Liquidar bien las prestaciones sociales en Colombia es una de las tareas más sensibles para las áreas de Recursos Humanos y nómina. Un error en la liquidación no solo afecta el bolsillo del trabajador: también expone a la empresa a sanciones.
Pues omitir conceptos, usar divisores desactualizados o calcular mal el valor hora puede traer consecuencias financieras y legales: desde requerimientos de la UGPP por inconsistencias en los aportes, hasta la sanción moratoria del Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), que equivale a un día de salario por cada día de retardo en el pago.
En esta guía te explicamos cómo calcular cada concepto, cuáles son las fechas clave de pago y cómo impactan los cambios normativos recientes en tu liquidación. ¡Empecemos!
| Prestación / Concepto | Fórmula legal | Fecha límite de pago / Consignación | ¿Incluye aux. transporte? |
|---|---|---|---|
| Prima de servicios |
(Salario base × días trabajados) / 360
|
• Primera mitad: máximo 30 de junio • Segunda mitad: primeros 20 días de diciembre (máx. 20 dic.) |
Sí (si devenga hasta 2 SMLMV). |
| Cesantías |
(Salario base × días trabajados) / 360
|
Consignación en el fondo: Máximo 14 de febrero del año siguiente. | Sí (si devenga hasta 2 SMLMV). |
| Intereses sobre cesantías |
(Cesantías acumuladas × días trabajados × 0,12) / 360.
|
Pago directo al trabajador: Máximo 31 de enero. | No (el auxilio de transporte ya está incluido en la base de cesantías). |
| Vacaciones (descanso remunerado) |
(Salario básico × días trabajados) / 720
|
Al inicio del descanso o en la liquidación final. | No. |
De acuerdo con el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), la base salarial para la liquidación de las prestaciones sociales se conforma por todo pago que reciba el trabajador como remuneración directa del servicio, sin importar la denominación que se le dé.
A continuación, delimitaremos los conceptos que se deben sumar y los que se deben excluir:
- Salario básico mensual.
- Comisiones por ventas o cumplimiento de metas.
- Horas extras y recargos (nocturnos, dominicales y festivos).
- Auxilio de transporte (el cual, aunque no es salario, por disposición legal expresamente establecida en la Ley 1 de 1963, se incluye para el cálculo de prima de servicios y cesantías).
- Bonificaciones habituales que remuneren directamente el trabajo.
- Vacaciones (al ser un descanso remunerado y no una prestación social).
- Auxilios extralegales expresamente pactados como no constitutivos de salario (Art. 128 del CST).
- Viáticos accidentales o de representación.
- Herramientas de trabajo o elementos necesarios para el desempeño de funciones.
Con la reducción de la jornada máxima legal a 42 horas semanales, el divisor para calcular el valor de la hora ordinaria pasa de 220 a 210 horas mensuales (42 horas ÷ 6 días × 30 días). Si el salario mensual no cambia, cada hora ordinaria vale más.
Sobre ese valor hora más alto se calculan los recargos: el nocturno (35 %), que ahora aplica desde las 7:00 p. m., y el dominical y festivo (90 % desde el 1 de julio de 2026). Por eso, un mismo turno nocturno, dominical o festivo se paga más que antes.
Como estos recargos hacen parte del salario, el promedio mensual devengado sube. Esto aumenta la base sobre la cual se liquidan la prima de servicios y las cesantías.
Con la implementación gradual de la Ley 2101 de 2021 en Colombia, la jornada laboral máxima legal es de 42 horas semanales desde el 15 de julio de 2026. Esta reducción modifica el valor de la hora ordinaria y, por tanto, el cálculo de las horas extras y de los recargos nocturnos, dominicales y festivos.
Con la jornada de 42 horas, el divisor mensual para determinar el valor de la hora pasa de 220 a 210 horas (42 horas ÷ 6 días × 30 días).
Ahora, como las horas extras y los recargos hacen parte del salario, al subir el valor de cada hora, aumenta el promedio devengado de quienes los causan. Ese promedio es la base para liquidar la prima de servicios y las cesantías, que mantienen la fórmula de días trabajados sobre 360.
Supongamos un trabajador que devenga un salario mínimo e ingresa a liquidación el 31 de diciembre de 2026, tras haber laborado todo el año (360 días).
Las cesantías son una prestación social obligatoria en Colombia y están reguladas por la Ley 50 de 1990. Estas se liquidan una vez al año. La fecha límite para la consignación de las cesantías al fondo privado o público administrado es el 14 de febrero del año siguiente al periodo liquidado.
Cesantías = salario base con aux. de transporte x días trabajados / 360
Cesantías = $2'000.000 x 360 / 360 = $2'000.000
Los intereses sobre cesantías corresponden al 12 % anual sobre el valor abonado por concepto de cesantías acumuladas a 31 de diciembre. Son una prestación social que el empleador paga directamente al trabajador (no el fondo de cesantías) a más tardar el 31 de enero de cada año o en la liquidación final.
Intereses = cesantías acumuladas x días trabajados x 0,12 / 360
Intereses = $2'000.000 x 360 x 0,12 / 360 = $240.000
La prima de servicios es un derecho establecido por ley para todos los trabajadores colombianos. Según el Ministerio del Trabajo, equivale a 15 días de salario por semestre. Se calcula sobre el último salario mensual devengado si es fijo o sobre el promedio del semestre si es variable (art. 306 CST).
Respecto a los plazos legales de pago, el empleador debe cancelar la prima de servicios en dos cuotas al año: la primera mitad con plazo máximo hasta el 30 de junio y la segunda mitad durante los primeros 20 días del mes de diciembre.
Prima de servicios = salario base con aux. de transporte x días trabajados / 360
Prima de servicios = 2'000.000 x 360 / 360 = $2'000.000
El auxilio de transporte no entra en esta base (la excepción de la Ley 1 de 1963 cubre solo cesantías y prima, no vacaciones).
Vacaciones = salario básico x días trabajados / 720
Vacaciones = $1'750.905 x 360 / 720 = $875.453
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Cesantías | $2.000.000 |
| Intereses sobre cesantías | $240.000 |
| Prima de servicios | $2.000.000 |
| Vacaciones | $875.453 |
| Total | $5.115.453 |
Según el Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), si el empleador no paga al trabajador los salarios y prestaciones sociales que le debe, tendrá que pagar una indemnización moratoria equivalente al último salario diario por cada día de retardo. Esta sanción funciona así:
Además, la sanción no se aplica de forma automática: el juez analiza la conducta del empleador y si tuvo razones serias y atendibles para no pagar.
Por incumplir las fechas de pago anuales: aunque el contrato siga vigente, las fechas también tienen sanción propia:
Para evitar este riesgo, automatiza la liquidación de prestaciones con el software de nómina de Buk. La plataforma aplica los nuevos divisores de la jornada de 42 horas y te ayuda a cumplir las fechas de pago, lo que reduce el riesgo de errores y pagos extemporáneos.
El entendimiento de los cálculos y procedimientos es vital para evitar problemas legales relacionados con liquidaciones incorrectas. Con estos ejemplos y directrices, podrás gestionar las prestaciones sociales de manera efectiva, garantizando que los derechos de tus colaboradores sean respetados y cumplidos.
Es importante que cuentes con métodos claros y precisos al calcular las prestaciones sociales. Actualmente, es una gran ventaja contar con un software especializado o consultar a expertos en gestión humana para desarrollar políticas internas que aseguren la consistencia y precisión en el cálculo de las prestaciones.
Seleccionar métodos de pago seguros y eficientes es esencial para garantizar que los empleados reciban sus prestaciones sociales de manera oportuna y sin contratiempos. Las empresas suelen optar por transferencias bancarias directas o sistemas de pago electrónico para agilizar el proceso y minimizar errores.
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