Manual de Liquidación de Nómina

Años atrás, los procesos relacionados con el cálculo y pago de nómina se trabajaban en hojas de cálculo (Excel) y requerían horas de cálculos manuales, por lo que los errores eran una posibilidad. Sin embargo, en la actualidad existen softwares especializados en liquidación de nómina, capaces de optimizar al máximo este proceso, incrementando el rendimiento del departamento de RRHH o de las áreas encargadas.

¿Cómo elegir un software de liquidación de nómina?

En toda empresa suele existir un momento en el que se debe tomar una decisión para contratar un software de liquidación de nómina que facilite los pagos mes a mes. Este tema se va haciendo mucho más relevante para la gestión de los recursos humanos en la medida en que las empresas comienzan a crecer y aumentan en número de colaboradores. Es ahí cuando se ven frente a la necesidad de tener una nómina más organizada, construida con eficiencia, confiabilidad y seguridad.

Si llegó el momento de buscar un software de liquidación de nómina para tu empresa, acá te dejamos 5 aspectos clave que debes considerar.

Software de liquidación de nómina: 5 aspectos clave para elegir uno.

1. Confiabilidad

¡Debes elegir un software que te genere confianza! Estás delegando el pago de tu nómina a un sistema que utiliza un motor de cálculo para asignar el sueldo a tus colaboradores. El motor de cálculo debe ser muy preciso y no tener errores, debe darte la seguridad de que te ayudará a hacer tu trabajo en la forma correcta y por supuesto de forma más rápida y eficiente.

2. Usabilidad

Busca un software que tenga una interfaz intuitiva y amigable, que sea fácil de utilizar y de ajustar a las necesidades de tu empresa. La idea es que encuentres una solución con la que te sientas cómodo trabajando para que realmente sientas que te simplifica las tareas operativas y que te ahorra tiempo a la hora de liquidar tu nómina.

3. Buen servicio al cliente

Una de las características que debes considerar es que la plataforma de liquidación de nómina que elijas venga acompañada de un buen servicio al cliente. Cuando comenzamos a trabajar con una solución nueva en la empresa, normalmente necesitamos mucha ayuda para que el sistema quede bien implementado y funcionando correctamente según nuestras necesidades. Por esto es importante contar con un buen servicio al cliente, que te acompañe y te respalde, que esté contigo cada vez que así lo requieras.

4. Flexibilidad

Elige un software de nómina que puedas configurar fácilmente teniendo en cuenta las características y particularidades que tenga tu empresa. Por ejemplo, es necesario que puedas adaptar el sistema a requerimientos puntuales según el tipo de industria o número de colaboradores. La implementación y el uso tiene que ser fácil y no tener obstáculos para tus necesidades.

5. Conectividad

Otro punto importante a considerar es la conectividad. Hay muchas soluciones que tienen muy buena conectividad desde un PC, en la oficina por ejemplo, pero cuando necesitas salir o conectarte desde otro lugar no funcionan igual de bien.
Busca una herramienta que te permita conexión donde quieras y como quieras. Hoy en día, el teletrabajo y trabajo en casa son modalidades comúnmente utilizadas por la empresas, por lo tanto es necesario tener un sistema que te permita trabajar desde donde sea que estés. Además, que te dé la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo, sea un PC, computador portátil, tablet o smartphone.

El objetivo de incorporar un software de nómina en tu empresa es que te permite optimizar tareas operativas y hacer tu trabajo de manera rápida y eficiente.
Te recomendamos que pruebes BUK, una solución 100% en la nube que aparte de permitirte liquidar tu nómina fácilmente, te ayuda a reducir tiempo y costos digitalizando documentos y usando firma electrónica. Además, te da la posibilidad de gestionar el talento dentro de tu empresa y a fomentar un buen clima organizacional. Es una solución muy completa para la gestión humana. Conócelo aquí y agenda una reunión para obtener una demostración.

¿Por qué elegir Buk? 

Al apoyarte en Buk, el software integral de recursos humanos líder del mercado, obtendrás beneficios como:

Servicio al cliente de primer nivel

En Buk encontrarás un servicio al cliente (SAC) de alta calidad. De hecho, el 90,9% de los clientes de la plataforma está muy satisfecho con este aspecto. Así, podrás solucionar en minutos cualquier contingencia que se presente con el sistema contable de nómina.  

Plataforma integral: todo está en un solo lugar

Con Buk podrás, entre otras cosas, calcular y pagar remuneraciones, crear finiquitos, firmar contratos, realizar encuestas, mantener contacto con los colaboradores, gestionar inteligentemente los datos de cada trabajador, generar planes de acción y ejecutar procesos de reclutamiento.

Tecnología de última generación

El software de nómina y todas las funcionalidades de la plataforma operan con servidores AWS, con respaldo diario en la nube y servidores locales, bases de datos independientes y una conexión segura mediante HTTPS.

Actualizaciones permanentes

Para mejorar la experiencia del usuario, la plataforma se actualiza constantemente para optimizarla a diario. Así, puedes contar con una herramienta en permanente evolución, adaptándose a las necesidades de tu empresa.

Flexibilidad

Buk es una plataforma que responde a los requerimientos de empresas de todos los sectores. Además, está diseñada para que puedas acceder a ella desde cualquier dispositivo móvil con conexión a Internet.

Gran usabilidad

Una de las grandes ventajas de Buk es que cuenta con una interfaz sencilla y amigable, que facilita al máximo el uso del programa.

Integración con otros sistemas

Para una mayor eficiencia, puedes integrarlo con otras plataformas, como UGPP, Bancos, Operadores PILA, Ministerio del Trabajo y SG-SST (sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo). Eso, además de incorporarse a sistemas internos, como un ERP.

Las compañías colombianas realizan la liquidación de nómina con un formato estándar que se rige por las legislaciones nacionales vigentes y que se encuentra enmarcado bajo una estructura que consta de tres partes: devengos, deducciones y apropiaciones.

El primer paso al momento de construir la nómina de tu empresa es entender el devengado porque es la parte del proceso que “suma” y que nos explica el valor total de ingresos que obtiene un colaborador como retribución a su trabajo antes de que se le apliquen deducciones en su salario.

Los devengos se componen por el salario básico, las horas extra, los recargos, comisiones, el auxilio de transporte, licencias, incapacidades, entre otros.

¿Cómo se calculan los devengos?

Hoy en día existen herramientas útiles, como los softwares de nómina, para hacer el cálculo de los devengos de manera automática y minimizando los errores humanos. De igual forma es oportuno saber cómo son realizados estos cálculos para comprender el proceso de liquidación de nómina en nuestras empresas.

1. Salario Básico:

El salario básico es lo mínimo que los colaboradores devengarán en un periodo de tiempo establecido, generalmente de 30 días (mensual). Es una remuneración fija que se les paga por ejercer sus funciones durante la jornada acordada, sin condiciones y sin consideraciones extra. Es importante resaltar que el salario quincenal no está por ley, y aunque muchas empresas lo utilizan, los cálculos para los devengos se hacen con base en el mes completo.

Salario Básico = (Salario Mensual / 30 días * # días trabajados)

Tener en cuenta:

Para el número de días trabajados es necesario tener en cuenta que no se consideran las licencias, permisos, incapacidades o vacaciones.
Si la empresa trabaja bajo un calendario comercial (360 días), que es lo más común, se liquidan todos los meses con 30 días. Es decir, si un colaborador trabaja durante todo el mes, aunque ese mes tenga 28 o 31 días, se consideran 30 días para el cálculo.
Algunas empresas manejan un calendario de 365 días. Algunas empresas hacen uso de los pagos quincenales, aunque esto no está descrito por ley e igual los cálculos se hacen con base en un periodo mensual.

2. Horas Extra:

Son las horas trabajadas adicionales a la jornada laboral ordinaria, que por defecto la ley considera que tiene 8 horas diarias, en días hábiles. Para calcularlas debemos tener en cuenta 2 conceptos: el Tipo de Hora Extra y el Valor Ordinario de una hora.

2.1 Tipos de Hora Extra:

En Colombia hay 4 tipos de Horas Extra a las cuales se les asignan diferentes porcentajes de pago. Es importante identificar frente a qué tipo de Hora Extra nos encontramos para aplicar el factor correspondiente.

• Hora Extra Diurna Ordinaria: Valor hora ordinaria + 25% Fórmula: (Salario Básico/240*1.25)
• Hora Extra Nocturna Ordinaria: Valor hora ordinaria + 75% Fórmula: (Salario Básico/240*1.75)
• Hora Extra Diurna Dominical/Festiva: Valor hora ordinaria +75% por festivo +25% recargo diurno Fórmula: (Salario Básico/240*2)
• Hora Extra Nocturna Dominical/Festiva: Valor hora ordinaria +75% por festivo +75% recargo nocturno Fórmula: (Salario Básico/240*2.5)

2.2 Valor ordinario de una hora:

El valor ordinario de una hora, se conoce dividiendo el salario mensual de un colaborador por el número de horas que trabaja en el mes. Para una jornada común debería ser:

Salario Mensual / 240 = Valor Hora

Cálculo del devengo:

Tomando en cuenta los valores anteriores, las Horas Extra entonces se calcularía con la siguiente fórmula:

Valor Horas Extra = Valor Hora x #Horas Extra x (Factor Hora Extra)

*Nota: para Salario Integral no se pagan Horas Extra.

3. Recargos:

Los recargos al igual que las horas extra están sujetos a la jornada laboral ordinaria o a aquella que se haya acordado entre el empleador y el colaborador. Son pagos adicionales a los que tienen derecho los colaboradores que realizan su jornada laboral en espacios de descanso, como los fines de semana, festivos u horarios nocturnos.

En Colombia hay 3 tipos de Recargos con los siguientes ratios de pago:

• Nocturno Ordinario: 0.35
• Diurno Festivo/Dominical: 1.75
• Nocturno Festivo/Dominical: 1.10

Los recargos se liquidan dependiendo de su tipo y del Valor ordinario de una hora, con la siguiente fórmula:

Valor Hora x # Horas Recargos x Factor Recargo

*Nota: para Salario Integral no se pagan recargos

4. Incapacidades de Origen Común:

Las incapacidades de origen común se deben pagar por el empleador, la EPS o el fondo de pensiones según el tiempo de duración de la incapacidad.

• 0 a 2 días: debe pagar el empleador.
• 3 a 90 días: debe parar la EPS y cubre el 66,67%
• 91 a 180 días: debe pagar la EPS y cubre el 50%
• 181 a 540 días: debe pagar el Fondo de Pensiones.
• 541 días en adelante: debe pagar la EPS o el Fondo de Pensiones según el caso puntual.

Algunas observaciones:

1. Con respecto al pago de incapacidades, si el empleado cuenta con salario fijo su base de liquidación tendrá como referencia el IBC de seguridad social del mes inmediatamente anterior, en caso de ser variable tendrá en cuenta el promedio de los IBC de seguridad social de los últimos doce meses o proporcional al tiempo laborado en caso de no tener un año al momento del suceso.
2. Se debe tener en cuenta que para el salario integral la Ley 789 de 2002, Art 49, y el decreto 780, artículo 2.2.1.1.2.1 aclaran que la base para efectuar los aportes de seguridad social y parafiscales es el 70% que corresponde a la parte salarial y queda exento el 30% que equivale al factor prestacional. Es autonomía de la empresa si desea reconocer el valor de la incapacidad sobre el 30% del factor prestacional, ya que la normatividad no lo contempla como obligatorio.
3. Algunas empresas pagan el 100% durante toda la duración de las incapacidades. Esto es opcional.

5. Incapacidades de Origen Laboral:

Este tipo de incapacidades se otorgan por accidentes o enfermedades de origen laboral y son pagadas 100% por ARL. Para liquidar este tipo de incapacidades se tiene en cuenta el salario sobre el cual se hayan realizados los aportes a seguridad social.

6. Licencia Remunerada/Maternidad/Paternidad/Luto/Calamidad Doméstica:

Todos estos tipos de licencias los debe pagar al 100% el empleador. Se considera el Salario Básico para su pago. Para el caso de Licencia Maternidad, si el colaborador cuenta con Salario Integral se paga el 70%.

*Las licencias no remuneradas, suspensiones y abandonos no hacen parte de los devengos.

7. Auxilio de transporte:

El auxilio de transporte es definido cada año y se les asigna a los colaboradores que ganan hasta 2 salarios mínimos legales vigentes. Por defecto, para saber si se superan los 2 salarios mínimos legales vigentes se considera el Salario Básico y otros pagos de carácter salarial que el empleado haya percibido en el mes. Este auxilio se paga proporcional a los días trabajados y se descuentan las vacaciones tomadas, las incapacidades o cualquier tipo de ausentismo que presente el empleado. Hay casos en que no se le paga el 100% del auxilio de transporte al colaborador por tener teletrabajo.

*No se consideran los contratos SENA.

8. Otros auxilios:

Existen otros auxilios como el de alimentación o el de rodamiento, que son devengos no salariales y que dependen del caso de cada empresa en particular. Dichos auxilios no hacen base para seguridad social ni prestaciones. Sin embargo, para el cálculo de la retención en la fuente la ley estipula cuáles auxilios están exentos y cuáles no, asimismo estos pagos se deben tener en cuenta para validar el exceso de la ley 1393.

Otros devengos salariales:

Existen otro tipo de devengos salariales, como por ejemplo las comisiones, que dependen de cada empresa y tienen relación con el trabajo realizado. Estos se acuerdan en el contrato de trabajo o en otro momento de la relación laboral y su pago no depende de las horas trabajadas por un colaborador, sino de su productividad.

¿Por qué es importante realizar estos cálculos de forma correcta?
Es importante que los devengos sean calculados de manera precisa, porque al ser los conceptos por los que se le retribuye a cada colaborador, son los primeros valores que tomamos en cuenta para realizar el pago de la nómina. De ser mal calculados los devengos, el siguiente paso, que sería restar las deducciones y apropiaciones, también quedaría registrado de forma incorrecta.

¿Qué son las prestaciones sociales o prestaciones de ley?

Las prestaciones sociales o prestaciones de ley, hacen parte del concepto de apropiaciones en la nómina y corresponden a un dinero extra, aparte del salario, que el empleador debe pagar a los colaboradores que tengan un contrato de trabajo con la empresa como retribución a sus servicios, en periodos de tiempo establecidos por la ley.

¿Cuáles son las prestaciones?

Dentro de las prestaciones sociales encontramos la prima de servicio, las cesantías, los intereses sobre las cesantías. Las vacaciones se incluyen por simplicidad en las prestaciones sociales, aunque no correspondan técnicamente a ellas.

Veamos en detalle cada una de las prestaciones y cómo se deben liquidarse.

¿Cómo se liquidan las prestaciones sociales?

Para liquidar las prestaciones sociales debemos tomar como “Salario Mensual” todos aquellos pagos que recibe un colaborador al mes, tanto su salario como las comisiones, las horas extra y recargos. El auxilio de transporte también debemos incluirlo para calcular la prima de servicios y las cesantías, pero no las vacaciones, ya que durante el periodo de vacaciones los colaboradores no tienen derecho a este auxilio porque no hacen uso de él.

1.       Prima de Servicios:

La prima de servicios consiste en una remuneración obligatoria que se paga a los colaboradores para hacerlos partícipes de los resultados de la empresa. Corresponde a 30 días de salario por cada año trabajado (o proporcional si es menos tiempo) y debe pagarse en 2 cuotas. La primera cuota se conoce como la prima de mitad de año, debe entregarse a más tardar el 30 de junio y su valor dependerá del tiempo que el colaborador haya trabajado entre el 1ero de enero y el 30 de junio del año en curso; la segunda cuota, que se conoce como la prima de navidad, debe pagarse antes del 20 de diciembre y su valor será proporcional al tiempo trabajado entre el 1 de julio y el 31 de diciembre del año en curso.

Para calcularla usamos la siguiente fórmula:

((Salario Mensual + Promedio otros conceptos salariales + Promedio Auxilio Transporte) x días trabajados) ÷ 360

Como dijimos anteriormente este pago debe hacerse en 2 cuotas, entonces deberíamos realizar el cálculo semestral, tomando en cuenta el promedio del salario devengado durante cada semestre.

*En el caso en que el salario mensual haya presentado variación durante el semestre de pago de la prima de servicios se debe realizar un promedio para dicho rubro y posteriormente aplicar la fórmula.

2.      Cesantías:

Las cesantías corresponden a una contribución que reciben los colaboradores por parte del empleador, adicional a su salario, para que en caso de que queden desempleados, puedan utilizarlas para respaldar obligaciones u objetivos de vivienda y educación.

El valor de esta retribución equivale a un mes de salario por cada año trabajado y, según la Ley 50 de 1990, deben liquidarse anualmente a 31 de diciembre del año en curso y consignarse en un fondo de cesantías antes del 15 de febrero del próximo año.

Como las cesantías no las pagarás directamente a tus colaboradores, estos tienen todo el derecho a elegir el fondo de cesantías en el que quieran que se las consignes y siempre deben comunicarlo al área de gestión humana.

Para liquidar las cesantías debes usar la siguiente fórmula:

((Salario Mensual + Promedio otros conceptos salariales + Promedio Auxilio Transporte) x días trabajados) ÷ 360

*En caso de que el colaborador haya trabajado para la empresa por un tiempo menor a 1 año, se tomará el tiempo transcurrido desde su ingreso para el cálculo.
*En caso de que el colaborador tenga un cambio de salario en los últimos 3 meses, se debe considerar el promedio para el rubro de salario. De lo contrario, se debe tomar el último sueldo devengado por el colaborador al momento del pago de las cesantías.

3.      Intereses sobre las cesantías:

Los intereses sobre las cesantías deben liquidarse año tras año antes del 31 de enero, o en su defecto cuando un contrato laboral llegue a su fin, y corresponden a un 12% del valor causado de las cesantías. Este concepto es una retribución que se hace a los colaboradores por el tiempo que llevan trabajando en una empresa.

Para calcular el valor de los intereses sobre las cesantías debemos usar la siguiente fórmula:

(Cesantías x 0.12 x días trabajados) / 360. 

4.       Vacaciones:

Las vacaciones son un descanso remunerado y en realidad no deberían ser consideradas para la liquidación de las prestaciones sociales porque no hacen retribución directa a los servicios prestados por los colaboradores a la empresa, pero como lo mencionamos anteriormente, por simplicidad se incluyen en las prestaciones sociales.

Con esta fórmula puedes realizar la liquidación de las vacaciones de tus empleados:

((Salario Mensual + promedio otros conceptos salariales) x días trabajados) / 720

En Colombia, la retención en la fuente tiene un peso importante en lo que a recaudación de impuestos respecta. Por ejemplo, solo durante junio de 2020, el recaudo de este concepto aplicado a rentas representó el 28,2% de los ingresos tributarios del fisco. Por eso es importante entender a cabalidad de qué se trata este concepto y quiénes deben cumplir con esta obligación.

¿Qué es retención en la fuente?

Se trata de un mecanismo de cobro anticipado de determinados impuestos, como renta, IVA, ICA, timbre, gravamen a los movimientos financieros, remesas y ganancias ocasionales, entre otros. 

El artículo 367 del Estatuto Tributario (ET), en donde se define qué es la retención en la fuente, señala que esta “tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.

Para entender bien qué es la retención en la fuente, debes tener claro que su funcionamiento parte de una operación de intercambio de bienes o servicios que genera un ingreso al vendedor o prestador, sobre el cual se debe aplicar la retención al impuesto causado. 

Cabe señalar que, para determinar la retención en la fuente sobre las rentas de trabajo de las personas naturales, existen dos procedimientos:

1. Procedimiento N.° 1: Cada mes se determina el porcentaje de retención en la fuente por salarios en función del monto devengado, sin que lo percibido los meses anteriores incida en el cálculo.
2. Procedimiento N.° 2: Aquí determinas un porcentaje fijo aplicable semestralmente.

En la misma línea, vale la pena recordar que la retención en la fuente por salarios debe ser reportada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el formulario 350 por los agentes retenedores.

Elementos de la retención en la fuente

Para terminar de definir qué es retención en la fuente, es importante que reseñamos los elementos que la componen:

• Sujeto pasivo de la retención: persona o empresa a la cual se le realiza el pago y, por ende, la retención.
• Agente de retención: persona o empresa que aplica la retención.
• Concepto: hecho u operación económica que da origen a la retención.
• Tarifa de retención: porcentaje aplicable al valor de la operación o a la base afecta a retención, mediante la cual determinas el monto a retener.
• Base de retención: monto sobre el cual aplicas la tarifa de retención, es decir el valor total de la operación.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 383 al 406 del ET, entre los conceptos que se encuentran afectos a este procedimiento se cuentan:

• Ingresos laborales.
• Dividendos y participaciones.
• Rendimientos financieros.
• Honorarios.
• Comisiones.
• Servicios.
• Ingresos por arrendamientos.
• Ingresos por enajenación de activos fijos.
• Loterías, rifas y apuestas similares.
• Pagos al exterior.

Ahora bien, cabe señalar que el artículo 369 del Estatuto Tributario establece tres casos especiales en los cuales no aplica la retención en la fuente: 

1. Pagos o abonos a no contribuyentes no declarantes señalados en el artículo 22 del ET; a las entidades no contribuyentes declarantes señaladas en el artículo 23 del ET; y a aquellas que se encuentren intervenidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliario.
2. Pagos o abonos exentos, por disposiciones especiales, en cabeza del beneficiario.
3. Pagos o abonos que, por disposiciones especiales a los cuales se les aplique retención en la fuente por otros conceptos.

En el caso de las rentas laborales, puedes aplicar deducciones de los ingresos netos por los siguientes conceptos:

• Pago de medicina prepagada.
• Dependiente a cargo.
• Intereses pagados por créditos inmobiliarios.
• Ahorro en fondos de pensiones privados o las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC).

En la misma línea, es importante aclarar que la sumatoria de las rentas exentas más las deducciones no puede exceder el 40% de los ingresos netos del trabajador.

Ahora bien, para calcular la retención en la fuente, debes sumar los ingresos afectos al impuesto, restar las deducciones y aplicar el porcentaje indicado para la operación en la tabla de retención en la fuente 2021. 

Obligaciones relacionadas

Para el agente retenedor, el Estatuto Tributario establecen las siguientes obligaciones:

• Declarar la retención.
• Consignar a la DIAN lo retenido.
• Expedir los certificados correspondientes.
• Conservar los soportes.

Si eres responsable de aplicar la retención en la fuente 2021 y no cumples con las obligaciones en mención, puedes sufrir sanciones. Por lo tanto, es necesario que cuentes con una herramienta que permita realizar estos cálculos de manera automática, evitando errores o inconsistencias.

Esto y más lo encuentras en Buk, el software integral de recursos humanos con el que puedes gestionar desde tu nómina hasta capacitaciones y selección de personal, ahorrando un 40% de tiempo en labores administrativas, lo que deriva en un incremento en la productividad y una optimización a nivel macro en el funcionamiento de tu negocio.

La nómina es una herramienta que hace referencia y organiza los pagos que retribuyen las compañías a sus colaboradores (aquellos que tienen un vínculo por medio de un contrato laboral) por el desarrollo de sus tareas y funciones asignadas. Hoy en día existen diversos sistemas y software de nómina que pueden ayudarte a automatizar estos procesos, con el fin de ahorrar tiempo y dinero a tu equipo de recursos humanos.

¿Cómo hacer tu liquidación de nómina?

Como empresa colombiana, debes liquidar tu nómina con un formato estándar que se rige por las legislaciones nacionales vigentes y que se encuentra enmarcado bajo una estructura que consta de tres componentes: devengos, deducciones y apropiaciones.

Existen varios métodos para que realices este proceso y cumplas con el pago a tiempo de tus colaboradores, podrías hacerlo de forma manual, con programas como Excel o con softwares de nómina. En cualquiera de los casos, debes tener mucha claridad sobre los siguientes conceptos.

1. Los Devengos

Los devengos hacen referencia a todos los ingresos que reciben tus colaboradores como personas trabajadoras, antes de que se le apliquen las deducciones correspondientes. En otras palabras, los devengos son ese componente de la nómina que “suma”. Se dividen en:

• Salario básico: dinero que perciben los colaboradores por su trabajo sin considerar ciertas cantidades añadidas, como primas o pluses.
• Horas extra: son pagos extra por trabajar en horas adicionales a la jornada laboral ordinaria.
• Recargos: son pagos adicionales por trabajar en espacios de descanso, como fines de semana o festivos.
• Incapacidades: pueden ser de origen común o por accidentes o enfermedades de origen laboral.
• Licencias: son permisos o derechos de uso que tienen los colaboradores, como licencias remuneradas o de maternidad, paternidad, luto o calamidad doméstica.
• Auxilio de transporte: es definido cada año y se les asigna a los colaboradores que ganan hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Otros Auxilios: son devengos no salariales, dependen del caso de cada empresa en particular y no hacen base para seguridad social ni prestaciones

2. Las Deducciones

A diferencia de los devengos, las deducciones conforman un componente de la nómina que “resta”. Son conceptos que debes descontar de la nómina de cada uno de tus colaboradores, con su previa autorización, y que debes pagar a terceros:

• Seguridad Social: es un servicio del estado cuyo objetivo es brindar seguridad y tranquilidad, en este caso a los colaboradores, previniendo riesgos relacionados a su salud y economía:

  1.            Salud: este es un aporte que se hace en conjunto con la empresa y corresponde a un 12.5% del salario básico del colaborador. El colaborador debe aportar el 4% y la empresa el porcentaje restante.

  2.            Pensión: este aporte también se hace en conjunto con la empresa y corresponde a un 16% del salario básico del colaborador. El colaborador debe aportar el 4% y la empresa el porcentaje restante.

• Fondos de solidaridad: corresponden al 1% del salario básico de un colaborador y se convierten en una responsabilidad para todo aquel que devengue un sueldo igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes.

• Retención en la Fuente: este es un aporte que los colaboradores deberán hacer en caso de que sus ingresos mensuales igualen o superen el salario establecido sujeto a retención en la fuente.

• Cooperativas: en caso de que el colaborador haga aportes a cooperativas, las cuotas se restarán de su nómina.

• Embargos judiciales: en caso de que el colaborador tenga en su contra algún embargo ordenado por autoridades judiciales, este será deducido de su nómina.

• Cuotas de sindicato: estos son los aportes que deberá hacer el colaborador al sindicato que estén afiliados, en caso que corresponda.

• Libranzas: en caso de que un colaborador tenga créditos con entidades financieras, puede solicitar por medio de un contrato de libranza, que su empresa le descuente de la nómina los pagos correspondientes para cubrir el crédito.

• Deudas con la empresa: en caso que el colaborador tenga deudas con la empresa, podrás deducirlas de su nómina.

3. Las Apropiaciones

Las apropiaciones son aportes que debes hacer como empresa, con base en tu nómina, y son adicionales a los pagos que haces a tus colaboradores. Estas son:

Seguridad Social:

Salud: corresponde a un 12.5% del salario básico del colaborador. Tu empresa es responsable por aportar el 8.5% de este valor.
Pensión: corresponde a un 16% del salario básico del colaborador. Tu empresa debe aportar un 12% de este valor.

Riesgos laborales (ARL)

Este aporte cubre accidentes o situaciones que afecten la salud de tus colaboradores durante el ejercicio de sus labores. Su valor dependerá del tipo de riesgo según las tareas desempeñadas por los mismos.

Prestaciones Sociales

Son beneficios legales que deberá entregar tu empresa a sus colaboradores como pagos adicionales a su salario:

• Prima de servicios: se paga a los colaboradores para hacerlos partícipes de los resultados de la compañía. Su valor corresponde a 30 días de salario por cada año trabajado y debe pagarse en 2 cuotas iguales, una en junio y otra en diciembre.
• Cesantías: es una contribución que deberán recibir tus colaboradores, para que en caso de que queden desempleados, puedan utilizarla para respaldar obligaciones u objetivos de vivienda y educación. Su valor equivale a un mes de salario por cada año trabajado y debes consignarlas anualmente en el fondo de cesantías que haya elegido cada colaborador.
• Intereses sobre las cesantías: debes liquidarlas anualmente antes del 31 de enero, o en su defecto cuando un contrato laboral llegue a su fin, y corresponden a un 12% del valor causado de las cesantías.
• Vacaciones: son un descanso remunerado y en realidad no hacen una retribución directa a los servicios prestados por los colaboradores a la empresa, pero por simplicidad puedes incluirlas en las prestaciones sociales.

Aportes parafiscales

Son contribuciones obligatorias que deben realizar algunas empresas mensualmente por cada colaborador que tengan contratado, y se liquidan tomando como base el valor mensual de su nómina. Estas contribuciones son para las siguientes entidades:

• SENA: aporte del 2% del salario básico de cada colaborador.
• Cajas de compensación familiar: aporte del 4% del salario básico de cada colaborador.
• ICBF: equivale al 3% del salario básico de cada colaborador.

 

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