¿Sabías que las sociedades comerciales, civiles o sin ánimo de lucro están obligadas a llevar un libro de actas? Pues este documento es crucial para registrar lo ocurrido en las reuniones de juntas de socios o juntas directivas, para dejar evidencia legal de la gestión corporativa.
En este artículo te mostraremos qué es, para qué sirve, quiénes deben llevarlo y algunos errores comunes.
Un libro de actas, según la Superintendencia de Sociedades, es un documento oficial y obligatorio para las sociedades mercantiles donde se consignan los temas ocurridos en las reuniones de los órganos colegiados, de temas administrativos, económicos, financieros, contables o temas relacionados con el desarrollo de la entidad.
Además, los hechos consignados allí deben ser probados con copias autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad y, para que tengan valor probatorio, estas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o, en su defecto, el revisor fiscal.
El libro de actas en una empresa formaliza decisiones legales, establece transparencia y sirve de evidencia ante terceros, auditorías o conflictos. A continuación, detallaremos las funciones más relevantes:
Las sociedades comerciales como limitadas, SAS, comanditas, anónimas y entidades sin ánimo de lucro están en la obligación de llevar un libro de actas, registrado ante la Cámara de Comercio.
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Según el artículo 431 del Código de Comercio, un libro de actas debe contener lo siguiente:
Fecha: indica el día, mes, año y hora en la que se realizó la reunión. Es crucial para ubicar cronológicamente el acto y demostrar cumplimiento de plazos en términos legales.
Bogotá D.C., 5 de mayo de 2026. La reunión inició a las 9:00 a.m. y finalizó a las 11:45 a.m.
Tipo de reunión: especifica la clase de órgano social que se reúne, si la sesión es extraordinaria u ordinaria y si la reunión es presencial, virtual o mixta.
Acta No. 013 de 2026 de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas de la sociedad ‘ABC SAS’. Reunión realizada de forma mixta (presencial y virtual).
Asistentes: esta es la lista detallada de los asistentes que participaron en la reunión como socios, accionistas, representantes, administradores, etc., con su identificación y representación.
Asistieron los siguientes socios representando el 90% de las acciones:
Carlos Pérez. C.C. 56789453, 400 acciones propias
Camila Suárez C.C. 54897655, representando 200 acciones mediante poder otorgado.
Decisiones: estas se conocen como la relación detallada de todos los temas tratados, acuerdos y hasta resultados de las votaciones.
Se aprobó al 100% por unanimidad:
Firmas: el libro de actas debe incluir las firmas de las personas autorizadas que validan la veracidad y aprueban el contenido del acta.
La presente acta es leída y aprobada por unanimidad; se procede a firmar.
Presidente de la asamblea - Mario López
Secretaria - Sofía Contreras
El libro de actas debe estar diligenciado de forma ordenada, cronológica, clara y formal. Además, debe estar registrado ante la Cámara de Comercio. Aquí te mostraremos el paso a paso:
Antes de iniciar, es crucial poner el contexto de la asamblea; es por esto que es importante tener en cuenta lo siguiente:
En esta parte se deben registrar de manera detallada todos los temas tratados, acuerdos y resultados de votaciones de forma exacta.
En este paso se deben obtener las firmas de las personas autorizadas, como el gerente o el secretario, para validar la veracidad del contenido y de la aprobación. El acta debe ser leída, aprobada por la reunión y firmada.
Como último paso, el acta se debe guardar de forma segura, ordenada y accesible. Este libro debe quedarse en el domicilio principal de la entidad y deben llevarse a la Cámara de Comercio para registrarlas.
Llevar un libro de actas es una obligación crucial; sin embargo, cometer errores puede conllevar problemas mercantiles o de responsabilidad civil, es por esto que detallaremos algunos errores comunes:
Errores de procedimiento
Errores de redacción
Errores de información
El secretario de la reunión o el representante legal es el encargado de redactar las actas en el libro, recopilando los acuerdos y decisiones tomadas en la reunión.
La ley exige que los libros de actas deben conservarse por un periodo de mínimo 10 años. Además, deben evitarse alteraciones que no garanticen la legibilidad a largo plazo. En cambio, en caso de liquidación, se debe conservar por 5 años adicionales a partir de la aprobación de la cuenta final de la liquidación.
El libro de actas siempre debe ser accesible y a disposición de los accionistas, socios y autores cuando estos lo requieran. No se puede negar la revisión en procesos judiciales o de control.
Esta obligación tiene como fin registrar, llevar, diligenciar y actualizar el libro de actas conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, para garantizar su validez jurídica.
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