este control se lleva a cabo de manera regular, con el fin de detectar a tiempo cualquier señal de alerta que pudiera aparecer por la exposición continua a riesgos propios de la actividad, como el ruido o las posturas forzadas.
• Examen de egreso: Verifica la salud al finalizar el contrato.
• Examen post-incapacidad: Evalúa si el colaborador está en condiciones de retomar sus funciones luego de una incapacidad prolongada.

• Examen de retorno: Se debe hacer cuando un trabajador ha estado fuera del trabajo por razones no médicas durante 90 días o más.

Todos estos controles son parte fundamental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), regulado por el Decreto 1072 de 2015. Su objetivo no es otro que prevenir accidentes y enfermedades laborales, creando espacios de trabajo donde la seguridad sea parte del día a día, y no una excepción.

¿Qué cambia con la Resolución 1843 de 2025?

Plazo de 20 días:

Si después de un examen ocupacional, el médico recomienda algo, como por ejemplo cambiar una silla, mejorar la iluminación o ajustar la postura de trabajo, la empresa tiene 20 días calendario para hacer los ajustes.

Exámenes post-incapacidad:

Cuando una persona se ha ausentado por incapacidad médica durante 30 días o más, no puede regresar a su puesto como si nada. Es obligatorio que pase primero por un chequeo que garantice que está en condiciones de volver.

Exámenes de retorno por ausencia larga:

Si el trabajador ha estado fuera por motivos distintos a enfermedad, por ejemplo, una licencia no remunerada y la ausencia fue de 90 días o más, también deberá hacerse un examen antes de reincorporarse.

Diagnósticos anuales sin costo:

Las IPS deberán entregar en diciembre un diagnóstico general de salud laboral y no pueden cobrar por él. Esto les da a los empleados una radiografía clara de cómo están en materia de salud.

Pruebas prohibidas:

Se prohíben las pruebas de embarazo, VIH o serología, salvo en casos muy específicos, como trabajos de alto riesgo, y siempre con consentimiento informado de por medio.

Costos logísticos a cargo del empleador:

Si el trabajador tiene que desplazarse a otra ciudad para hacerse los exámenes médicos, la empresa debe correr con todos los gastos: transporte, hotel, alimentación y otros. 

Tabla comparativa de exámenes médicos ocupacionales: Resolución 1843 vs. normativa anterior

¿A quién aplica la nueva resolución?

Esta norma es para todos en Colombia:

• Empleadores: Públicos y privados, de cualquier industria.
• Trabajadores: Dependientes e independientes, afiliados o no al Sistema de Riesgos Laborales.
• IPS y ARL: Encargadas de realizar y supervisar exámenes.

¿Qué pasa si no se cumple la norma?

Además, abogados de la firma legal Holland & Knight nos recuerdan que “quienes estén sujetos a la resolución, contarán con un plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de la misma para implementar las regulaciones”.

Según el Decreto 1295 de 1994, ignorar la Resolución 1843 puede resultar en multas de hasta 500 salarios mínimos o 2455 UVT por prácticas discriminatorias, como pedir una prueba de embarazo sin razón; además, podrías enfrentar demandas o inspecciones del Ministerio del Trabajo. 

Recomendaciones para cumplir con la Resolución 1843

• Actualiza tu SG-SST, alinea los exámenes con la nueva norma.
• Capacita a tus líderes para que expliquen la normativa a los empleados, fomentando una cultura de cuidado.
• Elige IPS confiables, verifica que entreguen perfiles ocupacionales y diagnósticos gratuitos.
• Registra todo, guarda todos los resultados de exámenes y registra las acciones tomadas (ej. ajustes ergonómicos).
• Revisa tus protocolos actuales de salud ocupacional.
• Haz equipo con tu ARL; ellos pueden apoyarte con capacitaciones, programas de prevención (por ejemplo,  pausas activas) y vigilancia epidemiológica. 
• Usa software de gestión de personas como BUK para tener todo centralizado y cumplir con tiempos clave.

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