¿Ya tienes definido el reglamento interno de trabajo? Si tu organización supera los 10 colaboradores, este documento no es una sugerencia: es un requisito legal en Colombia. Y si estás a cargo del área administrativa, lideras equipos o gestionas el talento humano, necesitas saber exactamente qué debe contener y cómo implementarlo de forma adecuada.
Un reglamento interno de trabajo bien estructurado puede transformar la dinámica de sus empresas, reducir conflictos laborales y protegerlos legalmente.
Por eso en esta guía te contamos, paso a paso, quiénes deben tenerlo, qué exige la norma en 2025, cómo se aprueba, registra y qué pasa si no lo tienes.
El reglamento interno de trabajo (RIT) es un documento fundamental para muchas empresas en Colombia. Piensa en él como un manual de convivencia que pone en claro los derechos, deberes, horarios, normas de comportamiento y sanciones tanto para trabajadores como empleadores.
Según el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, este reglamento establece las condiciones bajo las cuales se presta el servicio laboral, es decir, fija las reglas que tanto empleadores como trabajadores deben seguir para que el trabajo se desarrolle de manera ordenada.
No todas las empresas están legalmente obligadas a tener un reglamento interno; la ley colombiana lo exige en estos casos:
Así lo indica el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo; sin embargo, aunque no sea obligatorio, muchas organizaciones deciden implementarlo para tener mayor orden interno y prevenir problemas laborales.
Cada organización debe ajustar el reglamento a su funcionamiento, pero el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo define ciertos temas que no pueden quedar por fuera.
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Tema |
¿Qué debe explicarse? |
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Datos de la empresa |
Razón social, NIT, dirección y sedes donde aplica el reglamento. |
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Ingreso de personal |
Requisitos para contratar, inducción y prueba. |
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Personal temporal |
Condiciones para trabajadores ocasionales o por corto tiempo. |
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Horarios y jornadas |
Hora de entrada y salida, pausas para comida y turnos si aplica. |
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Trabajo nocturno y extra |
Cuándo se permite y cómo se compensa. |
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Vacaciones y permisos |
Reglas para días festivos, licencias especiales o urgencias. |
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Salarios |
Valor mínimo aplicable y cómo se calcula. |
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Formas de pago |
Frecuencia (quincenal, mensual), lugar y método de pago. |
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Atención médica |
Acceso a primeros auxilios o servicios de salud si corresponde. |
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Normas de convivencia |
Comportamientos esperados, respeto mutuo y sanciones al acoso. |
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Seguridad en el trabajo |
Acciones de prevención de accidentes y manejo de emergencias. |
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Organización interna |
Qué roles existen y cómo se estructura la autoridad. |
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Restricciones legales |
Tareas que no deben asignarse a menores o mujeres, según norma. |
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Condiciones específicas |
Normas según tipo de trabajo, edad, género o riesgos. |
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Deberes y prohibiciones |
Lo que se espera de empleados y empleadores. |
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Sanciones |
Qué pasa si se incumple una norma y cómo se tramita. |
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Reclamos |
Mecanismos internos para expresar quejas o inconformidades. |
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Beneficios adicionales |
Bonos, auxilios o apoyos que la empresa ofrezca, si los hay. |
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Publicación y vigencia |
Desde cuándo rige y cómo se pone a disposición del equipo. |
Además, hoy en día se aconseja que estos documentos también incluyan políticas sobre inclusión, respeto a la diversidad y mecanismos de prevención frente al acoso laboral, en línea con las prácticas más actuales en entornos laborales responsables.
Desde la Ley 1429 de 2010, ya no es necesario que el Ministerio del Trabajo lo apruebe, Hoy el proceso es más directo:
Si una empresa que por ley debe tener reglamento no lo tiene, puede recibir sanciones que incluyen multas bastante altas, incluso de hasta 5.000 salarios mínimos.
Pero más allá de la multa, lo realmente grave es que, en caso de un conflicto laboral, no tenerlo puede dejar a la empresa sin herramientas claras para defenderse.
Para que funcione de verdad y esté alineado con las normas de 2025, lo ideal es:
No es obligatorio que lo firmen uno por uno. Lo esencial es que esté disponible y que el equipo sepa dónde consultarlo.
De todos modos, es mejor dejar alguna constancia de que fue entregado: un acuse, una firma digital o una confirmación por correo pueden ser suficientes.