Liquidación de prestaciones sociales en Colombia: ejemplos y procedimientos

Calcular la liquidación de prestaciones sociales es una tarea decisiva para los equipos de Gestión Humana en Colombia. Hacerlo con datos desactualizados genera severos riesgos financieros, desde requerimientos de la UGPP hasta indemnizaciones por mora bajo el Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Conocer con exactitud la base salarial, las fechas límite y las fórmulas de ley evita costosas contingencias laborales.

En este artículo te explicamos el paso a paso, los cambios por la jornada laboral y todo lo necesario para asegurar un proceso preciso, oportuno y ajustado a la normativa vigente.

Conceptos que constituyen base salarial para la liquidación 

De acuerdo con el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), la base salarial para la liquidación de las prestaciones sociales se conforma por todo pago que reciba el trabajador como remuneración directa del servicio, sin importar la denominación que se le dé.

A continuación, delimitaremos los conceptos que se deben sumar y los que se deben excluir:

Conceptos que suman a la base:

- Salario básico mensual.
- Comisiones por ventas o cumplimiento de metas.
- Horas extras y recargos (nocturnos, dominicales y festivos).
- Auxilio de transporte (el cual, aunque no es salario, por disposición legal expresamente establecida en la Ley 1 de 1963, se incluye para el cálculo de prima de servicios y cesantías).
- Bonificaciones habituales que remuneren directamente el trabajo.

Conceptos que se excluyen de la base:

Efecto de la reducción de la jornada laboral (Ley 2101) en salarios variables

Con la implementación gradual de la Ley 2101 de 2021 en Colombia, la jornada laboral máxima legal se ha fijado en 42 horas semanales. Esta reducción modifica de manera directa el valor ordinario por hora y, por ende, el cálculo de las horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos de los trabajadores con salario variable.

Al reducirse la jornada legal a 42 horas a la semana, el divisor mensual ordinario pasa a ser de 210 horas (en lugar de las 220 horas tradicionales del esquema anterior).

Al aumentar el valor de cada hora ordinaria y extraordinaria, el promedio prestacional mensual del colaborador aumenta, impacto que debe recalcularse al determinar la base para la prima de servicios y las cesantías.

Ejemplo de liquidación de prestaciones sociales: paso a paso

Supongamos que un empleado que devenga el salario mínimo termina su contrato el 31 de diciembre de 2026, tras trabajar todo el año (360 días para efectos de liquidación laboral).

• Salario mínimo mensual 2026: $1.750.905
• Auxilio de transporte 2026: $249.095 (aplica porque devenga hasta 2 SMLMV)

Paso 1: determinar el salario base de liquidación

Salario base = $1.750.905 (básico) + $249.095 (aux. transporte) = $2.000.000

Paso 2: calcular las cesantías

Las cesantías son una prestación social obligatoria en Colombia y están reguladas por la Ley 50 de 1990. Estas se liquidan una vez al año. La fecha límite para la consignación de las cesantías al fondo privado o público administrado es el 14 de febrero del año siguiente al periodo liquidado.

Fórmula: Salario base × días trabajados / 360

$2.000.000 × 360 / 360 = $2.000.000

Paso 3: calcular los intereses sobre cesantías (Ley 52 de 1975)

Los intereses generados por las cesantías están determinados por el Gobierno Nacional y son pagados por las entidades financieras donde se encuentran depositadas.

Fórmula: cesantías × días trabajados × 0,12 / 360

Intereses sobre cesantías = $2.000.000 × 360 × 0,12 / 360 = $240.000

Paso 4: calcular la prima de servicios

La prima de servicios es un derecho establecido por ley para todos los trabajadores colombianos. Según el Ministerio del Trabajo, se calcula como el promedio de todos los salarios devengados por el trabajador durante el último año de servicio o proporcionalmente si el tiempo de trabajo es menor.

Respecto a los plazos legales de pago, el empleador debe cancelar la prima de servicios en dos cuotas al año: la primera mitad con plazo máximo hasta el 30 de junio y la segunda mitad durante los primeros 20 días del mes de diciembre (vencimiento el 20 de diciembre).

Para este ejemplo, como el salario se mantuvo estable todo el año, la prima anual equivale a un salario base de $2.000.000.

Paso 5: calcular las vacaciones

El auxilio de transporte no entra en esta base (la excepción de la Ley 1 de 1963 cubre solo cesantías y prima, no vacaciones).

Fórmula: Salario básico × días trabajados / 720

$1.750.905 × 360 / 720 = $875.453

Paso 6: sumar el total de prestaciones sociales

Sanciones e indemnizaciones por el no pago de prestaciones sociales

El incumplimiento o pago extemporáneo de las obligaciones prestacionales en Colombia acarrea severas penalizaciones financieras de orden legal para las empresas.

De acuerdo con el Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), si a la terminación del contrato el empleador no paga al trabajador los salarios y prestaciones sociales debidos, salvo los casos de retención autorizados por la ley o convenidos por las partes, deberá pagar al trabajador como indemnización moratoria una suma igual al último salario diario por cada día de retardo.

Indemnización por despido

La indemnización por despido sin justa causa está regulada por el Artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y varía según el salario del trabajador y su tiempo de servicio:

Salario inferior a 10 SMLMV:

- 30 días de salario si el trabajador tiene un año o menos de servicio.
- Si supera el año, se suman 20 días adicionales de salario por cada año subsiguiente de servicio (proporcional por fracción de año).

Salario igual o superior a 10 SMLMV:

- 20 días de salario si el trabajador tiene un año o menos de servicio.
- Si supera el año, se suman 15 días adicionales de salario por cada año subsiguiente de servicio (proporcional por fracción de año).

Contratos a término fijo:

La indemnización equivale al valor de los salarios correspondientes al tiempo que falte para cumplir el plazo estipulado en el contrato.

Esta indemnización es independiente de la liquidación de prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima y vacaciones), que se debe pagar siempre, sin importar la causa de terminación del contrato.

Seguro médico

El seguro médico es una prestación no obligatoria que algunas compañías ofrecen a sus colaboradores como parte de su paquete de beneficios. Instituciones como la Superintendencia Nacional de Salud supervisan y regulan las pólizas de seguros médicos en Colombia para garantizar que cumplan con los estándares de calidad y cobertura requeridos.

Plan de pensiones

El cálculo del plan de pensiones puede variar de acuerdo al tipo de plan y las contribuciones del colaborador y el empleador. Por ejemplo, en un plan de pensión de contribución definida, las contribuciones mensuales del trabajador y del empleador se suman y se acumulan durante el tiempo de servicio del colaborador, generando un fondo que será usado al momento de la jubilación. 

Seguro de desempleo

A diferencia de otros países, en Colombia no existe un seguro de desempleo financiado con una cotización mensual sobre la nómina. En su lugar, la ley creó el Mecanismo de Protección al Cesante (Ley 1636 de 2013), un sistema de apoyo para trabajadores que quedan sin empleo.

Este mecanismo se financia principalmente con el aporte parafiscal del 4% que los empleadores ya realizan a las Cajas de Compensación Familiar, además del ahorro voluntario de cesantías que el trabajador puede destinar a este fin.

Para acceder a los beneficios, el trabajador debe haber cotizado a una Caja de Compensación Familiar durante al menos un año (continuo o discontinuo) en los últimos tres años, si es dependiente, o al menos dos años en ese mismo periodo, si es independiente. Entre los beneficios se encuentran:

• Pago de la cotización a salud y pensión sobre 1 SMLMV, durante hasta 6 meses.
• Una transferencia económica para los cotizantes de categorías A y B del Subsidio Familiar.
• Acceso al Servicio Público de Empleo y a programas de capacitación para facilitar la reinserción laboral.

Subsidio familiar

El subsidio familiar depende del número de personas a cargo (no solo hijos menores, también padres mayores de 60 años sin ingresos, hermanos huérfanos menores de 18 años o personas con discapacidad a cargo) y solo pueden acceder a él los trabajadores que devengan hasta 4 SMLMV.

La Superintendencia del Subsidio Familiar fija anualmente el valor de la cuota monetaria, que varía según el departamento y la categoría de ingresos del trabajador.

Para calcular el subsidio familiar, te recomendamos utilizar el Simulador de Subsidio Familiar que ofrece la Superintendencia de Subsidio Familiar.

Optimiza la liquidación de prestaciones sociales

El entendimiento de los cálculos y procedimientos es vital para evitar problemas legales relacionados con liquidaciones incorrectas. Con estos ejemplos y directrices, podrás gestionar las prestaciones sociales de manera efectiva, garantizando que los derechos de tus colaboradores sean respetados y cumplidos.

Procedimientos de cálculo

Es importante que cuentes con métodos claros y precisos al calcular las prestaciones sociales. Actualmente, es una gran ventaja contar con un software especializado o consultar a expertos en gestión humana para desarrollar políticas internas que aseguren la consistencia y precisión en el cálculo de las prestaciones.

Métodos de pago

Seleccionar métodos de pago seguros y eficientes es esencial para garantizar que los empleados reciban sus prestaciones sociales de manera oportuna y sin contratiempos. Las empresas suelen optar por transferencias bancarias directas o sistemas de pago electrónico para agilizar el proceso y minimizar errores.

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