Reglamento interno de trabajo en Colombia: guía completa 2026

¿Ya tienes definido el reglamento interno de trabajo? Si tu organización supera los 5 colaboradores en actividades comerciales o más de 10 colaboradores en actividades mixtas o industriales, este documento no es una sugerencia: es un requisito legal en Colombia.

Y si además estás a cargo del área administrativa, lideras equipos o gestionas el talento humano, necesitas saber exactamente qué debe contener y cómo implementarlo de forma adecuada según la normativa de este 2026.

Un reglamento interno de trabajo bien estructurado puede transformar la dinámica de sus empresas, reducir conflictos laborales y protegerlos legalmente.

Por eso en esta guía te contamos, paso a paso, quiénes deben tenerlo, qué exige la norma en 2026, cómo se aprueba, registra y qué pasa si no lo tienes.

¿Qué es el reglamento interno de trabajo en Colombia?

El reglamento interno de trabajo (RIT) es un documento fundamental para muchas empresas en Colombia. Piensa en él como un manual de convivencia que pone en claro los derechos, deberes, horarios, normas de comportamiento y sanciones tanto para trabajadores como empleadores.

Según el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, este reglamento establece las condiciones bajo las cuales se presta el servicio laboral, es decir, fija las reglas que tanto empleadores como trabajadores deben seguir para que el trabajo se desarrolle de manera ordenada.

Ahora bien, para el año 2026, las empresas deben actualizar el RIT o reglamento interno de trabajo antes del 25 de junio de 2026, y así cumplir con los cambios de la reforma laboral. Esta actualización es crucial para armonizar las horas de trabajo, la integración de nuevas modalidades y garantizar el cumplimiento de desconexión laboral. 

Cambios en el Reglamento Interno de Trabajo en 2026

A continuación te mostraremos algunos de los cambios en reglamento interno de trabajo para este 2026:

• Reducción de la jornada laboral: la jornada laboral máxima será de 42 horas semanales a partir del 15 de julio de 2026. El reglamento interno de trabajo deberá establecer los nuevos horarios.

• Jornadas diurnas y nocturnas: la jornada nocturna empieza desde las 7:00 p.m. hasta las 6:00 a.m., y la jornada diurna va desde 6:00 a.m. hasta las 7:00 p.m,

• Recargos dominicales: a partir del 1 de julio de 2026, los recargos dominicales y festivos suben al 90% sobre la hora ordinaria.

• Política de desconexión laboral: el RIT debe contener políticas claras que garanticen el derecho a la desconexión y la regulación de las modalidades de trabajo remoto e híbrido.

• Contrato de aprendizaje SENA: ahora los aprendices SENA tienen un contrato laboral especial de aprendizaje y tienen derecho a prestaciones sociales y seguridad social completa.

• Prevención de acoso laboral: el regalmento interno de trabajo debe contar con un protocolo de atención para víctimas de acoso sexual o laboral.

• Permisos y licencias: el RIT debe incluir el derecho a permisos o licencias remuneradas, ya sea para citas médicas, actividades escolares, diligencias legales y licencias especiales.

¿Las empresas deben actualizar su reglamento interno?

Sí, las empresas deben adaptar el reglamento interno de trabajo a la nueva reforma laboral que se rige por la Ley 2446 de 2025 con el fin de ajustar jornadas, recargos nocturnos, medidas de seguridad laboral y así evitar sanciones o multas por parte del Ministerio de Trabajo y posibles demandas ante la justicia laboral ordinaria.

Cómo actualizar el reglamento interno paso a paso

Paso 1: identifica y ajusta las horas que trabajarán en tu empresa, teniendo en cuenta que los trabajadores tienen que cumplir 42 horas semanales. Además, ajusta el horario nocturno y verifica que la nómina coincida con el recargo del 90% para los domingos o festivos.

Paso 2: redacta capítulos especiales que hablen de los permisos y las licencias que pueden pedir los trabajadores. Incluye los permisos remunerados como citas médicas, actividades escolares, citas judiciales, etc.

Paso 3: revisa que el reglamento incluya el proceso disciplinario correspondiente. Esto implica la descripción de las faltas leves, graves y gravísimas; el derecho a la defensa por parte del trabajador y posibles sanciones.

Paso 4: actualiza los protocolos de acoso laboral y sexual, incluyendo el procedimiento correspondiente: quejas, investigación, medidas internas y sanciones.

Paso 5: agrega derechos adicionales como la desconexión laboral, flexibilidad horaria y políticas de SG-SST.

Paso 6: divulga e informa de manera formal el nuevo reglamento y entrega una copia a cada trabajador.

Sanciones por no actualizar el reglamento

No actualizar el RIT tras la reforma laboral podría generarte una multa por parte del Ministerio de Trabajo de hasta 5000 SMMLV. Adicional a eso, la empresa deberá reintegrar a los trabajadores despedidos y pagar de manera retroactiva los recargos nocturnos y dominicales mal liquidados bajo la norma anterior.

¿Quién debe tener un reglamento interno de trabajo?

No todas las empresas están legalmente obligadas a tener un reglamento interno; la ley colombiana lo exige en estos casos:

• Más de 5 empleados permanentes en actividades comerciales.
• Más de 10 en actividades industriales.
• Empresas que se dedican a actividades agrícolas, ganaderas o forestales y superan los 20 empleados.
• En empresas mixtas, si hay más de 10 trabajadores.

Así lo indica el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo; sin embargo, aunque no sea obligatorio, muchas organizaciones deciden implementarlo para tener mayor orden interno y prevenir problemas laborales.

¿Qué debe incluir el reglamento interno de trabajo?

Cada organización debe ajustar el reglamento a su funcionamiento, pero el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo define ciertos temas que no pueden quedar por fuera.

Además, hoy en día se aconseja que estos documentos también incluyan políticas sobre inclusión, respeto a la diversidad y mecanismos de prevención frente al acoso laboral, en línea con las prácticas más actuales en entornos laborales responsables.

¿Cómo se aprueba y registra el reglamento?

Desde la Ley 1429 de 2010, ya no es necesario que el Ministerio del Trabajo lo apruebe, Hoy el proceso es más directo:

1. La empresa lo redacta con base en lo que establece el Código Sustantivo del Trabajo. Si hay sindicato o representantes de los trabajadores, se deben tener en cuenta.
2. Después de elaborarlo, es necesario comunicarlo a todos los colaboradores, dejar claro desde cuándo entra en vigencia y colocarlo en un sitio visible dentro de la empresa.
3. Si algún trabajador o el sindicato tiene observaciones, puede hacerlas en los 15 días hábiles siguientes.
4. Si hay diferencias que no se logran resolver, entra un inspector de trabajo, que puede pedir modificaciones. La empresa tiene 15 días para hacer los ajustes.
5. Ya finalizado, se fijan dos copias en zonas visibles de la empresa.
6. Debe mantenerse actualizado cada vez que haya cambios en la ley o en las normas internas.

¿Qué ocurre si una empresa no tiene reglamento interno?

Si una empresa que por ley debe tener reglamento no lo tiene, puede recibir sanciones que incluyen multas bastante altas, incluso de hasta 5.000 salarios mínimos.

Pero más allá de la multa, lo realmente grave es que, en caso de un conflicto laboral, no tenerlo puede dejar a la empresa sin herramientas claras para defenderse.

¿Cómo hacer un reglamento interno de trabajo actualizado?

Para que funcione de verdad y esté alineado con las normas de 2025, lo ideal es:

• Revisar la legislación vigente.
• Tomar referencias, pero escribirlo según la realidad de tu empresa.
• Incluir a líderes de distintas áreas en la construcción del documento.

• Usa un lenguaje que cualquier persona pueda entender.
• Incluye temas clave como bienestar, diversidad y prevención.
• Antes de publicarlo, revísalo con un abogado laboral.

¿Es necesario que el reglamento esté firmado por cada empleado?

No es obligatorio que lo firmen uno por uno. Lo esencial es que esté disponible y que el equipo sepa dónde consultarlo.

De todos modos, es mejor dejar alguna constancia de que fue entregado: un acuse, una firma digital o una confirmación por correo pueden ser suficientes.