Liquidación laboral en Colombia: ¿qué es y por qué es importante?

La liquidación laboral es el proceso legal y obligatorio mediante el cual un empleador debe compensar económicamente a un trabajador al finalizar su contrato de trabajo. Este derecho fundamental para todos los colaboradores, se encuentra consagrado en el Código Sustantivo del Trabajo colombiano y busca garantizar la protección y el bienestar del individuo tras la ruptura del vínculo laboral.

Más allá de una simple remuneración, la liquidación laboral representa un reconocimiento a la dedicación y el esfuerzo del colaborador durante su tiempo en la empresa. Es una forma de retribuir por su contribución al desarrollo y crecimiento de la organización.

Conceptos que integran la liquidación laboral

La liquidación laboral comprende diferentes conceptos de suma importancia que se reflejan en el pago de la misma. Estos son:

• Salarios pendientes: aplica para cualquier hora de trabajo, hora extra, sueldo o recargo que no haya sido pagado a la fecha de la terminación del trabajo.
• Cesantías e intereses a las cesantías que se encuentren acumulados.

• Prima de servicios.

• Vacaciones pendientes.

• Auxilio de transporte.

• Indemnización: este concepto solo aplica si la finalización del contrato se da por un despido injustificado por parte de la empresa hacia el colaborador.

¿Cuándo tienes derecho a la liquidación laboral?

Las situaciones que dan lugar a la liquidación laboral son diversas y abarcan diferentes escenarios dentro del ámbito laboral. Algunas de estas son:

1.  Terminación del contrato de trabajo: esta es la causa más común y se presenta en diversas circunstancias, como:

• Vencimiento del término: cuando el contrato laboral finaliza por haber cumplido con el tiempo pactado inicialmente.
• Renuncia del trabajador: el trabajador decide poner fin al contrato de trabajo de manera voluntaria, siguiendo los procedimientos establecidos por ley.
• Muerte del trabajador: en caso de fallecimiento del trabajador, sus beneficiarios legales tienen derecho a reclamar la liquidación correspondiente.

2. Mutuo acuerdo: se presenta cuando, tanto el empleador como el trabajador, llegan a un acuerdo común para finalizar el contrato laboral, estableciendo las condiciones de la liquidación.

3. Terminación por justa causa: en casos excepcionales, el empleador puede terminar el contrato de trabajo por una razón justificada y amparada por la ley, sin la obligación de pagar la liquidación completa. Sin embargo, debe demostrar ante un juez laboral la existencia de la justa causa.

Es importante resaltar que, incluso en casos de terminación por justa causa, el trabajador tiene derecho a algunos pagos, como los salarios y prestaciones sociales adeudados hasta el momento de la terminación.

4. Despido sin justa causa: el empleador termina el contrato de trabajo sin una razón válida y justificada, amparada por la ley. En este caso, el colaborador tendrá derecho a recibir una indemnización adicional a la liquidación laboral, la cual corresponde a 30 días de salario por el primer año de servicio, y 20 días de salario por cada año trabajado adicional. 

¿Qué comprende la liquidación laboral según la ley colombiana?

La liquidación laboral no es un único pago, sino un conjunto de conceptos económicos que el empleador debe reconocer al colaborador al finalizar su contrato de trabajo, sin importar la causa de terminación.

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, estos valores comprenden tanto los salarios pendientes como las prestaciones sociales y compensaciones adicionales que se hayan causado durante la relación laboral.

En términos generales, la liquidación laboral incluye:

• Salarios pendientes: pago de los días trabajados del último mes, junto con horas extras, recargos y auxilio de transporte, si aplica.
• Cesantías: corresponde a un mes de salario por cada año trabajado, o su parte proporcional si el tiempo es menor.
• Intereses sobre cesantías: el empleador debe reconocer el 12% anual sobre el valor total de las cesantías.
• Prima de servicios: prestación equivalente a un mes de salario por cada año trabajado, pagada en dos mitades (junio y diciembre).
• Vacaciones pendientes: el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de descanso por cada año laborado, o su proporcional.
• Indemnización (si aplica): se paga únicamente cuando el contrato termina sin justa causa o por razones amparadas por la ley.

¿Cómo se calcula la liquidación laboral?

El cálculo de la liquidación laboral se basa en una serie de factores específicos de cada caso, como el tipo de contrato, el tiempo de servicio del trabajador, el salario devengado, las prestaciones sociales acumuladas y las circunstancias de la terminación.

En términos generales, la liquidación laboral incluye los siguientes pagos:

1. Salarios adeudados: Se deben pagar todos los salarios que el trabajador no haya recibido al momento de la terminación del contrato, incluyendo horas extras, auxilio de transporte y festivos trabajados y no remunerados.
2. Prestaciones sociales: El empleador debe reconocer y pagar las prestaciones sociales acumuladas por el trabajador durante su tiempo en la empresa, como:

• Cesantías: una indemnización equivalente a un mes de salario por cada año de servicio.

• Vacaciones: De acuerdo al código sustantivo del trabajo, las vacaciones deben ser incluidas en la liquidación laboral de un colaborador que finalice su contrato de trabajo. El monto a recibir dependerá del tiempo que haya trabajado en la empresa y los días pendientes que tenga de vacaciones.

• Intereses sobre cesantías: un rendimiento anual del 12% sobre el valor acumulado de las cesantías.
• Prima de servicios: una prestación social equivalente a un mes de salario por cada semestre trabajado.

3. Indemnización: en algunos casos específicos, el trabajador puede tener derecho a una indemnización adicional, por ejemplo:

• Indemnización por despido sin justa causa: cuando el empleador termina el contrato sin una razón válida, el trabajador puede recibir una indemnización equivalente a un mes de salario por cada año de servicio.
• Indemnización por renuncia por justa causa: si el trabajador renuncia por una razón justificada y amparada por la ley, puede tener derecho a una indemnización, cuyo valor se determina según la gravedad de la causa.

Fórmulas para calcular cada concepto de la liquidación

Calcular la liquidación laboral puede ser un proceso desafiante ya que son varios cálculos los que se deben llevar a cabo. A continuación, te dejamos las fórmulas para que puedas calcular cada uno de estos valores con la mayor precisión posible:

• Cesantías: para calcular las cesantías de un año entero, puedes utilizar la siguiente fórmula:

(Salario mensual + auxilio de transporte -si aplica-) x días de trabajo / 360

• Intereses de las cesantías: los intereses de las cesantías corresponden a un 12% anual sobre el valor de las cesantías acumuladas hasta la fecha de terminación del contrato. La fórmula correspondiente sería:

Cesantías acumuladas x 0.12 x el total de días trabajados / 360.

• Prima de servicios: este valor se calcula semestralmente o dependiendo la cantidad de días trabajados por parte de un colaborador. La fórmula de cálculo sería:

(Salario mensual + auxilio de transporte -si aplica-) x días trabajados en el semestre / 360.

• Vacaciones: las vacaciones se calculan partiendo del salario base sin tomar en cuenta subsidios de transporte. Su fórmula equivale a:

Salario mensual x días trabajados / 720

Diferencias en la liquidación según tipo de terminación

La liquidación constituye un derecho laboral que aplica siempre en cualquier terminación de contrato. Sin embargo, existe una diferencia clave y es el origen de la terminación del mismo.

Es importante precisar que todos los colaboradores tienen derecho a una liquidación al momento de la finalización de su contrato laboral, pero si el contrato fue terminado por parte del empleador sin una justa causa, el trabajador deberá ser indemnizado, por lo que su liquidación tendrá más dinero.

La indemnización laboral corresponde a 30 días de salario por el primer año de trabajo y 20 días de salario por los años siguientes que el colaborador duró en la empresa.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar mi liquidación?

Los tiempos para recibir la liquidación laboral en Colombia pueden variar. Sin embargo, la recomendación para las empresas es que paguen este derecho tan pronto se termine el contrato de trabajo. No obstante, es muy común que la liquidación laboral sea pagada en el próximo ciclo de nómina de la organización. Hay que resaltar que cualquier período de espera extra es anormal y los colaboradores pueden reclamar el pago de la misma ante el ministerio de trabajo

Ejemplos según tipos de liquidación

Los diferentes tipos de liquidación que existen en nuestro país varían de acuerdo a la causa de terminación del contrato o el tipo del mismo. Enseguida, te contamos cuáles son:

• Renuncia.
• Despido por justa causa.
• Despido sin justa causa.
• Mutuo acuerdo.
• Finalización de Obra/Labor o término fijo.

Recursos para calcular la liquidación laboral

Afortunadamente, existen diversos recursos disponibles para facilitar el cálculo y la reclamación de la liquidación laboral:

1. Calculadora de liquidación laboral: En Buk, hemos desarrollado una herramienta en línea que te permite calcular de forma aproximada el valor de la liquidación laboral de forma rápida, fácil y segura, proporcionando información básica sobre el tipo de contrato, el tiempo de servicio y el salario devengado. 

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1. Software de nómina: Muchos programas de software de nómina incluyen una función para calcular la liquidación laboral. Esta opción puede ser útil para empresas que manejan un alto volumen de terminaciones de contratos.
2. Asesoría legal: Un abogado laboral puede brindar asesoría personalizada sobre el cálculo y la reclamación de la liquidación laboral, considerando las particularidades de cada caso.

Plazo máximo para pagar la liquidación laboral en Colombia

Según la legislación laboral colombiana, el empleador tiene un plazo máximo de dos (2) meses para pagar la liquidación laboral al trabajador, contados a partir de la fecha de terminación del contrato de trabajo. Sin embargo, la práctica más común es que este derecho sea pagado al momento de la terminación del contrato, al día hábil siguiente o, máximo, dentro de los quince días siguientes.

Este plazo es obligatorio para todo tipo de contratos laborales, independientemente de la causa de la terminación.

Es importante tener en cuenta que:

• El empleador debe pagar la liquidación laboral completa, incluyendo todos los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones adeudadas al trabajador.
• Si el empleador no paga la liquidación laboral dentro del plazo máximo establecido, el trabajador puede acudir a un juez laboral para exigir el pago y reclamar intereses moratorios sobre el valor de la liquidación.

¿Qué pasa si el empleador no paga la liquidación laboral en el plazo establecido?

En caso de que el empleador incumpla con su obligación de pagar la liquidación laboral dentro del plazo máximo, el trabajador puede tomar las siguientes acciones:

1. Presentar una reclamación ante el Ministerio del Trabajo: El trabajador puede presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo, para que este ente intervenga y busque una conciliación entre las partes.
2. Iniciar un proceso judicial: Si la conciliación ante el Ministerio del Trabajo no tiene éxito, el trabajador puede iniciar un proceso judicial ante un juez laboral. En este proceso, el juez revisará las pruebas presentadas por ambas partes y dictará una sentencia, ordenando al empleador el pago de la liquidación laboral, los intereses moratorios y los costos del proceso.

Es importante recordar que el trabajador tiene derecho a reclamar la liquidación laboral incluso si no cuenta con un contrato escrito.

En estos casos, el trabajador debe presentar pruebas que demuestren la existencia de la relación laboral, como recibos de pago, testigos o declaraciones de compañeros de trabajo.

Recomendaciones para evitar problemas con la liquidación laboral

Para prevenir inconvenientes relacionados con la liquidación laboral, se recomienda a los trabajadores:

1. Leer atentamente el contrato de trabajo: El contrato de trabajo debe especificar las condiciones en las que se pagará la liquidación laboral, incluyendo el cálculo y los plazos de pago.
2. Llevar un registro de sus pagos: Es importante que el trabajador lleve un registro detallado de todos sus pagos, incluyendo salarios, horas extras, vacaciones y festivos, para tener un sustento en caso de cualquier discrepancia.
3. Guardar todos los documentos relacionados con su contrato de trabajo: Copias de contratos, recibos de pago, certificados de prestaciones sociales y cualquier otro documento relevante deben ser conservados por el trabajador para tener pruebas en caso de ser necesario.
4. Consultar con un abogado laboral: En caso de dudas o inquietudes sobre la liquidación laboral, es recomendable consultar con un abogado laboral para obtener asesoría especializada y evitar posibles conflictos legales.

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