Sistema de Gestión de Recursos Humanos:
7 Herramientas clave

Te presentamos la guía definitiva con las 7 herramientas que necesitas para optimizar tus procesos de Recursos Humanos.

En este manual aprenderás acerca de:

Qué es un software de Gestión Humana.
Sistema de Liquidación de Nómina: automatiza tus procesos de pago de salarios.
Cómo mejorar el desempeño laboral con un sistema de evaluación de desempeño.
Proceso de Reclutamiento y Selección.
Módulos de Clima Laboral, Beneficios, Asistencia, entre otros.
Sistema de Evaluación de Desempeño.
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Sistema de Gestión de Recursos Humanos:
7 herramientas clave para potenciar y optimizar tus procesos de gestión de personas.

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Contenidos

Sección 1:

Sistema de Gestión Humana

Un Sistema de Gestión Humana ayuda a ser más eficiente las tareas administrativas y dar paso a conocer a tus colaboradores con mayor profundidad.

Para empezar, hablaremos de algunas de las ventajas que tiene el incluir un software en tus gestiones de Recursos Humanos.

Según estimaciones de EY los activos intangibles como el capital humano y la cultura organizacional, explican en promedio el 52% del valor de mercado de las empresas. De ahí viene la importancia de contar con la tecnología apropiada para la gestión del activo más importante de las organizaciones: las personas. Conoce los beneficios de contar con un sistema de gestión de recursos humanos en tu empresa.

5 beneficios de tener un sistema de gestión humana

1. Conectividad

Uno de los grandes beneficios es la conectividad. Lo ideal es contar con una solución que puedas usar desde donde quiera que estés, en tu oficina, en tu casa, etc. y que además tenga la facultad de poder ser consultada en cualquier dispositivo: computador, tablet o celular. Esto ayudará a que tus tareas relacionadas con la administración de recursos humanos se realicen de manera rápida y eficiente. Puedes aprobar vacaciones, tramitar documentos o enviar comprobantes de pago a través de un solo clic . ¿Increíble no?

2. Datos para la toma acertada de decisiones

Elige una solución que te permita tener un sistema de reportería que puedas personalizar y que te de la libertad de analizar métricas de inversión, presupuestos y rendimiento. Así mismo, es importante que puedas compartir estos análisis y otro tipo de datos con las personas interesadas o responsables de las distintas áreas de la empresa, para que visualicen la situación actual de sus departamentos, puedan sacar estadísticas y generar proyecciones. Es una herramienta muy útil ya que te permite tomar decisiones de manera confiable para tu empresa o equipo de trabajo.

3. Centralización de actividades y tareas

Otro beneficio importante que trae consigo una solución de gestión humana, es que puedes tener y hacer todo desde un mismo sitio. En una misma plataforma tienes todo lo que necesites para hacer eficiente tu trabajo. Lo ideal es que puedas liquidar tu nómina, generar encuestas o autoevaluaciones, aprobar vacaciones, recibir incapacidades, desarrollar un contrato, generar una desvinculación, obtener reportes e incluso firmar documentos de manera digital con firma electrónica. En otras palabras, estas soluciones centralizan la gestión de todo tipo de tareas administrativas, de talento y de cultura organizacional.

4. Mayor autonomía para los colaboradores

A través de los módulos de autoconsulta o autoservicio, podrás optimizar una serie de procesos para que tus colaboradores gestionen sus propias necesidades, como por ejemplo obtener documentos y certificados o acceso a sus comprobantes de pago, sin tener que acudir a la oficina de recursos humanos de manera presencial y sin depender de alguien más que haga estos trámites por ellos. Además, pueden solicitar vacaciones y beneficios en un mismo lugar. Esto genera independencia y transparencia, ya que se obtiene toda la información personal requerida en un mismo perfil y con acceso 24/7 a la plataforma.

5. Conexión con otros sistemas

Otro beneficio importante que debe traer una solución de gestión humana es que se integre con otras plataformas o portales. De esta forma, los procesos serán más rápidos y la gestión será más eficiente.

Sección 2:

Software de
Liquidación de Nómina

El objetivo de incorporar un sistema de nómina a tu empresa es que te permita hacer de manera más eficiente tu trabajo y optimizar tus tareas.

Al comenzar a buscar un software de gestión humana que se ajuste a las necesidades de tu empresa, debes tener en cuenta 5 aspectos que te ayudarán a elegir el indicado.

En toda empresa suele existir un momento en el que se debe tomar una decisión para contratar un software de liquidación de nómina que facilite los pagos mes a mes. Este tema se va haciendo mucho mas relevante para la administración de recursos humanos en la medida en que las empresas comienzan a crecer y aumentan en número de colaboradores. Es ahí cuando se ven frente a la necesidad de tener una nómina más organizada, construida con eficiencia, confiablidad y seguridad.

Si llegó el momento de buscar un software de liquidación de nómina para tu empresa, acá te dejamos 5 aspectos clave que debes considerar.

Software de liquidación de nómina: 5 aspectos clave para elegir uno.

1. Confiabilidad

¡Debes elegir aquel sistema de remuneraciones que te genere confianza! Estás confiando el pago de tus remuneraciones a un sistema que se basa en un motor de cálculo para pagar el sueldo de tus colaboradores. El motor de cálculo debe ser muy preciso y no tener errores. Debe entregarte confianza para entregar gran parte del trabajo al sistema de remuneraciones y que éste te ayudará a hacer más eficiente y rápido el trabajo.

2. Usabilidad

Busca un software que tenga una interfaz intuitiva y amigable, que sea fácil de navegar y de aprender. La idea es que te haga liviano tu trabajo, que te ayude, por lo que tienes que elegir ese sistema de nómina que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

3. Buen servicio al cliente

Una de las características clave que debes considerar es que el software que elijas tenga un buen servicio al cliente o SAC. Vas a necesitar ayuda al comienzo a implementar el sistema y a cambiar tu proceso anterior, es algo difícil y que requerirá de ayuda durante el proceso. Es por eso que necesitarás contar con un buen servicio al cliente, que te acompañe y que esté contigo cada vez que requieras ayuda.

4. Flexibilidad

Debes elegir un sistema de nómina que se ajuste a las necesidades y características de tu empresa. Es necesario que se adapte al tipo de industria y la cantidad de personas que trabajen. La implementación y el uso de la plataforma tiene que ser fácil y no tener obstáculos para tus necesidades.

5. Conectividad

¡Otro punto importante a considerar es la conectividad! Hay muchos softwares que tienen muy buena conectividad desde la oficina en un pc fijo, pero cuando necesitas salir o conectarte desde otro lugar no funciona bien. Lo ideal es que elijas un software de nómina que te permita conectarte donde quieras y como quieras. Hoy en día, el trabajo remoto es una tendencia en las empresas, por lo que es necesario tener un sistema que te permita trabajar desde donde sea que te encuentres. Además, que te permita acceder desde cualquier dispositivo, sea un computador fijo, notebook, tablet o celular.

Sección 3:

Sistema de
Reclutamiento y Selección

El módulo de talento te permite acceder a reclutamiento, selección, encuestas, evaluaciones de desempeño, beneficios, incluso obtener reportería sobre el ambiente y el clima laboral de tu empresa.

Elegir a alguien para un puesto de trabajo es una tarea difícil, pero elegir a la persona perfecta es un desafío. Hoy en día existen muchas herramientas para la administración de recursos humanos que te ayudan a conocer y recolectar información sobre los posibles perfiles para requieres para un cargo. Tienes redes sociales como LinkedIn o difusión por WhatsApp, búsquedas personalizadas con Head Hunters o páginas web que te ayudan a difundir la vacante disponible y llegar a un público objetivo de búsqueda.

Reclutar es el primer paso. Luego de que llegan todos los CV se necesita filtrar y seleccionar aquella persona que cumple con los requerimientos del cargo y tiene una personalidad acorde a la cultura de la empresa. Aquí es donde comienza el verdadero desafío para el reclutador. Con base en esta problemática, es que muchas empresas comenzaron a considerar una solución que les permitiera eficientar el trabajo al reclutar y finalmente, al seleccionar a una persona determinada para un cargo.

Acá te damos algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de realizar un proceso de reclutamiento y selección con un sistema de gestión de recursos humanos.

¿Cómo elegir el mejor sistema de Reclutamiento y Selección?

Es uno de los procesos más importantes para la una empresa. Es en este momento en donde se eligen a aquellas personas que podrán aportar a la empresa todos sus conocimientos y aptitudes para aumentar la productividad. Además, su llegada influirá en el ambiente y el clima laboral. Es necesario poder elegir a esa persona que tanto sus valores como motivaciones vayan acorde a los de la empresa y que pueda sumarse de manera cooperativa a un equipo de trabajo.

Antes de iniciar una convocatoria o comenzar formalmente un proceso de selección, es muy importante considerar tener una buena imagen de marca. De esta forma, empiezas a ganar posicionamiento en el mercado y a ser mejor evaluado como empresa. Al trabajar la imagen de marca podrás tener los mejores candidatos para tu vacante.

¡Toma nota porque aquí van los puntos principales que debes tener en cuenta en un sistema de reclutamiento y selección, que te apoye en la busqueda e incorporación de nuevas personas a tu empresa!

Que sea un sistema inclusivo

Si bien cada empresa puede optar por el tipo de reclutamiento que más le convenga para cada tipo de vacante, te recomendamos que el proceso de postulación sea lo más abierto posible. De esta forma podrás tener una mayor variedad de habilidades y aptitudes para considerar. A veces, los procesos de reclutamiento tienden a ser demasiado específicos y buscan a un candidato con características muy precisas, lo que resulta en la llegada de 2 o 3 postulantes que al final pueden no encajar con la cultura de la empresa. Es mucho más conveniente realizar un proceso lo más inclusivo posible y luego aplicar los filtros necesarios. Muchas veces sucede que una persona puede no tener todas las condiciones, pero posee otras que terminan siendo más útiles en tu empresa de lo que crees.

La solución debe permitir que integres la mayor cantidad de portales de empleo que tu empresa desee. Puedes publicar la postulación a través de estos portales o a través de tus redes sociales.

Proceso riguroso y objetivo

Cuando se abre una convocatoria para una vacante disponible, es necesario estructurar bien los requisitos y describir las aptitudes que se buscan; de esta forma será mucho más fácil filtrar los postulantes una vez comiencen a llegar sus CVs. Una vez que ya hayas filtrado y elegido a tus prospectos, es hora de comunicarte con ellos. La mayoría de las empresas suelen llamar a entrevistas presenciales, con el fin de poder conocer cara a cara al postulante. En estas entrevistas se pueden apreciar los conocimientos, habilidades y aptitudes de la personas, conocer sus aspiraciones e intereses y percibir si se acomodan a la cultura de la empresa.

Otra alternativa que algunos sistemas ofrecen es la video entrevista. Se utiliza cuando se hacen procesos masivos de reclutamiento y funciona muy bien para filtrar antes de elegir a los primer candidatos. Se le pide al postulante que envíe un video de aproximadamente 1 minuto hablando sobre algún tema o presentándose. Con la video entrevista puedes empezar a medir las habilidades de comunicación que tienen tus postulantes y también hacerte una idea general de cómo son estas personas para luego llamarlas a entrevista presencial.

Eficiencia en la gestión de todo el proceso del postulante

Una de las principales ayudas que brinda un sistema de reclutamiento y selección es en la eficiencia de la gestión del proceso con cada candidato desde el inicio hasta el cierre del proceso. Las herramientas de tecnología te ayudan a tener toda la información centralizada en un solo lugar. Ya no necesitarás mantener distintos archivos según procesos, así como CV, entrevistas, referencias y selección.

Una gran ventaja es que también permite comunicar fácilmente el estado de los procesos de reclutamiento o selección a otras áreas de la empresa, logrando así una mejor coordinación con todas las personas interesadas. La comunicación es rápida, ágil y constantemente se va informando sobre el estado de un proceso, del postulante o de la situación del cargo. Esto implica que el cliente interno se sienta considerado, motivado y completamente involucrado en los procesos de su interés.

Mejora la experiencia del candidato

Cuando se cuenta con herramientas de tecnología, se puede mejorar la experiencia del candidato durante el proceso de postulación y selección. Desde la llamada a la primera entrevista presencial o la posibilidad de realizar una video entrevista, hasta darle la última información del proceso en donde te indican si fuiste o no seleccionado. El sistema te ayuda a ser eficiente en cada etapa y que puedas comunicar de forma más rápida los avances del proceso. Esto ayuda a que el candidato se sienta comprometido con las etapas y mejore su experiencia durante el proceso de selección, ya sea para quedar seleccionado en el puesto de trabajo o para ser considerado en otro cargo más adelante.

Sección 4:

Sistema de Evaluación de Desempeño

Un módulo de evaluación de desempeño permite conocer en profundidad las habilidades y capacidades de los talentos para mejorar su desempeño dentro de la empresa.

Además de guiar a los colaboradores en sus objetivos y generar constantes feedback que los haga sentirse valorados y comprometidos con la empresa.

El desempeño laboral se ha transformado en una herramienta supremamente importante para todas las organizaciones, en especial para las áreas encargadas de la administración de recursos humanos. Según un artículo del periódico Portafolio, la evaluación de desempeño se posiciona como la metodología por excelencia para poder mejorar los indicadores de negocio mediante la medición y gestión de las habilidades de tus colaboradores.

Mejorar el desempeño laboral es una de las principales preocupaciones para lograr una mayor productividad y tener un clima laboral positivo. ¿Te preguntas cómo poder lograr eso con una herramienta tecnológica? Se puede. A pesar de que la medición se trata sobre una temática más personal y psicológica, un software con un sistema de evaluación de desempeño puede lograr darte más información de la que tú crees posible.

Acá te contaremos qué debe tener un sistema de gestión de recursos humanos, en términos de evaluación de desempeño, para que pueda ayudarte con eficiencia, cercanía y felicidad.

4 herramientas que debe tener un sistema de evaluación de desempeño

1. Encuesta personalizada

El software debe ser capaz de brindarte la opción de crear encuestas personalizadas donde tú puedas escribir la cantidad de preguntas que quieras según la temática que necesites. Es ideal que te permita generar una encuesta de desempeño laboral como también cualquier otro tipo de encuesta pertinente para la empresa. También, debe darte la libertad de hacer preguntas largas o cortas y con diferentes formas de respuesta.

2. Observar el proceso

El sistema de evaluación de desempeño debe permitirte monitorear el proceso de encuesta cuando se esté realizando. De esta forma podrás ir viendo la evolución de tu encuesta, saber quién ha contestado, quién falta por responder, tener una noción general de las áreas evaluadas, etc.

3. Proceso de Calibración

El sistema de evaluación de desempeño debe darte la opción de calibrar las evaluaciones y buscar un promedio o un punto medio entre desempeños. De esta forma podrás ver todas las evaluaciones y profundizar en aquellas que exceden la media, o por el contrario, se encuentran inferiores a la misma. Con esta función, tendrás una reportería más exacta y confiable, que apunte a una mejor proyección de empresa.

4. Buena Reportería

Una de las principales funciones que te debe entregar un buen sistema de evaluación es la reportería. Es en los reportes donde obtendrás toda la información que necesitas saber sobre tus colaboradores y tu empresa. ¡Es la razón por la cual hiciste la encuesta! Con una buena reportería podrás analizar, gestionar y tomar decisiones importantes para tus colaboradores, así como aumentar el sueldo, ascender a personas, entregar capacitaciones, etc. Además podrás tomar decisiones estratégicas para tu empresa, como modificar proyecciones o reorientar la cultura laboral.

Sección 5:

Módulo de Beneficios

Se ha demostrado que tener beneficios o gratificaciones, ayuda a crear un ambiente laboral más positivo, aumenta la motivación de los colaboradores por el trabajo y esto lleva de la mano a una mayor productividad en la empresa. Las nuevas generaciones han ido transformando la cultura del trabajo a que sea compatible con la vida familiar.

Son muchas las empresas que han comenzado a implementar un modulo de beneficios para sus colaboradores. Se ha demostrado que tener beneficios o gratificaciones, ayuda a crear un ambiente laboral positivo y aumenta la motivación de los colaboradores por el trabajo; esto resulta en una mayor productividad en la empresa. Las nuevas generaciones han ido transformando la cultura del trabajo para que exista un balance entre vida laboral y vida personal o familiar.

Según el estudio de Metlife, "Navigating Together: Supporting Employee Well-Being in Uncertain Times”, el 69% de los colaboradores dice que tener una gama más amplia de beneficios aumentaría su lealtad hacia el empleador. Los principales beneficios que tienen como prioridad son aquellos que permiten una flexibilidad laboral, mejor calidad de vida, seguridad financiera y aportes a la salud. Además, subrayan que con programas de beneficios bien establecidos podrían reducir su estrés, aumentar su bienestar económico, incrementar su interés por la empresa y tener una vida exitosa y balanceada entre lo laboral y personal.

Es muy importante que dentro de la administración de recursos humanos, se considere tener beneficios para los colaboradores. Lo que se define hoy como "salario emocional" va tomando cada vez más protagonismo a la hora de cerrar un contrato de trabajo. No dejemos de mencionar que un beneficio para un trabajador, se transforma a la larga en un beneficio para tu empresa, pues aumentará la productividad y el compromiso por tu marca.

¿Estás pensando en implementar beneficios para tu empresa? Toma nota, porque aquí te dejamos algunos pasos que debes tener en consideración.

¿Cómo implementar un programa de beneficios para tus colaboradores?

Incluye a todos

Uno de los pasos más importantes a la hora de crear un programa de beneficios es la integración y transparencia. Los beneficios son para tus colaboradores, por lo tanto debes intentar escuchar qué es lo que necesitan, qué es lo que quieren, qué les gustaría recibir como beneficio. Haz que en este proceso de creación pueda participar la mayor cantidad de colaboradores. Con seguridad nacerán muchas nuevas ideas y algunas tenderán a repetirse. En las repeticiones vas a comenzar a ver patrones que te darán un indicio de lo que tus colaboradores necesitan y de los beneficios que puedes crear.

Define tu presupuesto

¿Cuánto estoy dispuesto a gastar por un módulo de beneficios? ¿Definir un presupuesto por persona o un monto total por empresa? Son muchas las preguntas que pueden surgir en este paso, es por eso que te recomendamos en primer lugar: ser ordenado. La cantidad y el tipo de beneficios que podrás otorgar dependerá de tu presupuesto. Es muy importante también, considerar la forma en que quieres que se distribuyan esos beneficios.

Según las tendencias, hay muchos trabajadores que están privilegiando el balance y la combinación de la vida laboral con la personal. Además prefieren tener un buen líder, aprender, proyectarse y disfrutar de un buen ambiente laboral antes del monto final de su sueldo. Hay otros colaboradores que prefieren tener buenas remuneraciones y no dan tanta importancia al clima organizacional. Esto muchas veces dependerá de la cultura de la empresa. Es por eso que definir el presupuesto es muy subjetivo y se definirá específicamente según lo requiera cada lugar de trabajo.

Puedes optar por tener beneficios solicitables, beneficios no solicitables o beneficios flexibles. Además puedes administrar estos beneficios de manera que puedas segmentar según área, cargo, antigüedad o condición del colaborador. De esta forma, un nuevo trabajador no tendrá los mismos beneficios que tendrá un gerente que lleva 10 años en la empresa o alguien que tenga 4 hijos, por ejemplo. Puedes también optar por dar los mismos beneficios a todos los colaboradores por igual.

Valoriza tus beneficios

Una vez hayas definido tu presupuesto y seleccionado los beneficios que más convienen para tus colaboradores, es hora de valorizarlos. Aquellos beneficios monetarios, como bonos, son más fáciles de valorizar ya que contemplan una cifra justa a considerar. Pero hay beneficios que cuesta más valorizar por temas de subjetividad, por ejemplo el día de vacaciones. El valor de un día de vacaciones de una jefatura o gerencia será distinto que el de un colaborador normal. Hay que considerar también, que habrán áreas que preferirán tomarse un día de vacaciones y otras que querrán pedir el dinero que corresponde a ese día.

Cuando se tengan valorizados los beneficios, se puede realizar un proceso de ajuste en donde se prioricen aquellos que más interesan a la empresa y su vez, construir un plan para incentivar a los colaboradores a tomarlos.

Utilizar sistema de puntos

Esta es una nueva tendencia que se está aplicando en el módulo de beneficios: los puntos. Muchas empresas utilizan puntos para valorizar sus beneficios de una manera más amigable. El sistema de puntos facilita la administración de beneficios y flexibiliza el uso de los mismos. Por ejemplo, podríamos asignar 500 puntos por tomar medio día el día del cumpleaños, o 1000 si se toma el día completo.

Además podrás potenciar más tu marca, permitiendo ponerle nombre a los puntos con referencia a tu industria o nombre de empresa. ¡Así es como existen las millas, coins o el nombre creativo que se te ocurra!

¡Y listo! Ten estos pasos en consideración e irás por buen camino. No olvides incluir a tus colaboradores y escucharlos, son ellos quienes tendrán acceso a los beneficios que estás ofreciendo y finalmente quienes disfrutarán aun más su vida laboral.

Sección 6:

Sistema de Control de Acceso

Llevar el control de acceso de tus colaboradores en tu empresa es una de las tareas fundamentales a la hora pagar remuneraciones.

Antiguamente, ésta era una labor que se realizaba de manera manual. Hoy, la Dirección del Trabajo te permite integrar tecnología y llevar este proceso de manera más automática y más eficiente gracias a un software.

Llevar el control de acceso, o control biométrico, de tus colaboradores, es una de las tareas fundamentales para la administración de recursos humanos, ya que se convierte en una pieza importante a la hora de tener que definir el pago mensual de remuneraciones o hacer liquidaciones. Antiguamente, esta era una tarea que se realizaba de forma manual, pasando lista. Hoy en día con la ayuda de un sistema de gestión de recursos humanos u otras tecnologías especializadas, podemos realizar este proceso automáticamente y con mayor eficiencia.

Hay muchas formas de llevar el control de acceso, todo dependerá del tipo de empresa, número de trabajadores o industria en la que trabajes. No es lo mismo llevar el control en una empresa de 30 personas donde todos trabajan en una misma oficina a gestionar la asistencia en una constructora donde hay más de 200 colaboradores y tienen que estar en distintos lugares en un mismo día.

Aquí te explicaremos cómo llevar el control de acceso, y además, te ayudaremos a elegir qué es lo que más te conviene según tu rubro o tipo de empresa.

3 alternativas para llevar el control de acceso

Te daremos 3 alternativas que puedes utilizar si es que necesitas controlar la asistencia en tu empresa de forma digital. Deja atrás los libros de asistencia, la lista de curso o el reloj de tarjetas de registro. Es tiempo de que te abras a la tecnología y permitas que este proceso sea mucho más eficiente para todos.

1. Anota y modifica asistencias de forma manual

Hay muchas empresas que no necesitan tener un control de asistencia con base en un reloj control. Esto quiere decir, que no necesitan que sus colaboradores marquen huella o se registren cuando llegan o se van. Funcionan bajo confianza y flexibilidad laboral, en donde el colaborador trabaja su jornada laboral completa o parcial, según haya acordado con el empleador, y cumple sus objetivos sin fiscalización. Cuando hay alguna ausencia, permiso o vacaciones, se habla directamente con el jefe a cargo o del área de recursos humanos y ellos manualmente descuentan esos días en el software o dejan una nota escrita con observaciones.

El software te marcará los días asistidos de tus colaboradores y también incluirá las horas que han trabajado, pero necesitarás introducir manualmente cuántos días se tomaron de vacaciones o cuántas horas faltaron por algún permiso concedido o trámite que tuvieran que hacer. El software de control de asistencia hará el cálculo de manera automática y te entregará la información requerida para realizar la liquidación de nómina. Esta es una alternativa mucho más cercana y directa entre el empleador y el empleado. Es muy apropiada en términos de comunicación y calidad laboral.

2. Control de asistencia media

En algunos casos, es necesario tener un control de acceso más agudo sobre las jornadas de trabajo y el horario de entrada o salida. Esto sucede en empresas grandes, donde hay muchos colaboradores y llevar el control más de cerca se hace poco viable. También sucede en empresas en donde las jornadas de trabajo se dividen en distintos lugares o se realizan con horarios pocos regulares. En estr caso, no es necesario tener un software que contenga un biométrico incorporado que mida las asistencias. Puedes contratar un sistema de control de acceso diferente y que ese se integre perfectamente con tu sistema de gestión de recursos humanos.

Es una muy buena alternativa, ya que puedes elegir ese proveedor de biométrico que se adapte a las necesidades de tu empresa, según tu número de colaboradores, industria u horarios a cumplir.

3. Software con sistema de control de acceso incluido

Otra alternativa es contar con un software de recursos humanos que incluya un sistema de control de acceso incluido. De esta forma podrás tener el monitoreo absoluto de quiénes entran y en qué horario llegan o se retiran de su lugar de trabajo. Es una buena alternativa si no quieres contratar a otra empresa que te ayude con el sistema de control de acceso y quisieras tener todo en un mismo lugar.

Una de las desventajas de esta opción, es que funciona solo para algunas industrias y no es muy flexible o customizable para las situaciones puntuales que se presenten en cada empresa. Además, se corre el riesgo de que si por algún motivo deja de funcionar el biométrico, el registro de asistencia se verá directamente afectado en el sistema sin forma de corregir irregularidades manualmente.

Sección 7:

Firma Electrónica

El servicio es clave a la hora de pensar en un sistema de gestión de personas.

En especial, por el uso de las herramientas y el acompañamiento necesario durante el día a día.

Dada la coyuntura que se está viviendo actualmente en Colombia y en el mundo por la pandemia del Covid-19, se ha complicado un poco la movilidad y la facilidad para hacer cualquier tipo de trámite.

Es así como la firma electrónica ha ido cobrando mayor importancia y cada vez captando más la atención de las personas, pero sobre todo de las empresas, pues es un mecanismo completamente válido, que brinda seguridad a todo aquel que la utilice y que visto desde la administración de recursos humanos, supone un ahorro de tiempo, costos y material.

Pero, ¿en qué consiste una firma electrónica?

La firma electrónica es un concepto jurídico, que equivale a una firma manuscrita. La ley hace referencia a ella como "un mecanismo técnico que permite identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado".

Su función principal es identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado.

¿Cómo aseguramos su validez?

Para asegurar la validez de una firma electrónica, es necesario que tengas en cuenta lo siguiente:

La firma electrónica es única a la persona que la usa, es decir solo debe haber una persona detrás de cada firma electrónica.
Debe permitir la verificación del firmante.
Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
Debe estar vinculada con la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma electrónica es invalidada.
Debe partir del presupuesto de que existe un convenio entre el emisor y el receptor de querer obligarse a través de esta.

Recomendaciones para implementarla en tu empresa

Si vas a hacer uso de la firma electrónica en tu empresa, te recomendamos lo notifiques a todos tus colaboradores. Sería bueno que incluyas en su contrato de trabajo, o en algún código de conducta que tenga tu empresa, todas las pautas que vinculen al empleador y al colaborador en una en una práctica de las firmas electrónicas según el nivel de riesgo relacionado con sus tareas u operaciones.

Por otro lado, es importante que solicites a cada colaborador de tu empresa un correo personal. Esto con el fin de que cuando tengan que firmar algún documento legal, como un contrato laboral por ejemplo, el colaborador tenga la certeza de que solo él firmó el documento y no hubo posibilidad de que alguien al interior de la empresa pudiera firmar por él. De esta manera, el documento queda bajo la custodia y privacidad del colaborador, con copia a los interesados.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos:7 Herramientas clave