El tema de la gestión de activos se ha convertido en una práctica importante para optimizar recursos, reducir riesgos y asegurar la continuidad operativa. Es por eso que las empresas deben contar con una política de gestión de activos clara, formal y bien estructurada. Esto es fundamental para pequeñas y medianas empresas, y ni hablar de las grandes empresas.
La política de gestión de activos permite a las organizaciones tener definido el marco y los principios para administrar de forma eficiente los activos físicos, tecnológicos o intangibles.
En esta nota, te explicamos en detalle qué es, qué debe incluir, en qué se diferencia de otros documentos similares y cómo puedes crear la política de gestión de activos paso a paso.
Empecemos por entender que es la política de gestión de activos y por qué es importante. Es un documento oficial que establece los lineamientos generales para llevar un control, tener buen mantenimiento y disposición y un uso correcto de los activos de una organización. Estos activos pueden ser físicos como por ejemplo la maquinaria, equipos tecnológicos o incluso vehículos o digitales como softwares, licencias o bases de datos. También pueden ser financieros o intangibles como las marcas, la propiedad intelectual o en talento humano.
El propósito principal de esta política es alinear estos recursos con los objetivos estratégicos del negocio y asegurar que cada activo contribuya efectivamente al cumplimiento de la misión organizacional. Establece un marco de referencia que guía las decisiones y comportamientos con todos los activos de una empresa durante su ciclo de vida: desde que llegan o desde que se crean, pasando por su uso normal y mantenimiento, de ser necesario, hasta su retiro o reemplazo.
Con la política de gestión de activos, las empresas logran:
La política también sirve para desarrollar otros documentos complementarios como planes de gestión, inventarios y procedimientos de mantenimiento o reposición.
Una política de gestión de activos permite evitar pérdidas económicas por mal uso o deterioro, mejora la trazabilidad y facilita auditorías internas o externas. Además, reduce riesgos operativos y ayuda a tomar decisiones más informadas sobre inversión, mantenimiento y reemplazo.
Una política de gestión de activos sirve como una base para estandarizar prácticas, asignar responsabilidades y asegurar el uso eficiente de los recursos. Dependiendo del tamaño de la empresa puede variar, sin embargo, hay elementos esenciales que si o si deben estar incluidos en toda política para ser efectiva, comprensible y aplicable.
Es importante especificar un objetivo y propósito claro para el documento. Por ejemplo, “establecer los lineamientos para la gestión eficiente, segura y sostenible de los activos de la organización, a lo largo de todo su ciclo de vida.”
Define los activos a los que aplican las políticas (físicos, tecnológicos, digitales, intangibles), qué áreas de la organización están involucradas y si incluyen terceros (proveedores o contratistas).
Establece los valores y lineamientos generales que guiarán la gestión de activos:
Específica roles y responsabilidades dentro de la organización. Esto ayudará a generar trazabilidad y rendición de cuentas.
Describe cómo se agrupan o priorizan los activos según su naturaleza, valor o criticidad para la operación.
Incluye directrices generales sobre adquisición y registro, uso y control, mantenimiento preventivo, inspecciones y reemplazos.
Agrega los mecanismos de evaluación y mejora:
Incluye las leyes, normas técnicas o estándares con los que debe alinearse la política.
Define tiempos para la revisión y actualización de la política, bajo qué condiciones puede modificarse y quién es el responsable de su aprobación y difusión.
A pesar de que estos tres términos están relacionados, suelen confundirse, pero no significan lo mismo:
Sí, cada uno cumple un rol distinto. La política define el qué y el por qué; el plan, el cómo y cuándo; y los procedimientos, el paso a paso diario.
Realiza un inventario completo y clasifica los activos por tipo, valor, criticidad y vida útil.
Define que se busca lograr con esto: optimización de uso, cumplimiento normativo, reducción de pérdidas, etc.
Asigna a los responsables de la gestión de activos: quién los administra, quién los usa, quién los mantiene y quién los supervisa.
Define las reglas generales sobre cómo se deben usar, proteger, mantener y disponer los activos.
Incluye métricas de seguimiento, auditorías periódicas y medidas correctivas ante incumplimientos.
Después de la revisión legal y que la política esté validada, debe ser firmada por las personas responsables.
Difundela entre los colaboradores que estén involucrados en la empresa y capacitarlos correctamente.
Una política de gestión de activos no solo se trata de equipos o tecnología. En muchos casos, el activo más valioso de una empresa son sus personas. Y contar con una plataforma como Buk permite gestionar eficientemente todo lo relacionado con tus colaboradores: desde su incorporación hasta su desarrollo y desempeño.
Además, Buk integra herramientas que ayudan a tener visibilidad clara sobre procesos, responsabilidades y ciclos de vida de los recursos humanos, alineándose con principios clave de una gestión de activos moderna y estratégica. Así, tu empresa puede crecer con control, eficiencia y foco en lo que realmente importa.
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