Las compañías colombianas realizan la liquidación de nómina con un formato estándar que se rige por las legislaciones nacionales vigentes y que se encuentra enmarcado bajo una estructura que consta de tres partes: devengos, deducciones y apropiaciones.
El primer paso al momento de construir la nómina de tu empresa es entender el devengado porque es la parte del proceso que “suma” y que nos explica el valor total de ingresos que obtiene un colaborador como retribución a su trabajo antes de que se le apliquen deducciones en su salario.
Los devengos se componen por el salario básico, las horas extra, los recargos, comisiones, el auxilio de transporte, licencias, incapacidades, entre otros.
Hoy en día existen herramientas útiles, como los softwares de nómina, para hacer el cálculo de los devengos de manera automática y minimizando los errores humanos. De igual forma es oportuno saber cómo son realizados estos cálculos para comprender el proceso de liquidación de nómina en nuestras empresas.
1. Salario Básico:
El salario básico es lo mínimo que los colaboradores devengarán en un periodo de tiempo establecido, generalmente de 30 días (mensual). Es una remuneración fija que se les paga por ejercer sus funciones durante la jornada acordada, sin condiciones y sin consideraciones extra. Es importante resaltar que el salario quincenal no está por ley, y aunque muchas empresas lo utilizan, los cálculos para los devengos se hacen con base en el mes completo.
Salario Básico = (Salario Mensual / 30 días * # días trabajados)
Tener en cuenta:
Para el número de días trabajados es necesario tener en cuenta que no se consideran las licencias, permisos, incapacidades o vacaciones.
Si la empresa trabaja bajo un calendario comercial (360 días), que es lo más común, se liquidan todos los meses con 30 días. Es decir, si un colaborador trabaja durante todo el mes, aunque ese mes tenga 28 o 31 días, se consideran 30 días para el cálculo.
Algunas empresas manejan un calendario de 365 días. Algunas empresas hacen uso de los pagos quincenales, aunque esto no está descrito por ley e igual los cálculos se hacen con base en un periodo mensual.
2. Horas Extra:
Son las horas trabajadas adicionales a la jornada laboral ordinaria, que por defecto la ley considera que tiene 8 horas diarias, en días hábiles. Para calcularlas debemos tener en cuenta 2 conceptos: el Tipo de Hora Extra y el Valor Ordinario de una hora.
2.1 Tipos de Hora Extra:
En Colombia hay 4 tipos de Horas Extra a las cuales se les asignan diferentes porcentajes de pago. Es importante identificar frente a qué tipo de Hora Extra nos encontramos para aplicar el factor correspondiente.
- Hora Extra Diurna Ordinaria: Valor hora ordinaria + 25% Fórmula: (Salario Básico/240*1.25)
- Hora Extra Nocturna Ordinaria: Valor hora ordinaria + 75% Fórmula: (Salario Básico/240*1.75)
- Hora Extra Diurna Dominical/Festiva: Valor hora ordinaria +75% por festivo +25% recargo diurno Fórmula: (Salario Básico/240*2)
- Hora Extra Nocturna Dominical/Festiva: Valor hora ordinaria +75% por festivo +75% recargo nocturno Fórmula: (Salario Básico/240*2.5)
2.2 Valor ordinario de una hora:
El valor ordinario de una hora, se conoce dividiendo el salario mensual de un colaborador por el número de horas que trabaja en el mes. Para una jornada común debería ser:
Salario Mensual / 240 = Valor Hora
Cálculo del devengo:
Tomando en cuenta los valores anteriores, las Horas Extra entonces se calcularía con la siguiente fórmula:
Valor Horas Extra = Valor Hora x #Horas Extra x (Factor Hora Extra)
*Nota: para Salario Integral no se pagan Horas Extra.
3. Recargos:
Los recargos al igual que las horas extra están sujetos a la jornada laboral ordinaria o a aquella que se haya acordado entre el empleador y el colaborador. Son pagos adicionales a los que tienen derecho los colaboradores que realizan su jornada laboral en espacios de descanso, como los fines de semana, festivos u horarios nocturnos.
En Colombia hay 3 tipos de Recargos con los siguientes ratios de pago:
- Nocturno Ordinario: 0.35
- Diurno Festivo/Dominical: 1.75
- Nocturno Festivo/Dominical: 1.10
Los recargos se liquidan dependiendo de su tipo y del Valor ordinario de una hora, con la siguiente fórmula:
Valor Hora x # Horas Recargos x Factor Recargo
*Nota: para Salario Integral no se pagan recargos
4. Incapacidades de Origen Común:
Las incapacidades de origen común se deben pagar por el empleador, la EPS o el fondo de pensiones según el tiempo de duración de la incapacidad.
- 0 a 2 días: debe pagar el empleador.
- 3 a 90 días: debe parar la EPS y cubre el 66,67%
- 91 a 180 días: debe pagar la EPS y cubre el 50%
- 181 a 540 días: debe pagar el Fondo de Pensiones.
- 541 días en adelante: debe pagar la EPS o el Fondo de Pensiones según el caso puntual.
Algunas observaciones:
- Con respecto al pago de incapacidades, si el empleado cuenta con salario fijo su base de liquidación tendrá como referencia el IBC de seguridad social del mes inmediatamente anterior, en caso de ser variable tendrá en cuenta el promedio de los IBC de seguridad social de los últimos doce meses o proporcional al tiempo laborado en caso de no tener un año al momento del suceso.
- Se debe tener en cuenta que para el salario integral la Ley 789 de 2002, Art 49, y el decreto 780, artículo 2.2.1.1.2.1 aclaran que la base para efectuar los aportes de seguridad social y parafiscales es el 70% que corresponde a la parte salarial y queda exento el 30% que equivale al factor prestacional. Es autonomía de la empresa si desea reconocer el valor de la incapacidad sobre el 30% del factor prestacional, ya que la normatividad no lo contempla como obligatorio.
- Algunas empresas pagan el 100% durante toda la duración de las incapacidades. Esto es opcional.
5. Incapacidades de Origen Laboral:
Este tipo de incapacidades se otorgan por accidentes o enfermedades de origen laboral y son pagadas 100% por ARL. Para liquidar este tipo de incapacidades se tiene en cuenta el salario sobre el cual se hayan realizados los aportes a seguridad social.
6. Licencia Remunerada/Maternidad/Paternidad/Luto/Calamidad Doméstica:
Todos estos tipos de licencias los debe pagar al 100% el empleador. Se considera el Salario Básico para su pago. Para el caso de Licencia Maternidad, si el colaborador cuenta con Salario Integral se paga el 70%.
*Las licencias no remuneradas, suspensiones y abandonos no hacen parte de los devengos.
7. Auxilio de transporte:
El auxilio de transporte es definido cada año y se les asigna a los colaboradores que ganan hasta 2 salarios mínimos legales vigentes. Por defecto, para saber si se superan los 2 salarios mínimos legales vigentes se considera el Salario Básico y otros pagos de carácter salarial que el empleado haya percibido en el mes. Este auxilio se paga proporcional a los días trabajados y se descuentan las vacaciones tomadas, las incapacidades o cualquier tipo de ausentismo que presente el empleado. Hay casos en que no se le paga el 100% del auxilio de transporte al colaborador por tener teletrabajo.
*No se consideran los contratos SENA.
8. Otros auxilios:
Existen otros auxilios como el de alimentación o el de rodamiento, que son devengos no salariales y que dependen del caso de cada empresa en particular. Dichos auxilios no hacen base para seguridad social ni prestaciones. Sin embargo, para el cálculo de la retención en la fuente la ley estipula cuáles auxilios están exentos y cuáles no, asimismo estos pagos se deben tener en cuenta para validar el exceso de la ley 1393.
Otros devengos salariales:
Existen otro tipo de devengos salariales, como por ejemplo las comisiones, que dependen de cada empresa y tienen relación con el trabajo realizado. Estos se acuerdan en el contrato de trabajo o en otro momento de la relación laboral y su pago no depende de las horas trabajadas por un colaborador, sino de su productividad.
¿Por qué es importante realizar estos cálculos de forma correcta?
Es importante que los devengos sean calculados de manera precisa, porque al ser los conceptos por los que se le retribuye a cada colaborador, son los primeros valores que tomamos en cuenta para realizar el pago de la nómina. De ser mal calculados los devengos, el siguiente paso, que sería restar las deducciones y apropiaciones, también quedaría registrado de forma incorrecta.
