Entregar una declaración fuera de plazo puede transformarse en una falta tributaria muy costosa para cualquier empresa, independientemente del tamaño o sector.
Lo que muchas compañías desconocen es que este retraso genera lo que se conoce como sanción por extemporaneidad, una multa por tardanza o infracción tributaria.
En esta guía, desglosamos cómo funciona, cuándo aplica, cómo se calcula y, sobre todo, qué se puede hacer para prevenirla o reducirla dentro de la ley, basado en el Estatuto Tributario colombiano y directrices de la DIAN.
¿Qué es la sanción por extemporaneidad y cuándo se genera?
La sanción por extemporaneidad es una multa que impone la DIAN cuando una empresa presenta sus declaraciones de impuestos después de la fecha límite establecida en el calendario tributario.
Por eso es clave entender cómo se calcula en declaraciones comunes como IVA, retenciones o la declaración de renta 2025, para no asumir costos innecesarios por desconocimiento o descuido.
Casos en que aplica:
- Declaración presentada fuera de plazo: La sanción se genera desde el momento en que se vence el plazo máximo de presentación legal para obligaciones como renta, IVA o retenciones.
- Corrección de la declaración: Si se corrige una declaración (por error, ajuste o actualización de datos), pueden sumarse sanciones adicionales, sobre todo si ya existía retraso.
Dato adicional: No pagar a tiempo genera intereses de mora, que se cobran aparte y no son deducibles, lo que aumenta el costo total para la empresa.
¿Cómo calcular la sanción por extemporaneidad paso a paso?
Dato clave: el valor de la UVT cambia cada año. Consulta qué es la UVT y cómo impacta tus impuestos.
El monto final de la sanción varía en función de si se presenta antes o después de recibir el emplazamiento de la DIAN.
Si llega la notificación oficial antes, aplica un porcentaje menor (artículo 641 del estatuto tributario). Si es después, el monto se duplica (artículo 642 del estatuto tributario). Las bases pueden ser el impuesto a cargo, los ingresos brutos o el patrimonio líquido.
A continuación se explican tres escenarios comunes, con ejemplos claros, para entender cómo se calcula y se comparan ambos casos.
Escenario 1: Cuando hay impuesto a cargo
¿Cuándo aplica?
Si la declaración tiene impuesto a cargo (renta, IVA u otro concepto), la DIAN liquida la sanción por extemporaneidad tomando como base ese valor. Se calcula aplicando el 5% por cada mes o fracción de mes de retraso.
En caso de que haya un emplazamiento, la sanción se incrementa al 10%.
Tope máximo permitido:
- Antes del emplazamiento: hasta el 100% del impuesto.
- Después del emplazamiento: hasta el 200% del impuesto.
Ejemplo práctico
Una empresa debía presentar la declaración de IVA de enero-febrero 2025, pero la presentó con 125 días de retraso (5 meses). Impuesto a cargo: $66.500.000 COP.
|
Concepto |
Antes de emplazamiento |
Después de emplazamiento |
|
Porcentaje de sanción |
5% |
10% |
|
Cálculo |
$66,500,000 × 5 meses × 0.05 = $16,625,000 COP |
$66,500,000 × 5 meses × 0.10 = $33,250,000 COP |
|
Límite máximo |
100% del impuesto: $66,500,000 |
200% del impuesto: $133,000,000 |
|
Sanción final |
$16,625,000 COP |
$33,250,000 COP |
¿Por qué se elige ese valor?
La DIAN siempre toma el valor más bajo entre el cálculo y el límite máximo permitido. Si el cálculo excede el límite, se paga el límite.
Escenario 2: Sin impuesto a cargo, pero con ingresos y saldo a favor
¿Cuándo aplica?
Si no hay impuesto a cargo (por pérdidas, descuentos o saldos a favor), pero sí existen ingresos brutos y saldo a favor, la base será diferente. La sanción corresponde al 0,5% de los ingresos previos al emplazamiento, o al 1% tras su recepción.
Tope máximo:
- Antes del emplazamiento: se abona el menor entre 5% de los ingresos, doble del saldo a favor o 2.500 UVT.
- Después del emplazamiento: menor entre 10% de los ingresos, cuádruple del saldo a favor o 5.000 UVT.
Ejemplo práctico:
Una empresa no presentó a tiempo su declaración de IVA. Ingresos brutos: $1.385.550.000 COP. Saldo a favor: $15.000.000 COP. Retraso: 125 días (5 meses).
|
Concepto |
Antes de emplazamiento |
Después de emplazamiento |
|
Porcentaje de sanción |
0,5% |
1% |
|
Cálculo |
$1,385,550,000 × 5 × 0.005 = $34,638,750 COP |
$1,385,550,000 × 5 × 0.01 = $69,277,500 COP |
|
Límite máximo |
- 5% ingresos: $69,277,500 - Doble saldo a favor: $30,000,000 - 2.500 UVT: $124,497,500 |
- 10% ingresos: $138,555,000 - Cuádruple saldo a favor: $60,000,000 - 5.000 UVT: $248,995,000 |
|
Sanción final |
$30,000,000 COP |
$60,000,000 COP |
¿Por qué se elige ese valor?
Siempre se paga el valor más bajo entre el cálculo y los topes legales (ingresos, saldo a favor o UVT). En este caso, el doble o cuádruple del saldo a favor resultó ser la menor cifra.
Escenario 3: Sin impuesto, sin ingresos, solo patrimonio
¿Cuándo aplica?
Cuando no existen ingresos, impuesto a cargo ni saldo a favor, la base de cálculo es el patrimonio líquido del año anterior. La sanción equivale al 1% del patrimonio si es antes de emplazamiento, o 2% si es después.
Tope máximo
- Antes del emplazamiento: menor entre 10% del patrimonio o 2.500 UVT.
- Después del emplazamiento: menor entre 20% del patrimonio o 5.000 UVT.
Ejemplo práctico
Una empresa olvidó presentar la declaración de IVA del período enero-febrero 2025. La fecha límite era el 14 de marzo de 2025, pero se presentó el 17 de julio de 2025, es decir, 125 días tarde, equivalentes a 5 meses.
- Ingresos brutos del período: $0
- Saldo a favor: $0
- Patrimonio líquido (año anterior): $1.341.250.000 COP
|
Concepto |
Antes de emplazamiento |
Después de emplazamiento |
|
Porcentaje sanción |
1% |
2% |
|
Cálculo |
$1,341,250,000 × 5 × 0.01 = $67,062,500 COP |
$1,341,250,000 × 5 × 0.02 = $134,125,000 COP |
|
Límite máximo |
- 10% patrimonio: $134,125,000 - 2.500 UVT: $124,497,500 |
- 20% patrimonio: $268,250,000 - 5.000 UVT: $248,995,000 |
|
Sanción final |
$67,062,500 COP |
$134,125,000 COP |
¿Por qué se elige ese valor?
El cálculo no supera el tope (10% del patrimonio o UVT máximo). Por eso, la sanción final es la misma que da la fórmula.
Consejos para evitar sanciones tributarias en tu empresa
- Organiza, planea con tiempo y coloca recordatorios: Usa un calendario tributario actualizado para no pasar por alto fechas clave (consúltalo aquí).
- Capacita a todas las áreas involucradas: No solo el equipo contable; también administrativos y responsables de aprobar pagos.
- Mantén actualizados: RUT, facturación y registros contables.
- Haz auditorías internas periódicas: Detecta errores a tiempo y corrige antes de que generen sanciones.
- Busca asesoría especializada cuando sea necesario: Un contador o consultor tributario.
- Monitorea cambios normativos: Consulta fuentes oficiales y ajusta procesos.
Planea mejor, evita riesgos y gestiona con respaldo
Cumplir con los plazos tributarios es parte de una gestión empresarial responsable y estratégica. Evitar sanciones por extemporaneidad no solo protege las finanzas de la organización, también refuerza la confianza con autoridades y socios.
Cada proceso, desde la planeación fiscal hasta la presentación de declaraciones, requiere orden, control y datos actualizados. Y ahí es donde contar con herramientas integrales marca la diferencia.
En BUK, entendemos que la gestión de personas, la administración de la nómina y el cumplimiento normativo van de la mano con una operación eficiente. Nuestro software permite a las empresas organizar tareas clave, automatizar recordatorios y centralizar la información.
Si están buscando una forma de fortalecer la gestión de su empresa, optimizar procesos y reducir riesgos, en BUK tenemos un equipo y una plataforma listos para acompañarlos.
Da clic aquí para agendar una llamada y descubre cómo podemos aportar valor a tu negocio.
¡Hola! Soy Nikolle y creo en el poder de las palabras para mover ideas. Me inspiran las historias de personas que h...
¡Déjanos tu comentario!