¿Cómo calcular el costo de la rotación de personal en Colombia?

¿Sabías que calcular el costo de la rotación de personal en Colombia va más allá de pagar una liquidación o montar una oferta de empleo? Así como lo estás leyendo, pues detrás de cada renuncia existe un gasto invisible que incluye el tiempo de capacitación y pérdida de productividad, mientras se encuentra un reemplazo para ciertas vacantes.

Es por esto que, en este artículo, detallaremos los costos directos y ocultos de la rotación, las fórmulas para tasar el reemplazo laboral y algunas estrategias de retención para proteger el presupuesto.

El iceberg de la rotación: costos directos vs. gastos ocultos

Antes que nada, la rotación de personal se puede considerar como un iceberg, pues la mayoría de los líderes de las organizaciones, a la hora de realizar el presupuesto, solo tienen en cuenta los costos directos, lo que equivaldría a un 40% del presupuesto, según el presidente de la fundación SHRM. Estos costos se deben a la liquidación, exámenes médicos, vacantes publicadas en portales de empleo, etc.

Sin embargo, uno de los verdaderos riesgos es no contar con algunos de los gastos ocultos, que se derivan de la baja productividad, el agotamiento laboral o los costos de capacitación de una nueva persona. A continuación, los explicaremos con mayor detalle.

Costos directos

• Liquidación y prestaciones sociales: esto incluye el pago proporcional de las cesantías, intereses, vacaciones y primas de servicios.

• Reclutamiento y selección: es todo el dinero que invierte la compañía para atraer nuevos talentos, lo que incluye publicaciones en portales de empleo o contrataciones de agencias.

• Desvinculación: los trámites de desvinculación hacen referencia a los costos administrativos de exámenes médicos de egreso que verifican el estado de salud del empleado una vez se retira del trabajo.

• Costos de contratación: estos costos equivalen a los exámenes médicos del nuevo colaborador, afiliación a EPS, ARL y caja de compensación.

Gastos ocultos

• Pérdida de productividad: mientras la vacante esté abierta, el resto del equipo debe asumir la carga de trabajo que le pertenecía al anterior colaborador y esto se ve reflejado en el pago de horas extras, retrocesos, errores o agotamiento laboral.
• Agotamiento laboral: la sobrecarga de tareas afecta el clima organizacional, ya que los trabajadores pueden sentir estrés y su motivación disminuye, lo que puede impulsar a que otros miembros del equipo también se sientan agotados y decidan renunciar.
• Capacitación: el costo real de capacitar a una nueva persona se traduce en tiempo, ya sea para explicar procesos, resolver dudas o guiar al nuevo integrante.
• Fuga de conocimiento: perder el aprendizaje acumulado de un empleado que se fue significa que la empresa pierde la agilidad para resolver ciertos problemas diarios, lo que termina atrasando proyectos o debilitando relaciones.

Variables de la fórmula para tasar el reemplazo laboral

Impacto en la liquidez de las empresas colombianas

La rotación de personal es un drenaje silencioso cuyo impacto se ve reflejado en el flujo de caja, pues en Colombia, al ser un país donde las micro, pequeñas y medianas empresas ocupan más del 90% del tejido empresarial, un alto nivel de rotación puede comprometer la liquidez y estabilidad.

Además, según la Federación Colombiana de Gestión Humana (ACRIP), reemplazar a un trabajador en Colombia cuesta entre 3 y 6 veces su salario mensual, teniendo en cuenta la curva de aprendizaje, la baja productividad y algunos gastos de selección.

Veamos esta situación en un ejemplo: imagina que una empresa mediana cuenta con 100 empleados y su tasa de rotación equivale al 20% anual. Lo que se traduce en 20 rotaciones al año.

Supongamos que un salario promedio en esta compañía es de $3.000.000 COP al mes y $36.000.000 al año, y si el costo promedio de rotación es del 50% y 200% del salario anual, según Gallup, cada salida cuesta alrededor de $15.000.000 COP.

Si aplicamos la métrica de ACRIP estimando un factor intermedio de 5 veces su sueldo debido a los costos ocultos y de contratación, el cálculo financiero real es:

Costo por cada salida: $3.000.000 x 5 = $15.000.000

Costo total anual estimado: 20 rotaciones × $15.000.000 = $300.000.000 COP.

Dicha cifra representa un impacto relevante no solo en la rentabilidad, sino en la capacidad de la empresa para cumplir con ciertas obligaciones y, al mismo tiempo, esta inversión podría destinarse a recursos tecnológicos, mejoras salariales, bonos o reservas de liquidez.

Estrategias de retención para proteger el presupuesto

En definitiva, todas las organizaciones deben contar con estrategias de retención para proteger el presupuesto, esto con el fin de maximizar el valor de lo que ya se tiene a través de:

• Cultura y bienestar: un ambiente positivo enfocado en la confianza y el respeto disminuye los niveles de estrés y ausentismo. Esto también se logra fomentando la vida laboral y personal por medio de horarios flexibles o espacios de desconexión.
• Planes de desarrollo y líneas de carrera: una de las razones principales para que el talento decida marcharse de la compañía es la falta de crecimiento. Es por esto que es clave diseñar rutas de aprendizaje personalizadas para que el colaborador adquiera nuevos retos dentro de la compañía.
• Beneficios flexibles: contar con un plan de beneficios que se adapte a las necesidades de cada equipo de trabajo, como convenios en salud, auxilios educativos, descuentos, etc., aumenta la satisfacción de los empleados.
• Tecnología como aliada: automatizar tareas operativas, repetitivas y monótonas mediante herramientas tecnológicas disminuye la carga laboral y previene el agotamiento del equipo. Esto impacta positivamente en la generación de actividades estratégicas y en la eficiencia del negocio.

Transición hacia el análisis predictivo de renuncias

En definitiva, contar con un software de recursos humanos que te permita identificar las tendencias basadas en datos precisos para anticipar las tendencias de talento es la clave para conocer y crear estrategias a tiempo para aquellos colaboradores que están a punto de marcharse.

Para automatizar este análisis sin desgastar a tu equipo, el módulo de People Analytics de Buk es perfecto para tu compañía, ya que traduce la información de los empleados en conocimiento estratégico, permite crear dashboards personalizados para visualizar KPIs en tiempo real y monitorear indicadores críticos en cada etapa del ciclo de vida del talento.

Trazabilidad de datos para anticipar la fuga de talento

Ahora bien, la clave no está solo en acumular información, sino en saber leerla. Pues al cruzar variables como picos de ausentismo, bajas calificaciones en encuestas de clima o tiempo transcurrido desde el último aumento, el sistema te permite identificar patrones de riesgo antes de que se traduzcan en una carta de renuncia e intervenir a tiempo.

¿Y tú, qué estás esperando para empezar a tomar decisiones basadas en datos y evitar la rotación de personal en tu compañía? Agenda una llamada con uno de nuestros asesores y obtén información clara y confiable del talento de tu organización.