Política de gestión de activos: qué es, qué incluye y cómo crearla

El tema de la gestión de activos se ha convertido en una práctica importante para optimizar recursos, reducir riesgos y asegurar la continuidad operativa. Es por eso que las empresas deben contar con una política de gestión de activos clara, formal y bien estructurada. Esto es fundamental para pequeñas y medianas empresas, y ni hablar de las grandes empresas.

La política de gestión de activos permite a las organizaciones tener definido el marco y los principios para administrar de forma eficiente los activos físicos, tecnológicos o intangibles.

En esta nota, te explicamos en detalle qué es, qué debe incluir, en qué se diferencia de otros documentos similares y cómo puedes crear la política de gestión de activos paso a paso.

¿Qué es una política de gestión de activos?

Empecemos por entender que es la política de gestión de activos y por qué es importante. Es un documento oficial que establece los lineamientos generales para llevar un control, tener buen mantenimiento y disposición y un uso correcto de los activos de una organización. Estos activos pueden ser físicos como por ejemplo la maquinaria, equipos tecnológicos o incluso vehículos o digitales como softwares, licencias o bases de datos. También pueden ser financieros o intangibles como las marcas, la propiedad intelectual o en talento humano.

El propósito principal de esta política es alinear estos recursos con los objetivos estratégicos del negocio y asegurar que cada activo contribuya efectivamente al cumplimiento de la misión organizacional.  Establece un marco de referencia que guía las decisiones y comportamientos con todos los activos de una empresa durante su ciclo de vida: desde que llegan o desde que se crean, pasando por su uso normal y mantenimiento, de ser necesario, hasta su retiro o reemplazo.

Con la política de gestión de activos, las empresas logran:

• Optimizar el rendimiento de sus recursos.
• Reducir costos operativos y de mantenimiento.
• Mejorar la toma de decisiones basada en datos reales sobre el estado y disponibilidad de los activos.
• Minimizar riesgos como el deterioro, pérdida o mal uso de los activos.
• Asegurar que se cumplan las normativas legales.

La política también sirve para desarrollar otros documentos complementarios como planes de gestión, inventarios y procedimientos de mantenimiento o reposición.

¿Por qué es importante contar con esta política?

Una política de gestión de activos permite evitar pérdidas económicas por mal uso o deterioro, mejora la trazabilidad y facilita auditorías internas o externas. Además, reduce riesgos operativos y ayuda a tomar decisiones más informadas sobre inversión, mantenimiento y reemplazo.

¿Qué debe incluir una política de gestión de activos?

Una política de gestión de activos sirve como una base para estandarizar prácticas, asignar responsabilidades y asegurar el uso eficiente de los recursos. Dependiendo del tamaño de la empresa puede variar, sin embargo, hay elementos esenciales que si o si deben estar incluidos en toda política para ser efectiva, comprensible y aplicable.

Objetivo de la política

Es importante especificar un objetivo y propósito claro para el documento. Por ejemplo, “establecer los lineamientos para la gestión eficiente, segura y sostenible de los activos de la organización, a lo largo de todo su ciclo de vida.”

Alcance

Define los activos a los que aplican las políticas (físicos, tecnológicos, digitales, intangibles), qué áreas de la organización están involucradas y si incluyen terceros (proveedores o contratistas).

Principios y compromisos

Establece los valores y lineamientos generales que guiarán la gestión de activos:

• Uso correcto de los activos
• Mejor continua y sostenibilidad
• Transparencia en los procesos de adquisición, mantenimiento y disposición.
• Cumplimiento normativo y regulatorio.

Roles y responsabilidades

Específica roles y responsabilidades dentro de la organización. Esto ayudará a generar trazabilidad y rendición de cuentas.

• Usuarios finales: cuidar y reportar fallos en los activos.
• Responsables de activos: supervisar su buen uso, estado y mantenimiento.
• Área de TI: gestión técnica y soporte.
• Dirección o gerencia: aprobación de adquisiciones, presupuestos y actualizaciones.

Clasificación y jerarquía de activos

Describe cómo se agrupan o priorizan los activos según su naturaleza, valor o criticidad para la operación. 

Requisitos

Incluye directrices generales sobre adquisición y registro, uso y control, mantenimiento preventivo, inspecciones y reemplazos.

Indicadores y seguimiento

Agrega los mecanismos de evaluación y mejora:

• KPI de uso o disponibilidad.
• Costo total de propiedad (TCO).
• Indicadores de mantenimiento o fallos.
• Niveles de cumplimiento de estándares.

Referencias normativas

Incluye las leyes, normas técnicas o estándares con los que debe alinearse la política.

Vigencia y actualizaciones

Define tiempos para la revisión y actualización de la política, bajo qué condiciones puede modificarse y quién es el responsable de su aprobación y difusión.

Diferencias entre política, plan y procedimiento de gestión de activos

A pesar de que estos tres términos están relacionados, suelen confundirse, pero no significan lo mismo:

• Política: Define el marco general y los principios de gestión. Es considerada una guía estratégica.

• Plan de gestión: Detalla cómo se aplicará la política, qué recursos se necesitan y los objetivos específicos.

• Procedimiento: Son las instrucciones operativas y técnicas para ejecutar tareas relacionadas con los activos (registro, mantenimiento, baja, etc.).

¿Se deben crear todos estos documentos?

Sí, cada uno cumple un rol distinto. La política define el qué y el por qué; el plan, el cómo y cuándo; y los procedimientos, el paso a paso diario.

¿Cómo crear una política de gestión de activos paso a paso?

• Identifica y clasifica los activos

Realiza un inventario completo y clasifica los activos por tipo, valor, criticidad y vida útil.

• Define los objetivos de la política

Define que se busca lograr con esto: optimización de uso, cumplimiento normativo, reducción de pérdidas, etc.

• Asigna roles y responsabilidades

Asigna a los responsables de la gestión de activos: quién los administra, quién los usa, quién los mantiene y quién los supervisa.

• Establece los principios de gestión

Define las reglas generales sobre cómo se deben usar, proteger, mantener y disponer los activos.

• Crea indicadores y mecanismos de control

Incluye métricas de seguimiento, auditorías periódicas y medidas correctivas ante incumplimientos. 

• Revisa y aprueba la política

Después de la revisión legal y que la política esté validada, debe ser firmada por las personas responsables.

• Comunica e implementa

Difundela entre los colaboradores que estén involucrados en la empresa y capacitarlos correctamente.

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Una política de gestión de activos no solo se trata de equipos o tecnología. En muchos casos, el activo más valioso de una empresa son sus personas. Y contar con una plataforma como Buk permite gestionar eficientemente todo lo relacionado con tus colaboradores: desde su incorporación hasta su desarrollo y desempeño.

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