Estructura y elementos clave en un desprendible de pago

El desprendible de pago es un documento esencial en el entorno laboral. En él están las remuneraciones, deducciones y beneficios que un empleado recibe en cada periodo de nómina. 

Es importante que tanto los empleadores como colaboradores tengan clara la estructura con el fin de garantizar el cumplimiento de las normativas laborales vigentes en Colombia. Su correcta elaboración y entrega son obligatorias según el Artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual establece que todo trabajador tiene derecho a recibir un comprobante del pago de su salario. 

En esta guía te explicamos qué es, qué elementos debe contener, la normativa que lo respalda, y resolvemos las principales dudas sobre su uso.

¿Qué es un desprendible de pago?

El desprendible de pago también conocido como colilla de pago o recibo de nómina, es el comprobante las empresas deben entregar a sus colaboradores en el cual de detallan:

• El monto correspondiente al salario
• Los ingresos adicionales
• Deducciones legales o voluntarios que se hayan aplicado
• Valor final neto que se entregará al colaborador

Además cumple con una función administrativa dentro de la empresa y protege los derechos de ambas partes, sirviendo como respaldo en caso de reclamaciones laborales y auditorías.

Estructura de un desprendible de pago

La mejor estructura para un desprendible de pago cuenta con estos aspectos:

1. Encabezado del documento

Se presenta información básica para identificar al empleador y al trabajador: 

• Nombre o razón social de la empresa
• Número de identificación tributaria (NIT)
• Dirección física y número de contacto
• Logo institucional
• Nombre completo del colaborador
• Tipo y número de documento de identidad
• Cargo y área de desempeño
• Fecha de emisión y período de pago cubierto
  

   

2. Información financiera detallada

En esta parte se presenta el desglose de todos los movimientos salariales:

Ingresos:

• Salario base: Valor pactado en el contrato laboral.
• Auxilio de transporte: Si el salario mensual no supera los dos SMLMV.
• Horas extras: Remuneraciones por tiempo adicional trabajado, calculado según las tasas legales.
• Recargos nocturnos, dominicales y festivos: Pagos especiales por laborar en horarios o días específicos.
• Bonificaciones y comisiones: Ingresos adicionales, fijos o variables, por desempeño o resultados.

Deducciones:

• Aportes a salud y pensión: Descuentos obligatorios según ley.
  
  

• Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional: Aplicable para salarios superiores a cuatro salarios mínimos.
  
  

• Retenciones de ley: Impuestos sobre la renta, si aplica.
  
  
• Otros descuentos: Anticipos salariales, préstamos, cuotas sindicales o embargos judiciales.

3. Salario neto

Finalmente, se presenta el salario neto, es decir, la cantidad final que el colaborador recibirá después de todas las deducciones. 

Al ser la cantidad real que será depositada en la cuenta del colaborador, debes ser muy específico y claro al exponer el por qué de esta cifra.

Recuerda que estos desprendibles deben cumplir con todas las regulaciones y leyes laborales locales. Esto incluye la presentación adecuada de impuestos y la especificación clara de todas las deducciones permitidas. Por otro lado, la confidencialidad de este contenido es sumamente importante, tu empresa debe garantizar que sólo el colaborador destinatario tenga acceso a estos documentos. 

La accesibilidad es un factor muy relevante y es importante que tengas herramientas que faciliten ese acceso a tus colaboradores. Con Buk vas a tener una plataforma que brinde estos desprendibles en formato electrónico hará que los procesos de pago sean más fáciles y rápidos.

Importancia legal de los desprendibles de pago

En Colombia, el desprendible de pago es una exigencia legal:

• Código Sustantivo del Trabajo (Artículo 134): El empleador debe entregar un comprobante que especifique las sumas pagadas y las deducciones realizadas.
• Decreto 1072 de 2015: Establece lineamientos generales sobre la administración del talento humano en las empresas.
• Ley 2010 de 2019: Introduce medidas fiscales que afectan algunos aspectos de la retención en la fuente sobre salarios.

El incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones administrativas y afectar la reputación de la empresa.

¿Qué hacer si encuentro un error en mi desprendible de pago?

En caso de encontrar un error en el desprendible de pago, es importante informar a la empresa para solicitar una revisión. Los errores deben ser corregidos en el próximo ciclo de pago.

¿Cuáles son las deducciones obligatorias por ley en Colombia?

Según la normativa vigente, los descuentos aplicados a todo colaborador son:

• 4% en salud (trabajador)
• 4% para pensión (trabajador)
• Aportes parafiscales y seguridad social (empleador)
• Retención en la fuente (si aplica)

¿Cómo se calculan las horas extras y bonificaciones?

Las horas extras y recargos se calculan así:

• Hora extra diurna: El cálculo de esta jornada se debe realizar por el recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria.
• Hora extra nocturna: El cálculo de esta jornada se debe realizar por el recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria. 
• Hora extra diurna dominical o festiva: El cálculo se debe realizar por el recargo del 25% en virtud del trabajo extra diurno más el 75% por el trabajo dominical o festivo sobre el valor de la hora ordinaria.

• Hora extra nocturna dominical o festiva: El cálculo de esta jornada se debe realizar por el recargo del 75% en virtud del trabajo extra nocturno más el 75% por el trabajo dominical o festivo sobre el valor de la hora ordinaria.
• Domingos y festivos: Para la jornada diurna, el cálculo de esta jornada será del 100% distribuidos de esta manera: 75% por festivo y 25% por recargo diurno. Para la jornada nocturna, el cálculo de esta jornada será del 150% distribuidos de esta manera: 75% por festivo y 75% por recargo nocturno.

Las bonificaciones y comisiones dependen del acuerdo entre empleador y trabajador.

¿Qué información debe contener un desprendible de pago según la normativa colombiana?

Debe incluir:

• Identificación clara del empleador y empleado.

• Detalle de todos los conceptos de ingresos y deducciones.

• Monto neto a recibir.

• Periodo de pago.

¿Por qué es importante digitalizar los desprendibles de pago?

Digitalizar los desprendibles de pago trae múltiples beneficios:

• Acceso rápido y sencillo: Desde cualquier lugar y en cualquier momento.

• Mayor seguridad: Evita pérdidas o alteraciones físicas.

• Cumplimiento normativo: Facilita auditorías y procesos de inspección laboral.

• Eficiencia operativa: Reduce costos de impresión, almacenamiento y distribución.

Con herramientas como Buk, tu empresa puede automatizar la generación y entrega de desprendibles de pago, garantizando precisión, agilidad y seguridad para todos los colaboradores.

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