Nómina Electrónica para no obligados a facturar

¿Cuándo las personas naturales no deben emitir la nómina electrónica?

No están obligadas a emitir la nómina electrónica las personas naturales que no se encuentren obligadas a emitir facturas electrónicas de venta, porque hacen parte del Régimen ordinario y porque aún no deben hacer parte del Régimen Simple de Tributación.

Son considerados no responsables del IVA tal cual como lo indica el Artículo 616-2 del ET, porque no deben declarar renta y porque no tienen vínculos laborales con empleados a los que deben realizarse abonos o pagos por la remuneración de los servicios que les preste. 

¿Cuándo las personas naturales deben emitir la nómina electrónica?

Las personas naturales que declaran renta y que cuentan con empleados deben gestionar el documento soporte de pago de nómina electrónica, porque utilizan este gasto en su declaración de renta anual, según las indicaciones que se encuentran en los Artículos 4 y 6 de la Resolución 000013 de 2021.

¿Cuándo deben emitir la nómina electrónica las personas naturales obligadas?

Si no eres facturador electrónico, pero si declaras renta y tienes gastos de nómina, debes seguir la solicitud que hace el Artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021. Indica que para este caso tienes como fecha máxima el 31 de marzo de 2022 para habilitarte en el servicio informático electrónico de la DIAN y la fecha máxima para que elabores y transmitas tu documento soporte de pago de nómina electrónica será el 31 de mayo de 2022.

Si no emites tu nómina electrónica no podrás tomar estos gastos como deducibles al momento de presentar tu declaración de renta y podrás ser sancionado por la DIAN porque esta es una solicitud obligatoria para quienes cumplan con las condiciones y deben emitir la nómina electrónica.

Obligados a generar la nómina electrónica:

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo con el número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado nace tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Es conclusión, solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.