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¿Qué es la firma electrónica?

Buk Buk

En los últimos años, la firma electrónica ha cobrado más importancia en el ámbito legal empresarial, ya que es un mecanismo que ha permitido facilitar, y acelerar de manera segura, la autenticidad de una persona natural o jurídica en la firma de documentos legales. 

A continuación presentamos todo lo que necesitas saber acerca de la firma electrónica.

 

¿En qué consiste la firma electrónica?

Este tipo de firma fue planteada por primera vez para la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico en la CNUDMI (Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional), con esto, se permitió que fuera la forma de reemplazar la firma escrita a mano. 

 

En Colombia se define de manera jurídica, de acuerdo con el Decreto 2364 de 2012, como la equivalente a una forma manuscrita; ya que permite identificar de manera indudable al firmante y asegurar la entereza de un documento. 

 

La función de la firma electrónica cumple con los deberes formales, o cualquier otro proceso, al interior de la empresa. Para su creación, se combinan: un código electrónico y una identidad electrónica; cualquier persona jurídica o natural puede crear una sin ningún costo y contará con una vigencia de tres años, pasado este tiempo debe renovarse

 

Actualmente,  existen varias plataformas que permiten la certificación de este tipo de firmas, antes de escoger alguna de ellas,  asegúrate de que cuenten con la certificación del ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).

 

Beneficios de las firmas electrónicas para tu empresa

  • Este tipo de firmas son aplicables, fiables y legales en casi todos los países del mundo, lo que permite mayor vinculación y seguridad. 
  • Permite acelerar los procesos en los cuales se requiera firmar documentos. 
  • Ayudan a ahorrar dinero, pues ya no es necesario utilizar exceso de papel para imprimir documentos. 
  • Brindan mayor libertad a tu equipo, pues reduce las tareas manuales repetitivas, y podrán enfocarse más en su trabajo. Además de que les permite acceder de manera fácil a los documentos firmados. 
  • Permite compartir información confidencial de manera segura y sin mucho transporte y papeleo.

¿Cómo verificar su validez?

Es muy importante que la firma electrónica tenga validez, para verificarlo debes considerar lo siguiente:

 

  • Este tipo de firma tiene un único dueño y usuario, no puede compartirse con otras personas. 
  • Debe posibilitar la verificación de quien firma.
  • Se encuentra exclusivamente controlada y administrada por el titular.
  • Debe encontrarse vinculada con el mensaje, con esto, si la información del mensaje llega a cambiar, la firma quedará invalidada. 
  • Es obligatorio que exista un convenio claro entre el receptor y el emisor, y de que van a implementarlo

¿Cómo implementarla en tu empresa?

Al igual de como ocurre con cualquier cambio que quieras implementar en tu empresa, el primer paso es socializar y notificar a tus colaboradores. Una nueva herramienta como esta puede resultar extraña, así que es esencial que entiendan cómo va a funcionar, para qué y con qué objetivo. De esta manera, evitarás inconvenientes en el futuro. Por otro lado, es recomendable que incluyas este tipo de información en el contrato laboral, junto con todas las pautas que vinculan a tu colaborador respecto a las firmas electrónicas. 

 

La correcta implementación de la firma electrónica requiere que solicites el correo personal de tus colaboradores. Es necesario porque le da certeza al colaborador de qué es él el único que la tiene y puede utilizar, incluso evitar malos entendidos. Con esto, el documento siempre estará en custodia de tu colaborador. 

 

Buk es un software de gestión de recursos humanos  ofrece  varias soluciones para tus necesidades corporativas, también te ayudará a implementar la firma electrónica en tu empresa. Mediante la digitalización de los documentos que maneja tu empresa, Buk te permitirá reducir costos y tiempo valioso. Firma de manera segura desde cualquier dispositivo, gracias al método de usuario-clave y doble autenticación.  

 

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