DRP: plan de recuperación ante desastres para proteger datos y continuidad

El DRP o Plan de Recuperación ante Desastres es una estrategia que posibilita a las organizaciones actuar frente a un desastre, restaurar información esencial, preservar la continuidad de sus operaciones y disminuir las repercusiones económicas y reputacionales de una crisis.

En un ambiente digital cada vez más expuesto, cualquier compañía, independientemente de su sector o tamaño, tiene la posibilidad de enfrentar interrupciones en sus operaciones a causa de problemas eléctricos, ataques cibernéticos o caídas de sistemas. 

Por lo tanto, un DRP asegura que una empresa pueda continuar operando, sin importar la naturaleza del incidente, previniendo la pérdida de datos, las sanciones legales o el deterioro de confianza de los clientes.

En este artículo, te familiarizarás con su relevancia, componentes esenciales, la legislación colombiana que lo respalda y cómo ponerlo en práctica de forma gradual para garantizar la continuidad de tu empresa.

¿Qué es un DRP y cuál es su propósito esencial?

El Plan de Recuperación ante Desastres, conocido como DRP (Disaster Recovery Plan), es una herramienta útil para que las empresas se preparen y actúen rápidamente ante problemas tecnológicos. 

Este plan ayuda a proteger la información importante y asegura que las actividades del negocio sigan funcionando. Según la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, un plan así permite saber y tener listos los pasos que se deben seguir durante y después de un problema, asegurando que la tecnología no afecte los servicios dentro o fuera de la empresa.

Su propósito es garantizar la continuidad operativa y proteger los activos tecnológicos, de modo que la organización pueda retomar sus funciones con rapidez y mantener su productividad y reputación intactas.

Importancia del DRP en la continuidad y protección de datos

Tener un Plan de Recuperación ante Desastres (DRP) es una estrategia crucial para garantizar la estabilidad y la confianza dentro de una compañía.

Según la Función Pública de Colombia, este plan posibilita que las entidades vuelvan a restablecer sus servicios tecnológicos —como el acceso a datos de hardware, software o equipos esenciales— en caso de que suceda un incidente, ya sea un ataque informático, una falla eléctrica o un error humano.

Tener un DRP bien estructurado y al día ayuda a:

• Resguardar la información importante, siguiendo la ley colombiana sobre la protección de datos (Decreto 1377 de 2013 y Ley 1581 de 2012).
• Disminuir las pérdidas económicas y el tiempo de inactividad de la operación.
• Aumentar la capacidad de respuesta de las áreas tecnológicas y administrativas.
• Reforzar la confianza de clientes, aliados y colaboradores ante cualquier imprevisto.

Elementos clave de un DRP efectivo

La Universidad de La Salle sugiere que un DRP debe tener, como mínimo:

1. Reconocer los riesgos

Primero, es necesario pensar en lo que podría poner en riesgo a la empresa: apagones, hackeos, incendios, inundaciones, errores de personas o problemas en programas. Cada uno de estos escenarios se analiza para ver qué tan probable es y qué daño causaría al negocio.

Consejo Buk: Involucra a todas las áreas, no solo al equipo de tecnología; otros departamentos pueden tener información valiosa sobre los procesos más críticos.

2. Evaluar el impacto en el negocio

Aquí revisamos qué tan grave sería si un proceso se detuviera. Se identifican los servicios clave para que la empresa siga funcionando y los que pueden esperar algunas horas o días.

Además, hay que tener claros dos conceptos:

• RTO (Objetivo de Tiempo de Recuperación): el tiempo máximo que un sistema puede estar fuera de servicio antes de que se vuelva un problema serio.
• RPO (Objetivo de Punto de Recuperación): la cantidad de información que se puede perder sin poner en riesgo la operación.

Con esto se prioriza la recuperación de los sistemas más críticos y se usan los recursos de manera inteligente.

3. Crear planes de respaldo y recuperación

La idea es asegurarse de que, si algo falla, los datos y sistemas se puedan recuperar sin problemas. Por ejemplo:

• Copias de seguridad automáticas en diferentes ubicaciones o en la nube.
• Servidores de respaldo o sitios alternativos listos para usar.
• Planes de respaldo en los servicios esenciales. 

El objetivo es que, si hay una interrupción, la empresa pueda recuperar su información sin depender de un solo lugar. 

Consejo Buk: Hacer copias de seguridad no es suficiente; es necesario probarlas de forma regular para asegurarse de que los datos se puedan recuperar realmente.

4. Plan de comunicación y roles claros

En una emergencia, la confusión puede empeorar las cosas, por eso el DRP debe incluir un plan de comunicación, tanto interno como externo, que indique: 

• Quién está a cargo de coordinar la respuesta. 
• Qué canales se van a usar para informar (correo, chat interno, llamadas, etc.). 
• Qué información se va a comunicar a los clientes, proveedores y equipos internos. 

5. Documentar los procedimientos paso a paso

Cada paso debe estar detallado: cómo acceder a las copias de seguridad, reiniciar servidores o a quién contactar si falla un proveedor. La información tiene que ser clara y accesible, incluso si los sistemas principales no funcionan.

6. Capacitación y simulacros

Tener un plan excelente no sirve de nada si nadie sabe cómo utilizarlo, así que entrena a los equipos responsables y haz simulacros de forma regular para medir los tiempos de respuesta y encontrar problemas en el proceso.

7. Actualización continua

El DRP no es un documento fijo. Debe revisarse al menos una vez al año o cada vez que cambien la tecnología o procesos críticos.

Actualiza contactos, proveedores, procedimientos y sistemas de respaldo; incluso un pequeño descuido puede causar grandes pérdidas en una emergencia.

8. Mantener documentación y trazabilidad

Todo cambio, prueba o mejora debe quedar registrado. Esto facilita auditorías y certificaciones, y demuestra que la empresa se toma en serio la continuidad y seguridad, tanto ante clientes como autoridades.

Normativa colombiana y estándares internacionales

En Colombia y en el mundo, los planes de recuperación se basan en reglas y guías que aseguran la seguridad y continuidad del negocio:

• CONPES 3146 de 2001: estrategia nacional para prevenir y manejar desastres.
• ISO/IEC 27001:2013: garantiza que la información se mantenga confidencial, íntegra y disponible.
• ISO 22301:2019: regula cómo gestionar los sistemas para que la empresa siga operando.
• BS 25999 (2006): norma internacional relevante para certificar planes de continuidad.

Ejemplos locales de DRP

Superintendencia de Sociedades: En su Guía GINF-G-010 explica los roles, los tiempos para recuperarse y los pasos técnicos a seguir si hay fallas. Ver DRP

Función Pública: Creó un plan con listas de verificación y formas de recuperar los sistemas más importantes. Ver DRP

IDEAM: Su manual E-SGI-SI-M004 tiene instrucciones detalladas para que la empresa siga funcionando sin problemas. Ver DRP

Retos comunes y cómo mitigarlos

Según la Universidad de La Salle (2022), las empresas se enfrentan a varios peligros: Ataques en línea, que se filtre información, sabotajes o desastres naturales. 

Los principales problemas al poner en marcha un DRP son: 

Contar con un DRP no solo protege la infraestructura tecnológica, también fortalece la confianza dentro y fuera de la organización. La verdadera continuidad nace cuando la prevención se convierte en parte de la cultura empresarial.

Buk, un software integral para la gestión de personas, junto con su complemento de Security Compliance, impulsa esa visión al ofrecer herramientas que ayudan a las empresas a operar con seguridad, cumplir con la normativa y mantenerse en marcha, incluso ante los imprevistos.