En los últimos años, la firma electrónica ha cobrado más importancia en el ámbito legal empresarial, ya que es un mecanismo que ha permitido facilitar, y acelerar de manera segura, la autenticidad de una persona natural o jurídica en la firma de documentos legales.
A continuación presentamos todo lo que necesitas saber acerca de la firma electrónica.
Este tipo de firma fue planteada por primera vez para la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico en la CNUDMI (Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional), con esto, se permitió que fuera la forma de reemplazar la firma escrita a mano.
En Colombia se define de manera jurídica, de acuerdo con el Decreto 2364 de 2012, como la equivalente a una forma manuscrita; ya que permite identificar de manera indudable al firmante y asegurar la entereza de un documento.
La función de la firma electrónica cumple con los deberes formales, o cualquier otro proceso, al interior de la empresa. Para su creación, se combinan: un código electrónico y una identidad electrónica; cualquier persona jurídica o natural puede crear una sin ningún costo y contará con una vigencia de tres años, pasado este tiempo debe renovarse
Actualmente, existen varias plataformas que permiten la certificación de este tipo de firmas, antes de escoger alguna de ellas, asegúrate de que cuenten con la certificación del ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
Es muy importante que la firma electrónica tenga validez, para verificarlo debes considerar lo siguiente:
Al igual de como ocurre con cualquier cambio que quieras implementar en tu empresa, el primer paso es socializar y notificar a tus colaboradores. Una nueva herramienta como esta puede resultar extraña, así que es esencial que entiendan cómo va a funcionar, para qué y con qué objetivo. De esta manera, evitarás inconvenientes en el futuro. Por otro lado, es recomendable que incluyas este tipo de información en el contrato laboral, junto con todas las pautas que vinculan a tu colaborador respecto a las firmas electrónicas.
La correcta implementación de la firma electrónica requiere que solicites el correo personal de tus colaboradores. Es necesario porque le da certeza al colaborador de qué es él el único que la tiene y puede utilizar, incluso evitar malos entendidos. Con esto, el documento siempre estará en custodia de tu colaborador.
Buk es un software de gestión de recursos humanos ofrece varias soluciones para tus necesidades corporativas, también te ayudará a implementar la firma electrónica en tu empresa. Mediante la digitalización de los documentos que maneja tu empresa, Buk te permitirá reducir costos y tiempo valioso. Firma de manera segura desde cualquier dispositivo, gracias al método de usuario-clave y doble autenticación.