Reglamento interno de trabajo en Colombia: guía completa 2025

¿Ya tienes definido el reglamento interno de trabajo? Si tu organización supera los 10 colaboradores, este documento no es una sugerencia: es un requisito legal en Colombia. Y si estás a cargo del área administrativa, lideras equipos o gestionas el talento humano, necesitas saber exactamente qué debe contener y cómo implementarlo de forma adecuada.

Un reglamento interno de trabajo bien estructurado puede transformar la dinámica de sus empresas, reducir conflictos laborales y protegerlos legalmente.

Por eso en esta guía te contamos, paso a paso, quiénes deben tenerlo, qué exige la norma en 2025, cómo se aprueba, registra y qué pasa si no lo tienes.

¿Qué es el reglamento interno de trabajo en Colombia?

El reglamento interno de trabajo (RIT) es un documento fundamental para muchas empresas en Colombia. Piensa en él como un manual de convivencia que pone en claro los derechos, deberes, horarios, normas de comportamiento y sanciones tanto para trabajadores como empleadores.

Según el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, este reglamento establece las condiciones bajo las cuales se presta el servicio laboral, es decir, fija las reglas que tanto empleadores como trabajadores deben seguir para que el trabajo se desarrolle de manera ordenada.

¿Quién debe tener un reglamento interno de trabajo?

No todas las empresas están legalmente obligadas a tener un reglamento interno; la ley colombiana lo exige en estos casos:

• Más de 5 empleados permanentes en actividades comerciales.
• Más de 10 en actividades industriales.
• Empresas que se dedican a actividades agrícolas, ganaderas o forestales y superan los 20 empleados.
• En empresas mixtas, si hay más de 10 trabajadores.

Así lo indica el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo; sin embargo, aunque no sea obligatorio, muchas organizaciones deciden implementarlo para tener mayor orden interno y prevenir problemas laborales.

¿Qué debe incluir el reglamento interno de trabajo?

Cada organización debe ajustar el reglamento a su funcionamiento, pero el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo define ciertos temas que no pueden quedar por fuera.

Además, hoy en día se aconseja que estos documentos también incluyan políticas sobre inclusión, respeto a la diversidad y mecanismos de prevención frente al acoso laboral, en línea con las prácticas más actuales en entornos laborales responsables.

¿Cómo se aprueba y registra el reglamento?

Desde la Ley 1429 de 2010, ya no es necesario que el Ministerio del Trabajo lo apruebe, Hoy el proceso es más directo:

1. La empresa lo redacta con base en lo que establece el Código Sustantivo del Trabajo. Si hay sindicato o representantes de los trabajadores, se deben tener en cuenta.
2. Después de elaborarlo, es necesario comunicarlo a todos los colaboradores, dejar claro desde cuándo entra en vigencia y colocarlo en un sitio visible dentro de la empresa.
3. Si algún trabajador o el sindicato tiene observaciones, puede hacerlas en los 15 días hábiles siguientes.
4. Si hay diferencias que no se logran resolver, entra un inspector de trabajo, que puede pedir modificaciones. La empresa tiene 15 días para hacer los ajustes.
5. Ya finalizado, se fijan dos copias en zonas visibles de la empresa.
6. Debe mantenerse actualizado cada vez que haya cambios en la ley o en las normas internas.

¿Qué ocurre si una empresa no tiene reglamento interno?

Si una empresa que por ley debe tener reglamento no lo tiene, puede recibir sanciones que incluyen multas bastante altas, incluso de hasta 5.000 salarios mínimos.

Pero más allá de la multa, lo realmente grave es que, en caso de un conflicto laboral, no tenerlo puede dejar a la empresa sin herramientas claras para defenderse.

¿Cómo hacer un reglamento interno de trabajo actualizado?

Para que funcione de verdad y esté alineado con las normas de 2025, lo ideal es:

• Revisar la legislación vigente.
• Tomar referencias, pero escribirlo según la realidad de tu empresa.
• Incluir a líderes de distintas áreas en la construcción del documento.

• Usa un lenguaje que cualquier persona pueda entender.
• Incluye temas clave como bienestar, diversidad y prevención.
• Antes de publicarlo, revísalo con un abogado laboral.

¿Es necesario que el reglamento esté firmado por cada empleado?

No es obligatorio que lo firmen uno por uno. Lo esencial es que esté disponible y que el equipo sepa dónde consultarlo.

De todos modos, es mejor dejar alguna constancia de que fue entregado: un acuse, una firma digital o una confirmación por correo pueden ser suficientes.