¿Cómo calcular mi liquidación y qué debo tener en cuenta? Guía completa

Escrito por Camila Sierra | noviembre 14 2024

La liquidación laboral es el cálculo y reconocimiento de las acreencias laborales causadas en dinero, que un colaborador debe recibir al finalizar su vínculo laboral con una empresa en Colombia, independiente de su causa. Este pago final incluye conceptos básicos como salarios, vacaciones, prestaciones sociales, entre ellas, las cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios.

Cuando se termina una relación laboral, calcular la liquidación no es solo un trámite más: es un paso clave para cerrar el vínculo de forma justa y evitar problemas a futuro; ya sea que se trate de una renuncia, un despido o la finalización de un contrato, la liquidación es el pago que corresponde por todo lo trabajado y no entregado aún.

Dentro de este pago se encuentran: el salario pendiente, las cesantías y sus intereses, la prima de servicios, las vacaciones no disfrutadas y en ciertas situaciones, una indemnización; saber calcular correctamente, ayuda a evitar errores que podrían resultar en demandas o pérdidas económicas.

¿Por qué es importante? Un cálculo mal realizado puede generar conflictos legales o financieros. De hecho, según estadísticas del Ministerio del Trabajo, muchas de las consultas que reciben contienen errores o dudas sobre liquidaciones mal ejecutadas.

Por tal razón, tanto empleadores como empleados necesitan comprender cómo calcular una liquidación. Esta guía detalla cuidadosamente cómo se calcula la liquidación colombiana para 2025, qué comprende, cómo influye el tipo de contrato y qué tomar en cuenta para prevenir errores.

¿Qué se entiende por liquidación laboral y en qué circunstancias se concede?

Es el pago final que un empleado debe recibir al finalizar su vínculo de trabajo; esta liquidación abarca todo lo que el empleado ha obtenido o tiene el derecho a obtener y que todavía no ha sido pagado.

Según el Código Sustantivo del Trabajo (CST), la liquidación se aplica en estas circunstancias:

Contrato con fecha fija termina: Por ejemplo, un acuerdo de seis meses que termina.
Renuncia: Cuando una persona opta por dejar su empleo.
Despido sin motivo: Incluye un pago extra (indemnización) para el trabajador.
Despido con motivo: Si existe un motivo válido, como un incumplimiento grave, (la compañía tiene que evidenciarlo).
Acuerdo mutuo: Empresa y empleado deciden finalizar el acuerdo laboral y acuerdan los pagos.
Fallecimiento: La familia obtiene los pagos pendientes.

No todos los contratos generan liquidación. Por ejemplo, los contratos por prestación de servicios, comunes entre independientes, no incluyen beneficios como cesantías o prima, solo el dinero facturado.

Además, en casos extremos, como un delito grave contra la empresa, el empleador podrá abstenerse de efectuar el pago correspondiente hasta que un juez decida, según el artículo 250 del Código Sustantivo del Trabajo.

¿Qué incluye la liquidación laboral?

La liquidación laboral en Colombia abarca distintos conceptos que deben tenerse en cuenta para el cálculo final:

Cesantías: Este fondo obligatorio equivale a un mes de salario por cada año trabajado o fracción del mismo. Su cálculo se basa en el último salario mensual, multiplicado por el tiempo trabajado, y luego dividido entre 360 días. Se reconoce únicamente sobre el valor aún no liquidado ni consignado a la administradora de fondo de cesantías.
Sueldo pendiente: Días trabajados del último mes, que incluyen horas adicionales, comisiones y auxilio de transporte.
Intereses sobre cesantías: Generan un interés del 12 % anual sobre el valor acumulado de las cesantías. Se calcula tomando el valor de las cesantías y multiplicándolo por el interés, dividido entre 360.
Prima de servicios: Es un pago adicional al salario que corresponde a un mes de salario por cada seis meses trabajados, pagadero, mitad en junio y mitad en diciembre del año calendario. Este valor se calcula multiplicando el salario por el número de días del semestre, dividiéndolo por 360.
Vacaciones no disfrutadas: Si el trabajador no ha tomado sus días de vacaciones, estos deben pagarse proporcionalmente al tiempo trabajado. Se calcula dividiendo el salario mensual entre 30 y multiplicando por los días de vacaciones no disfrutados.
Indemnización en las finalizaciones de contrato de trabajo sin justa causa: Dependiendo del término del contrato de trabajo (indefinido, obra o labor, fijo) aplicará la indemnización por despido sin justa causa, tarifada en el Artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo.

¿Cómo calcular la liquidación laboral en 2025?

La liquidación abarca varios principios esenciales, los cuales hemos reunido con fórmulas actuales y un ejemplo práctico que se basa en un empleado que llega al salario mínimo de 2025 ($1.423.500) más el apoyo en transporte ($200.000), sumando un total de $1.623.500 y que se trabajó durante 8 meses (240 días).

También se puede utilizar la Calculadora de liquidación laboral de Buk para hacerlo de forma automática.

Concepto	Descripción	Fórmula de cálculo	Ejemplo práctico (8 meses)
Salario pendiente	Sueldo por los días de trabajo del mes anterior.	Salario mensual × días trabajados ÷ 30	Si realizó 20 días de trabajo: $1.423.500 × 20 ÷ 30 = $949.000
Cesantías	Un mes de sueldo por cada año laborado, o la correspondiente.	(Salario más auxilio de transporte) multiplicado por los días laborados y dividido entre 360.	($1.423.500 + $200.000) × 240 ÷ 360 = $1.082.333
Intereses sobre cesantías	12% anual sobre las cesantías acumuladas.	Cesantías × 12% × días trabajados ÷ 360	$1.082.333 × 0,12 × 240 ÷ 360 = $86.587
Prima de servicios	Medio mes de salario por cada 6 meses, o proporcional.	(Salario más auxilio de transporte) multiplicado por los días laborados y dividido entre 360.	($1.423.500 + $200.000) × 240 ÷ 360 = $1.082.333
Vacaciones	15 días de salario por cada año de trabajo, o la suma correspondiente.	(Salario mensual dividido entre 30) multiplicado por los días de vacaciones que aún no se han tomado.	10 días de vacaciones: ($1.423.500 ÷ 30) × 10 = $474.500

Total: $949,000 + $1,082,333 + $86,587 + $1,082,333 + $474,500 = $3,674,753

Particularidades para trabajadores con salarios variables

Para los empleados que reciben ingresos variables, como las comisiones, estos también deben incluirse como base en la liquidación. El cálculo debe representar la media de ingresos provenientes de horas extra, comisiones y otros incentivos.

Adicionalmente, si el empleado tiene deudas pendientes con la empresa, tales como libranzas o préstamos, estos montos se descuentan del total de la liquidación siempre que se posea la autorización pertinente del empleado.

¿Qué tipos de contratos laborales hay en Colombia?

En Colombia, según el Ministerio del Trabajo, el tipo de contrato laboral determina tanto la duración como las condiciones bajo las cuales se realiza la relación laboral. A continuación, se explican los principales tipos de contratos.

Contrato por obra o labor específica:

Este contrato se establece para realizar una tarea o proyecto en particular, y finaliza cuando dicha obra o labor llega a su conclusión. Es común en sectores como la construcción, la educación y en proyectos con un plazo definido. Aunque su duración depende de la culminación del proyecto, el contrato por obra o labor ofrece los mismos beneficios y descuentos que otros contratos laborales, como el contrato a término fijo e indefinido.

Contrato a término fijo:

El contrato a término fijo tiene una fecha de inicio y de terminación específicas, con una duración que no puede exceder los tres años. Es obligatorio que se formalice por escrito. Cuando la duración del contrato es superior a un año, puede prorrogarse de forma indefinida. Si su duración es menor a un año, puede renovarse hasta tres veces consecutivas. Este tipo de contrato resulta ideal para trabajos con una fecha de culminación determinada.

Contrato a término indefinido:

El contrato a término indefinido no establece una fecha de finalización, permitiendo que el trabajador mantenga una relación laboral continua hasta que alguna de las partes decida terminarla. Este contrato se puede formalizar tanto de forma escrita como verbal. Su flexibilidad en cuanto a duración hace que sea la opción preferida para puestos permanentes en la empresa.

Contrato de aprendizaje:

En este tipo de contrato, una persona que se encuentra en formación técnica o profesional tiene la oportunidad de realizar una práctica en una empresa a cambio de recibir apoyo económico. Durante la fase de formación teórica, el apoyo es equivalente al 50% del salario mínimo mensual, y en la fase práctica, el apoyo sube al 75% del salario mínimo. El contrato de aprendizaje es una herramienta para la formación profesional y permite adquirir experiencia en el campo laboral sin superar los dos años de duración.

Contrato ocasional, temporal o accidental:

Regulado por el Código Sustantivo del Trabajo, este contrato es adecuado para labores transitorias que no son parte de las actividades regulares del colaborador y que tienen una duración de hasta 30 días. Puede ser verbal o escrito, aunque se recomienda documentarlo para especificar claramente las tareas asignadas. Este tipo de contrato es una alternativa para necesidades laborales puntuales y temporales en una organización.

Cada contrato ofrece condiciones específicas que deben ajustarse tanto a la normativa laboral como a las necesidades de las partes involucradas, garantizando así una relación laboral clara y regulada.

¿De qué manera se determina la liquidación dependiendo del tipo de contrato?

De acuerdo con el Ministerio del Trabajo de Colombia, el tipo de contrato de trabajo establece qué elementos se incorporan en la liquidación.

A continuación, presentamos una tabla comparativa de los tipos de contrato más relevantes y la forma en que cada uno se liquida:

Tipo de contrato	¿Cómo se liquida?
Término fijo	Incluye salario pendiente, cesantías, intereses, prima y vacaciones. Si el empleador termina el contrato sin justificación antes de la fecha establecida, tiene la obligación de abonar el sueldo pendiente.
Término indefinido	Aplica la liquidación estándar, si el despido es sin justa causa, se paga una indemnización según el salario: Menos de 10 SMMLV: 30 días por el primer año y 20 por cada adicional. Más de 10 SMMLV: 20 días durante el primer año y 15 para cada año extra.
Obra o labor	Al finalizar la tarea asignada se pagan salario pendiente, cesantías, intereses, prima y vacaciones. Si el contrato finaliza antes sin una razón justa, hay indemnización proporcional.
Contrato de aprendizaje	No genera cesantías, prima, vacaciones ni indemnización, ya que no es un contrato laboral formal sino formativo.
Ocasional, accidental o transitorio	Dura máximo 30 días. Se paga salario por los días trabajados y aplica liquidación con los mismos derechos de un contrato laboral.
Prestación de servicios (civil)	No se trata de un contrato de trabajo, por lo que el contrato de prestación de servicios no otorga derecho a liquidación ni beneficios sociales.

¿Cuáles son las medidas a tomar si se incumple con la liquidación?

Si la empresa no efectúa la liquidación, el trabajador puede realizar los siguientes procesos:

Puede dirigirse a la oficina del Ministerio del Trabajo o al inspector de trabajo, llevar los documentos que confirmen su relación laboral y los sueldos adeudados.
Es posible tratar una conciliación con el apoyo del inspector laboral, la Defensoría del Pueblo o los consultorios jurídicos.
Es posible interponer una demanda ante un juez de trabajo para reclamar lo que corresponde.

¿Qué herramientas usar para calcular la liquidación laboral?

En Buk ofrecemos una calculadora gratuita, la cual permite realizar liquidaciones en minutos de forma fácil y precisa; aprovéchala aquí.

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