La retención en la fuente sigue siendo uno de los mecanismos más importantes para el recaudo anticipado de impuestos en Colombia. En 2025, la DIAN mantiene este sistema como una herramienta esencial para que el Estado asegure ingresos de manera gradual durante el mismo período en el que ocurren las operaciones económicas.
Comprender cómo funciona este proceso es clave no solo para empresas y contadores, sino también para trabajadores independientes y profesionales, quienes pueden estar obligados a practicar o a ser sujetos de retención en la fuente.
En este artículo encontrarás qué es la retención en la fuente, cómo se calcula, cuáles son sus componentes, quiénes deben aplicar y cuáles son las tarifas vigentes en 2025 según la normativa de la DIAN.
¿Qué es la retención en la fuente en Colombia?
Como lo menciona la DIAN —autoridad administradora del recaudo—,la retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de ciertos impuestos. En la práctica, funciona como un adelanto del impuesto que el contribuyente deberá pagar al final del ejercicio gravable.
Los impuestos más conocidos que están sujetos a este mecanismo son:
- Impuesto de industria y comercio (ICA - territorial)
- Impuesto sobre las ventas (IVA)
- Impuesto de timbre
- Impuesto sobre la renta
*En algunos casos, una sola operación puede estar sujeta a más de una retención.
De acuerdo con el artículo 367 del Estatuto Tributario, en el que se define la retención en la fuente, señala que este cobro tiene como objetivo la adquisición gradual de la recaudación del impuesto, dentro del mismo ejercicio gravable en el que se efectúe.
Para comprender exactamente en qué consiste este método, necesitas tener claro que su articulación surge de una operación de intercambio de servicios o bienes que generan un ingreso al vendedor o prestador del servicio, y que sobre este se debe efectuar la retención al impuesto.
Componentes de la retención en la fuente
Para entender cómo funciona, ten en cuenta estos elementos:
- Sujeto pasivo: persona o empresa que recibe el pago y sobre la cual se practica la retención.
- Agente de retención: persona o empresa que realiza el pago y efectúa la retención.
- Concepto: hecho u operación que origina la retención.
- Tarifa de retención: porcentaje que se aplica sobre la base gravable definida.
- Base de retención: monto sobre el cual se calcula la retención.
Retención en la fuente sobre los ingresos laborales
La retención en la fuente laboral se aplica sobre los pagos que superen la base establecida por la DIAN, de acuerdo con lo indicado en los artículos 383 al 406 del Estatuto Tributario.
Entre los conceptos que están dentro de la retención están los ingresos laborales a título de renta. Estos poseen una tarifa progresiva de acuerdo a la cantidad de salario sujeta a retención en la fuente.
Esta retención debe hacerse sobre toda persona jurídica o natural que haga pagos laborales que superen la base sujeta a retención.
En este cálculo se deben considerar:
- Salario
- Horas extras
- Recargos
- Bonificaciones
A estos ingresos se restan los valores considerados como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, así como las deducciones y rentas exentas permitidas por la ley.
¿Cuál es la base sujeta a retención por este concepto?
Todo pago laboral tiene que integrar la base sujeta a la retención en la fuente, como las horas extras, el salario, recargos o bonificaciones, por mencionar algunas.
Cuando se tiene definida esta base, debemos restar al cálculo, todos los ingresos que la ley considere como no constitutivos ni como ganancia ocasional, ni renta, ni deducciones o rentas exentas.
¿Cómo calcular la retención en la fuente sobre los ingresos laborales?
En Colombia, el cálculo de la retención en la fuente sobre los ingresos laborales se lleva a cabo por medio de dos métodos establecidos por el Estatuto Tributario.
En las dos situaciones, el cálculo se realiza tomando como referencia la UVT vigente y el procedimiento a seguir depende de la modalidad establecida por el empleador.
Paso 1: Definir el procedimiento de cálculo
Existen dos procedimientos para que las personas naturales puedan establecer la retención en la fuente sobre los ingresos laborales:
- Procedimiento 1 (mensual): calcular cada mes el porcentaje de retención en función de los ingresos devengados en ese período.
- Procedimiento 2 (fijo): determinar un porcentaje fijo que se aplica durante seis meses consecutivos.
Para 2025, el cálculo se realiza con base en la UVT vigente.
Paso 2: Depurar la base gravable (aplica a ambos procedimientos)
Fórmula general: Base gravable = Ingresos brutos laborales − Ingresos no gravados − (Deducciones + Rentas exentas)
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Concepto |
Descripción |
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Ingresos brutos laborales |
Salario y pagos laborales (primas, horas extras, comisiones y bonificaciones). No incluye cesantías ni sus intereses. |
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Ingresos no gravados |
Aportes obligatorios del trabajador a salud, pensión y Fondo de Solidaridad Pensional (si aplica). |
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Deducciones y rentas exentas |
Beneficios permitidos por ley: intereses de vivienda, medicina prepagada, dependientes, AFC, aportes voluntarios y renta exenta del 25%. |
Límite general: La suma de deducciones y rentas exentas no puede superar el 40% de la renta líquida, ni el tope anual de 1.340 UVT.
Paso 3: Aplicar el procedimiento correspondiente
Procedimiento 1: cálculo variable mensual
Es el método más usado en la práctica.
- La retención se calcula mes a mes.
- La base gravable se convierte a UVT.
- Se consulta la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.
- El valor retenido varía según el ingreso mensual.
Umbral mínimo 2025: Solo se practica retención si la base gravable supera 95 UVT.
Procedimiento 2: cálculo fijo semestral
Busca mayor estabilidad en la retención del trabajador.
Fórmula: Retención mensual = Base gravable mensual × Porcentaje fijo
- Se calcula dos veces al año (junio y diciembre).
- Se promedian los ingresos gravables de los últimos 12 meses.
- Se define un porcentaje fijo que se aplica durante los siguientes seis meses.
Obligaciones relacionadas con la retención en la fuente
El agente retenedor (empleador) debe cumplir con las siguientes obligaciones:
- Declarar la retención dentro de los plazos establecidos por la DIAN.
- Consignar a la DIAN el monto retenido.
- Expedir los certificados a los beneficiarios.
- Conservar los soportes y documentos del proceso.
Tabla de retención en la fuente (2025 actualizada)
La DIAN actualiza cada año las tarifas de retención aplicables. Para 2025, la tabla de retención en la fuente sobre ingresos laborales es la siguiente:
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¿Quiénes están obligados a practicar retención en la fuente?
Según la DIAN, deben actuar como agentes de retención en la fuente:
- Personas jurídicas (empresas y sociedades).
- Entidades públicas.
- Personas naturales catalogadas como agentes retenedores.
- Entidades sin ánimo de lucro que realicen pagos sujetos a retención.
Retención en la fuente vs retención en la fuente por compras / servicios
La diferencia radica en que la retención en la fuente es el mecanismo general de recaudo, mientras que la retención por compras o servicios aplica a la adquisición de bienes o a la contratación de servicios y no debe confundirse con la retención laboral, que se aplica a salarios y pagos laborales.
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Característica |
Ingresos laborales |
Compras/Servicios |
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Concepto de pago |
Salarios y pagos laborales |
Bienes y servicios |
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Impuesto principal |
Renta del trabajador |
Renta del proveedor |
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Sujeto retenido |
Empleado |
Proveedor |
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Base de cálculo |
Renta gravable depurada |
Valor del pago antes de IVA |
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Tarifa |
Progresiva (0% a 39%) |
Fija según concepto (2.5%, 4%, 6%, etc.) |
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Normativa |
Art. 383, 385 y 386 E.T. |
Art. 392, 395, 401 y ss. E.T. |
Errores comunes en la gestión de la retención en la fuente
- Usar una UVT que no corresponde al año vigente, lo que desajusta las bases y los rangos de retención.
- Confundir las bases mínimas según el tipo de pago, sin diferenciar correctamente entre salarios, servicios o compras.
- Aplicar tarifas que no corresponden, ya sea por el concepto o por el tipo de contribuyente.
- Clasificar mal la naturaleza del pago, afectando la base gravable y el porcentaje a retener.
- Errores en la depuración de la base gravable laboral, especialmente al aplicar deducciones, rentas exentas o el límite del 40%.
- Omitir la retención cuando se actúa como agente retenedor, con impactos fiscales y pérdida de deducibilidad del gasto.
- Fallar en la declaración o consignación ante la DIAN, generando intereses y sanciones.
- Expedir certificados de retención con errores o fuera de plazo, afectando al contribuyente retenido.
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