Ley de protección de datos personales en Colombia: qué cubre y cómo cumplirla

En Colombia, los datos personales son un tema de gran importancia y son regulados por la  ley 1581 de 2012. Esta normativa se encarga de cubrir toda la información que pueda identificar a un individuo y que pueda ser tratada por alguna institución pública o privada. Para ello, es necesario tener la autorización previa de la persona en cuestión. En la presente nota, te contaremos todo lo que debes saber sobre este tema, ¡acompáñanos!

¿Qué es la ley de protección de datos personales?

La Ley Estatutaria 1581 de 2012 es el marco normativo que sienta las bases para la protección de los datos personales para los ciudadanos en Colombia. Esta norma vela por el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar, ser consultados previamente y rectificar la información que repose sobre ellas en bases de datos o en manos de alguna entidad pública o privada. 

Esta normativa se complementa con el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta aspectos prácticos de implementación.

Puntos clave de la norma

• Alcance territorial: se regula el tratamiento de datos personales realizado en Colombia y a responsables/encargados fuera del país cuando la legislación colombiana les aplique.
• Objeto: desarrollar el derecho constitucional a la intimidad, el habeas data y el derecho a la información que tienen todos los ciudadanos.

Principales derechos que protege la ley

Este marco normativo se encarga por velar que se cumplan varios derechos para el titular de los datos, entre los cuales destacan:

• Derecho a conocer los datos personales que se están tratando.
• Derecho a actualizar y rectificar información inexacta o incompleta.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento (solo si aplica).
• Derecho a solicitar la eliminación de información cuando lo desee.
  
  

Cabe resaltar que, estos derechos deben ser atendidos por el responsable del tratamiento de los datos dentro de los plazos y condiciones establecidas por la ley y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). 

Consecuencias del incumplimiento: sanciones y riesgos reputacionales

La Ley 1581 no se puede tomar a la ligera. Un incumplimiento hacia la misma puede acarrear algunas consecuencias adversas como:

• Sanciones administrativas: en caso de incumplimiento, la Superintendencia de Industria y Comercio está en facultad de imponer multas económicas, órdenes de corrección y otro tipo de correctivos.
• Riesgo reputacional: no obedecer el marco normativo puede tener un efecto negativo en la reputación de la marca. Dicho incumplimiento puede derivar en pérdida de confianza de clientes y colaboradores y daños de marca más costosos que la inversión en controles preventivos.
• Riesgos contractuales y operativos: la norma está alineada con cláusulas de indemnización con proveedores o clientes en contratos que involucren tratamiento de datos. Su incumplimiento es igual a un incumplimiento contractual, lo cual puede ser de gravedad.

Comparativa: ley Colombiana o estándares internacionales

La Ley 1581 es propia del marco normativo colombiano. Aunque comparte algunos principios e intenciones con regulaciones internacionales, dicha norma sostiene diferencias importantes frente al RGPD de la Unión Europea:

• Alcance extraterritorial y requisitos de consentimiento: el RGPD, que vendría siendo el equivalente en Europa de la ley protagonista de nuestro artículo,  tiene un régimen más férreo sobre el consentimiento, tratamiento de categorías sensibles y obligaciones de documentación.
•  El RGPD también establece una reglamentación clara sobre transferencias internacionales; mientras que la legislación colombiana toma como referencia estos estándares pero mantiene ciertas particularidades propias.

Consejo práctico: usa el marco normativo europeo como guía interpretativa para fortalecer tus procesos. Esto puede mejorar el cumplimiento y la confianza internacional sin alterar el marco loca y manteniéndote acogido a la ley 1581 de 2012.

Obligaciones legales para empresas bajo la ley de protección de datos

Las empresas colombianas tienen la obligación de mantenerse alineadas con la norma nacional. Algunos de estos requisitos deben ser:

1. Contar con políticas y procedimientos escritos de tratamiento de datos.
2. Solicitar y registrar autorizaciones cuando el tratamiento requiera consentimiento.
3. Garantiza los derechos de los titulares de la información y atiende las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
4. Implementar medidas de seguridad técnicas y administrativas proporcionales al riesgo.
5. Reportar incidentes y mitigar afectaciones a los titulares.

Cómo cumplir la ley de protección de datos sin sobrecostos

Cumplir la normativa nacional es una obligación organizacional y de ninguna manera  tiene que ser sinónimo de grandes inversiones o gastos incalculables. Algunos pasos prácticos y costo-efectivos para mantenerte alineado son:

1. Diagnóstico rápido: mapea las bases de datos y flujos de información prioritarios en un tiempo estimado de un día a dos semanas hábiles. (RR.HH., clientes, proveedores). Esto te ayudará a priorizar el riesgo.
2. Política básica y plantilla de autorizaciones: escribe una política clara y usa plantillas para su consentimiento y el registro de las cláusulas en los contratos. Esto reduce consultas legales recurrentes
3. Controles proporcionales: aplica medidas técnicas escalables como control de accesos, copias de seguridad periódicas, contraseñas robustas. Te sugerimos comenzar por los activos más sensibles.
4. Formación focalizada: una sesión trimestral (o cada que lo consideres necesario) permitirá que los equipos que manejan datos (ventas, nómina, soporte) eviten errores humanos, la causa más frecuente de incidentes.
5. Revisión contractual con proveedores: es uno de los puntos más importantes. Te sugerimos exigir cláusulas de tratamiento y subcontratación en contratos existentes. Puedes estandarizar este proceso creando plantillas personalizadas y exclusivas.
   
   

Estas acciones pueden permitir que alcances un cumplimiento práctico con una inversión escalonada y medible.

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