Debida diligencia: qué es, tipos y cómo aplicarla en organizaciones

La debida diligencia se ha convertido en una práctica neurálgica del compliance moderno. Su correcto uso permite a las organizaciones identificar, evaluar, prevenir y mitigar riesgos legales, reputacionales, ambientales y de derechos humanos a lo largo de su cadena operacional.

Implementarla con un  enfoque basado en evitar los riesgos puede proteger a la organización y fortalecer la confianza frente a reguladores, inversionistas y colaboradores. ¡Quédate porque en este artículo te contaremos todo sobre este importante tema! 

¿Qué es la debida diligencia en compliance?

En el contexto de compliance o cumplimiento informativo, la debida diligencia es un proceso sistemático y continuo que busca: 

• Identificar riesgos legales, de lavado de activos, derechos humanos, ambientales y cualquier índole que afecte a la organización.
•  Evaluar los riesgos previamente descritos de acuerdo a la probabilidad de su causalidad y su debido impacto. 
• Diseñar e implementar medidas para prevenir o mitigar esos riesgos y mantener cubierta la parte legal de la empresa siempre. 
• Crear mecanismos de seguimiento y reporte que alinee este tema con la cultura organizacional de la empresa.  

De acuerdo a guías internacionales, la debida diligencia también es descrita como un enfoque basado en la evidencia que debe ser utilizada proporcionalmente al tamaño y complejidad de la empresa.

¿Por qué es importante?

Además de ser una práctica recomendada, la debida diligencia es el núcleo de algunas obligaciones emergentes como normas internacionales y regulaciones locales/regionales que exigen a las empresas demostrar que realizan procesos razonables y documentados. 

Cabe destacar que es un proceso práctico que afecta tanto a la responsabilidad civil como a sanciones administrativas.

Desafíos habituales al implementar debida diligencia

Como todo proceso nuevo, su implementación puede representar algún reto organizacional. ¡No te preocupes, esto es normal! Enseguida, te comentamos algunos de los principales desafíos que puedes tener, para que los tengas en cuenta y estés un paso adelante de las eventualidades: 

• Alcance de la cadena de suministro: puede ser difícil encontrar proveedores indirectos y subcontratistas.
• Calidad y disponibilidad de datos: básicamente, si no tienes una información confiable, no será posible evaluar los riesgos correctamente.
• Capacidad interna: la falta de recursos, experiencias y herramientas tecnológicas para un proceso nuevo pueden representar un desafío. Sin embargo, todo será cuestión de alinear el proceso como una sana costumbre organizacional.
• Resistencia cultural: es probable que, al principio de la implementación, algunas áreas de negocio perciban resistencia hacia la debida diligencia como un freno operativo.

Superar estos desafíos requiere priorización basada en riesgos, inversión en datos y formación, y apoyo desde la alta dirección. ¡Pero no te preocupes, no será tan grave!

Tipos de debida diligencia que toda empresa debería conocer

1. Debida diligencia financiera y transaccional: análisis de estados financieros, verificaciones en funciones y adquisición de diligencia contable y fiscal.
2. Customer Due Diligence (CDD) / KYC : se encarga de la verificación de clientes para prevenir lavado de activos y financiación del terrorismo.
3. Debida diligencia en derechos humanos: sirve para identificar los diferentes  impactos sobre trabajadores, comunidades y derechos fundamentales según Principios Rectores de la ONU y guías OCDE.
4. Debida diligencia ambiental y de sostenibilidad: evaluación de riesgos de contaminación, deforestación, uso del agua y emisiones a lo largo de la cadena.
5. Debida diligencia de terceros / proveedores: evalúa a los proveedores para riesgos legales, laborales y reputacionales.
6. Debida diligencia de cumplimiento normativo (compliance): controles anticorrupción, anti-fraude y revisión de políticas internas.

Cómo aplicar debida diligencia paso a paso

La debida diligencia te pondrá un paso adelante en cuanto a la gestión del compliance de tu empresa. Por eso, te dejamos una guía práctica, alineada con las mejores prácticas internacionales (OCDE / ONU) para que implementes esta buena práctica en tu lugar de trabajo:

1. Compromiso de la alta dirección: documenta la política de debida diligencia en tu empresa y asigna responsabilidades dentro de tus equipos de trabajo.
2. Mapeo y priorización de riesgos: puedes identificar actividades, geografías y proveedores con una mayor exposición. Para esto te servirá utilizar criterios de probabilidad e impacto. 
3. Evaluación y clasificación del riesgo: segmenta contraparte/actividad en riesgo alto/medio/bajo y documenta toda la evidencia. Realiza una trazabilidad perenne que te ayude a mantener toda la información bajo el debido control necesario.
4. Medidas de mitigación: revisa cláusulas contractuales, condiciones precedentes, planes de mejora, capacitación y auditorías periódicas. Esto te ayudará a hacer de la debida diligencia una parte importante de la cultura organizacional de tu empresa.
5. Monitoreo y revisión continua: la debida diligencia no termina: establecer indicadores (KPI), alertas y revisiones regulares te permitirá tener a la mano informes claros y argumentales sobre la información recolectada.
6. Remediación y transparencia: si identificas un impacto,  te sugerimos activar medidas correctivas y, cuando corresponda, mecanismos de reparación; también te ayudará reportar públicamente políticas y resultados.

Debida diligencia y gestión de riesgos: vínculo estratégico en compliance

La debida diligencia es, en esencia, gestión de riesgos aplicada de acuerdo a la modernidad de nuestros tiempos y a todos los beneficios que puede aportar. Su utilización integra riesgos legales, operativos, reputacionales y de otras características, en un ciclo que alimenta la toma de decisiones.

Un programa sólido permite priorizar recursos, cumplir obligaciones regulatorias, reducir exposición a sanciones y proteger la licencia para operar. Para sectores regulados en Colombia, es clave armonizar SARLAFT y obligaciones de autoridades como la Superfinanciera y UIAF con políticas de derechos humanos y sostenibilidad. 

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