Exámenes médicos ocupacionales en Colombia: guía y normativa vigente

Los exámenes médicos ocupacionales hacen parte del SG-SST y permiten evaluar las condiciones de salud de los trabajadores frente a los riesgos y requerimientos de sus funciones. Resolución 1843 de 2025 establece seis tipos de evaluaciones, regula aspectos como su periodicidad, costo y confidencialidad, y define obligaciones para empleadores y prestadores. 

La Resolución 1843, expedida el 29 de abril de 2025, crea ambientes de trabajo más seguros y saludables, coloca en primer lugar la salud de todos los actores del mundo laboral: desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones, pasando por trabajadores independientes, IPS y empleados en general.

¿Qué son los exámenes médicos ocupacionales?

Los exámenes médicos ocupacionales son una herramienta clave para cuidar la salud de los trabajadores y, al mismo tiempo, garantizar que sus condiciones físicas, mentales y sociales no se vean afectadas por el entorno laboral. 

Dicho en otras palabras, son evaluaciones clínicas realizadas por profesionales en salud ocupacional que buscan confirmar que una persona puede desempeñar sus funciones sin exponerse, ni exponer a otros a riesgos innecesarios. 

¿Qué norma regula los exámenes médicos ocupacionales en Colombia?

Los exámenes médicos ocupacionales en Colombia están regulados por la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio del Trabajo, que establece las disposiciones para su práctica, así como para el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

La Resolución 1843 de 2025 regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. Su ámbito de aplicación comprende a empleadores, empresas públicas y privadas, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes, ARL y prestadores de servicios de medicina, seguridad y salud en el trabajo.

La norma establece que las evaluaciones médicas ocupacionales hacen parte integral del SG-SST y tienen como objetivo contribuir a la promoción de la salud y a la prevención y control de alteraciones relacionadas con las condiciones de trabajo.

Además, las evaluaciones deben responder a las condiciones y factores de riesgo asociados al cargo. Por eso, su gestión debe estar articulada con la identificación de peligros, los programas de vigilancia epidemiológica y las necesidades específicas de cada organización.

Tipos de exámenes médicos ocupacionales obligatorios

La Resolución 1843 de 2025 establece seis tipos de evaluaciones médicas ocupacionales: preingreso, periódicas, egreso, postincapacidad, retorno laboral y seguimiento o control.

1. Evaluación médica de preingreso: Se realiza antes del inicio de la relación laboral para determinar las condiciones de salud del aspirante frente a los requerimientos y condiciones del cargo.
2. Evaluaciones médicas periódicas: Pueden ser programadas o realizarse por cambios de ocupación. Las programadas permiten monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar posibles alteraciones relacionadas con las condiciones de trabajo.
3. Evaluación médica de egreso: Se realiza cuando termina la relación laboral y permite valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira. La evaluación debe realizarse dentro de los cinco días hábiles posteriores a la terminación de la relación laboral o contractual, previa información al trabajador sobre el proceso.
4. Evaluación médica post-incapacidad: Se realiza después de un periodo de incapacidad, de acuerdo con las condiciones establecidas por la normativa y la valoración médica correspondiente.
5. Evaluación médica por retorno laboral: Aplica cuando el trabajador retorna a sus actividades después de una ausencia prolongada, por razones no médicas durante 90 días o más, según las condiciones definidas por la norma.
6. Evaluación médica ocupacional de seguimiento o control: Permite verificar la evolución de una condición de salud previamente identificada, valorar la efectividad de las medidas adoptadas o revisar restricciones y recomendaciones médico-laborales.

Todos estos controles son parte fundamental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), regulado por el Decreto 1072 de 2015. Su objetivo no es otro que prevenir accidentes y enfermedades laborales, creando espacios de trabajo donde la seguridad sea parte del día a día, y no una excepción.

¿Qué cambia con la Resolución 1843 de 2025?

Plazo de 20 días

Si después de un examen ocupacional, el médico recomienda algo, como por ejemplo cambiar una silla, mejorar la iluminación o ajustar la postura de trabajo, la empresa tiene 20 días calendario para hacer los ajustes.

Exámenes postincapacidad

Cuando una persona se ha ausentado por incapacidad médica durante 30 días o más, no puede regresar a su puesto como si nada. Es obligatorio que pase primero por un chequeo que garantice que está en condiciones de volver.

Exámenes de retorno por ausencia larga

Si el trabajador ha estado fuera por motivos distintos a enfermedad, por ejemplo, una licencia no remunerada y la ausencia fue de 90 días o más, también deberá hacerse un examen antes de reincorporarse.

Diagnósticos anuales sin costo

Las IPS deberán entregar en diciembre un diagnóstico general de salud laboral y no pueden cobrar por él. Esto les da a los empleados una radiografía clara de cómo están en materia de salud.

Pruebas prohibidas

Se prohíben las pruebas de embarazo, VIH o serología, salvo en casos muy específicos, como trabajos de alto riesgo, y siempre con consentimiento informado de por medio.

Costos logísticos a cargo del empleador

Si el trabajador tiene que desplazarse a otra ciudad para hacerse los exámenes médicos, la empresa debe correr con todos los gastos: transporte, hotel, alimentación y otros. 

Protección de la información médica y confidencialidad

La información contenida en la historia clínica ocupacional es reservada. El empleador recibe el concepto médico ocupacional con las restricciones, recomendaciones o condiciones necesarias para el desarrollo de las funciones, sin acceder a la historia clínica completa.

 

El médico debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional y remitir al empleador el concepto médico ocupacional, en el que se indican las restricciones, recomendaciones médico-laborales o condiciones que deban adaptarse para que el trabajador pueda desempeñar su labor.

Las valoraciones complementarias que sean necesarias deben contar con el consentimiento informado del trabajador y sus resultados hacen parte de la historia clínica ocupacional.

Por eso, las empresas deben establecer mecanismos adecuados para gestionar y proteger los documentos relacionados con la aptitud médica, limitando el acceso a esta información según las responsabilidades de cada persona dentro de la organización.

Tabla comparativa de exámenes médicos ocupacionales: Resolución 1843 vs. normativa anterior

¿A quién aplica la nueva resolución?

Esta norma es para todos en Colombia:

• Empleadores: Públicos y privados, de cualquier industria.
• Trabajadores: Dependientes e independientes, afiliados o no al Sistema de Riesgos Laborales.
• IPS y ARL: Encargadas de realizar y supervisar exámenes.

¿Cada cuánto deben realizarse los exámenes médicos ocupacionales?

La periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales debe definirse dentro del SG-SST teniendo en cuenta factores como la edad del trabajador, el tipo, magnitud, frecuencia y tiempo de exposición a los riesgos y su estado de salud.

La Resolución 1843 de 2025 establece que, en casos excepcionales, el periodo no puede superar los tres años y debe estar técnicamente justificado de acuerdo con la identificación, evaluación y control de los riesgos.

¿Quién debe pagar los exámenes médicos ocupacionales?

El empleador debe asumir el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que se requieran, de acuerdo con las condiciones establecidas en la normativa.

 

La norma señala que estos costos no pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador, salvo las excepciones previstas por la normativa aplicable.

 

Además, es responsabilidad del empleador contratar y verificar que las evaluaciones sean realizadas por profesionales que cumplan los requisitos establecidos para la prestación de estos servicios.

¿Qué pasa si no se cumple la norma?

Además, abogados de la firma legal Holland & Knight nos recuerdan que “quienes estén sujetos a la resolución, contarán con un plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de la misma para implementar las regulaciones”.

Según el Decreto 1295 de 1994, ignorar la Resolución 1843 puede resultar en multas de hasta 500 salarios mínimos o 2455 UVT por prácticas discriminatorias, como pedir una prueba de embarazo sin razón; además, podrías enfrentar demandas o inspecciones del Ministerio del Trabajo. 

Recomendaciones para cumplir con la Resolución 1843

• Actualiza tu SG-SST, alinea los exámenes con la nueva norma.
• Capacita a tus líderes para que expliquen la normativa a los empleados, fomentando una cultura de cuidado.
• Elige IPS confiables, verifica que entreguen perfiles ocupacionales y diagnósticos gratuitos.
• Registra todo, guarda todos los resultados de exámenes y registra las acciones tomadas (ej. ajustes ergonómicos).
• Revisa tus protocolos actuales de salud ocupacional.
• Haz equipo con tu ARL; ellos pueden apoyarte con capacitaciones, programas de prevención (por ejemplo,  pausas activas) y vigilancia epidemiológica. 
• Usa software de gestión de personas como BUK para tener todo centralizado y cumplir con tiempos clave.

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La gestión de los exámenes médicos ocupacionales hace parte de las obligaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) que las empresas deben mantener organizadas y con la documentación correspondiente.

Con el módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo de Buk, puedes centralizar la documentación de SST, definir y asignar requisitos según la matriz legal, cargar evidencias con trazabilidad y consultar el estado de cumplimiento desde un dashboard. También puedes configurar alertas antes del vencimiento de obligaciones y mantener la documentación lista para procesos de revisión o inspección.

Además, Buk cuenta con una Red de Proveedores SST que incluye proveedores especializados en exámenes médicos ocupacionales, capacitaciones, consultoría y elementos de protección personal, con descuentos exclusivos para clientes Buk.

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