Libro de actas en Colombia: qué es y cómo diligenciarlo

¿Sabías que las sociedades comerciales, civiles o sin ánimo de lucro están obligadas a llevar un libro de actas? Pues este documento es crucial para registrar lo ocurrido en las reuniones de juntas de socios o juntas directivas, para dejar evidencia legal de la gestión corporativa.

En este artículo te mostraremos qué es, para qué sirve, quiénes deben llevarlo y algunos errores comunes.

¿Qué es el libro de actas?

Un libro de actas, según la Superintendencia de Sociedades, es un documento oficial y obligatorio para las sociedades mercantiles donde se consignan los temas ocurridos en las reuniones de los órganos colegiados, de temas administrativos, económicos, financieros, contables o temas relacionados con el desarrollo de la entidad.

Además, los hechos consignados allí deben ser probados con copias autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad y, para que tengan valor probatorio, estas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o, en su defecto, el revisor fiscal.

¿Para qué sirve el libro de actas en una empresa?

El libro de actas en una empresa formaliza decisiones legales, establece transparencia y sirve de evidencia ante terceros, auditorías o conflictos. A continuación, detallaremos las funciones más relevantes:

• Evidencia legal: la evidencia legal en un libro de actas se conoce como el registro oficial, orden cronológico y firmas de todas las decisiones o acuerdos deliberados por los órganos de dirección de la empresa. Además, posee fuerza probatoria ante terceros o autoridades judiciales.

• Control interno: este hace referencia a las políticas y mecanismos de verificación de una sociedad mercantil para garantizar la transparencia y proteger la información sobre las decisiones estratégicas y operaciones de la empresa ante terceros.

• Soporte ante auditorías: son los registros formales, documentos adjuntos y evidencias fiscales que respaldan la legalidad, veracidad y toma de decisiones de la junta de socios.

¿Quiénes deben llevar libro de actas en Colombia?

Las sociedades comerciales como limitadas, SAS, comanditas, anónimas y entidades sin ánimo de lucro están en la obligación de llevar un libro de actas, registrado ante la Cámara de Comercio.

• Sociedades por Acciones Simplificadas: el libro de actas debe consignar las reuniones de la asamblea o juntas de socios en orden cronológico.

• Sociedades anónimas y comanditas: deben llevar el libro de actas de junta de socios y el libro de registro de accionistas.

• Sociedades limitadas: deben llevar el libro de juntas de socios y el libro de registros de socios.
• Entidades sin Ánimo de Lucro: deben llevar el libro de actas con el máximo órgano social (asamblea de asociados).

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¿Qué debe incluir un libro de actas?

Según el artículo 431 del Código de Comercio, un libro de actas debe contener lo siguiente:

Fecha: indica el día, mes, año y hora en la que se realizó la reunión. Es crucial para ubicar cronológicamente el acto y demostrar cumplimiento de plazos en términos legales.

• Por ejemplo:

Bogotá D.C., 5 de mayo de 2026. La reunión inició a las 9:00 a.m. y finalizó a las 11:45 a.m.

Tipo de reunión: especifica la clase de órgano social que se reúne, si la sesión es extraordinaria u ordinaria y si la reunión es presencial, virtual o mixta.

• Por ejemplo:

Acta No. 013 de 2026 de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas de la sociedad ‘ABC SAS’. Reunión realizada de forma mixta (presencial y virtual).

Asistentes: esta es la lista detallada de los asistentes que participaron en la reunión como socios, accionistas, representantes, administradores, etc., con su identificación y representación.

• Por ejemplo:

Asistieron los siguientes socios representando el 90% de las acciones:

Carlos Pérez. C.C. 56789453, 400 acciones propias

Camila Suárez C.C. 54897655, representando 200 acciones mediante poder otorgado.

Decisiones: estas se conocen como la relación detallada de todos los temas tratados, acuerdos y hasta resultados de las votaciones.

• Por ejemplo:

Se aprobó al 100% por unanimidad:

1. Los estados financieros correspondientes al ejercicio 2025.
2. La distribución de utilidades por la suma de $280.000.000.

Firmas: el libro de actas debe incluir las firmas de las personas autorizadas que validan la veracidad y aprueban el contenido del acta.

• Por ejemplo:

La presente acta es leída y aprobada por unanimidad; se procede a firmar.

Presidente de la asamblea - Mario López

Secretaria - Sofía Contreras

¿Cómo diligenciar un libro de actas? Paso a paso

El libro de actas debe estar diligenciado de forma ordenada, cronológica, clara y formal. Además, debe estar registrado ante la Cámara de Comercio. Aquí te mostraremos el paso a paso:

1. Registrar la reunión

Antes de iniciar, es crucial poner el contexto de la asamblea; es por esto que es importante tener en cuenta lo siguiente:

• En el encabezado se debe indicar el nombre de la entidad, el número del acta, la hora de inicio y el lugar.
• Se debe especificar la naturaleza de la reunión: ordinaria o extraordinaria.
• Se debe registrar quiénes asistieron y el número de votos que representan para asegurar que hay el quórum necesario para tomar decisiones.

2. Documentar decisiones

En esta parte se deben registrar de manera detallada todos los temas tratados, acuerdos y resultados de votaciones de forma exacta.

3. Validar firmas

En este paso se deben obtener las firmas de las personas autorizadas, como el gerente o el secretario, para validar la veracidad del contenido y de la aprobación. El acta debe ser leída, aprobada por la reunión y firmada.

4. Archivar correctamente

Como último paso, el acta se debe guardar de forma segura, ordenada y accesible. Este libro debe quedarse en el domicilio principal de la entidad y deben llevarse a la Cámara de Comercio para registrarlas.

Errores comunes al llevar el libro de actas

Llevar un libro de actas es una obligación crucial; sin embargo, cometer errores puede conllevar problemas mercantiles o de responsabilidad civil, es por esto que detallaremos algunos errores comunes:

Errores de procedimiento

• No registrar el libro ante la Cámara de Comercio.
• No llevar las actas en orden cronológico.
• No obtener firmas del presidente y secretario en cada acta.
• No tener el libro actualizado y al alcance, pues esto impide probar acuerdos ante terceros.
• Dejar hojas en blanco entre actas.

Errores de redacción

• Omitir detalles importantes como asistentes, votos, lugar, hora.
• No registrar todas las reuniones; esto puede generar vacíos legales.
• Redacción ambigua.

Errores de información

• No especificar el número de socios que estuvieron presentes en la reunión y si el quórum era suficiente para tomar decisiones.
• No diferenciar el tipo de órgano que toma la decisión.

¿Quién en la empresa se encarga de llenarlo?

El secretario de la reunión o el representante legal es el encargado de redactar las actas en el libro, recopilando los acuerdos y decisiones tomadas en la reunión.

Obligaciones legales del libro de actas

• Conservación

La ley exige que los libros de actas deben conservarse por un periodo de mínimo 10 años. Además, deben evitarse alteraciones que no garanticen la legibilidad a largo plazo. En cambio, en caso de liquidación, se debe conservar por 5 años adicionales a partir de la aprobación de la cuenta final de la liquidación.

• Disponibilidad

El libro de actas siempre debe ser accesible y a disposición de los accionistas, socios y autores cuando estos lo requieran. No se puede negar la revisión en procesos judiciales o de control.

• Cumplimiento normativo

Esta obligación tiene como fin registrar, llevar, diligenciar y actualizar el libro de actas conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, para garantizar su validez jurídica.

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