La retención en la fuente sigue siendo uno de los mecanismos más importantes para el recaudo anticipado de impuestos en Colombia. En 2025, la DIAN mantiene este sistema como una herramienta esencial para que el Estado asegure ingresos de manera gradual durante el mismo período en el que ocurren las operaciones económicas.
Comprender cómo funciona este proceso es clave no solo para empresas y contadores, sino también para trabajadores independientes y profesionales, quienes pueden estar obligados a practicar o a ser sujetos de retención en la fuente.
En este artículo encontrarás qué es la retención en la fuente, cómo se calcula, cuáles son sus componentes, quiénes deben aplicar y cuáles son las tarifas vigentes en 2025 según la normativa de la DIAN.
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de ciertos impuestos. En la práctica, funciona como un adelanto del impuesto que el contribuyente deberá pagar al final del ejercicio gravable.
Los impuestos más conocidos que están sujetos a este mecanismo son:
*En algunos casos, una sola operación puede estar sujeta a más de una retención.
De acuerdo con el artículo 367 del Estatuto Tributario, en el que se define la retención en la fuente, señala que este cobro tiene como objetivo la adquisición gradual de la recaudación del impuesto, dentro del mismo ejercicio gravable en el que se efectúe.
Para comprender exactamente en qué consiste este método, necesitas tener claro que su articulación surge de una operación de intercambio de servicios o bienes que generan un ingreso al vendedor o prestador del servicio, y que sobre este se debe efectuar la retención al impuesto.
Para entender cómo funciona, ten en cuenta estos elementos:
La retención en la fuente laboral se aplica sobre los pagos que superen la base establecida por la DIAN, de acuerdo con lo indicado en los artículos 383 al 406 del Estatuto Tributario.
Entre los conceptos que están dentro de la retención están los ingresos laborales a título de renta. Estos poseen una tarifa progresiva de acuerdo a la cantidad de salario sujeta a retención en la fuente.
Esta retención debe hacerse sobre toda persona jurídica o natural que haga pagos laborales que superen la base sujeta a retención.
En este cálculo se deben considerar:
A estos ingresos se restan los valores considerados como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, así como las deducciones y rentas exentas permitidas por la ley.
Todo pago laboral tiene que integrar la base sujeta a la retención en la fuente, como las horas extras, el salario, recargos o bonificaciones, por mencionar algunas.
Cuando se tiene definida esta base, debemos restar al cálculo, todos los ingresos que la ley considere como no constitutivos ni como ganancia ocasional, ni renta, ni deducciones o rentas exentas.
Existen dos procedimientos para que las personas naturales puedan establecer la retención en la fuente sobre los ingresos laborales:
El agente retenedor (empleador) debe cumplir con las siguientes obligaciones:
La DIAN actualiza cada año las tarifas de retención aplicables. Para 2025, la tabla de retención en la fuente sobre ingresos laborales es la siguiente:
Según la DIAN, deben actuar como agentes de retención en la fuente:
Realizar estos cálculos de manera manual puede ser complejo y arriesgado. Los errores en la retención en la fuente pueden derivar en sanciones y en una mayor carga operativa para tu empresa.
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