¿Cómo hacer un proceso disciplinario laboral en Colombia?

¿Qué es el proceso disciplinario laboral?

En Colombia, un proceso disciplinario laboral se da para investigar o sancionar a un trabajador por el incumplimiento de sus obligaciones laborales. Además, este procedimiento debe estar establecido en el RIT o reglamento interno de trabajo de la empresa, ya que los trabajadores deben estar al tanto de las normas y conductas que son consideradas como faltas y que, incluso, pueden conllevar sanciones.

¿Cuándo se debe iniciar un proceso disciplinario laboral?

Un proceso disciplinario laboral en Colombia se debe iniciar de manera inmediata una vez el empleador tenga conocimiento de la falta realizada por el trabajador, pues según el artículo 115 del Código Sustantivo de Trabajo:«(...) establece el procedimiento obligatorio para imponer sanciones disciplinarias. Sin dejar de lado que, antes de sancionar, el empleador deberá escuchar al trabajador y permitir que este se defienda.».

Es por esto que, a continuación, te mostraremos los incumplimientos por parte del trabajador y faltas leves o graves que este puede cometer.

Incumplimientos del trabajador

• Inasistencias y retrasos: el trabajador falta al trabajo o llega tarde sin justificación alguna.

• Bajo rendimiento: incumplimiento de las tareas asignadas sin justificación.

• Actos de indisciplina: hace referencia al mal comportamiento, actos de violencia, maltrato o injuria en el entorno laboral.

• Violación de confidencialidad o incumplimiento de normas: no seguir las normas de seguridad establecidas o revelar información confidencial de la empresa.

Faltas leves vs. graves

Etapas del proceso disciplinario laboral en Colombia

Según la sentencia C-593 de 2014, el proceso disciplinario laboral en Colombia cuenta con etapas mínimas obligatorias que todo empleador debe cumplir antes de imponer alguna sanción. Las detallaremos a continuación:

1. Apertura del proceso

Una vez el empleador conozca los hechos que establecen una falta, el empleador deberá iniciar el procedimiento disciplinario a través de la recopilación de pruebas iniciales internas.

2. Notificación al trabajador

Luego, se debe realizar una notificación formal al trabajador comunicándole la apertura de dicho proceso. Esta notificación debe contener la información precisa de los hechos y conductas que motivan la apertura de un proceso disciplinario. Además, debe ser una notificación por escrito.

3. Descargos

El trabajador tiene un plazo mínimo de 5 días hábiles para manifestarse frente al proceso, controvertir pruebas y sustentar su defensa con pruebas que considere necesarias.

4. Práctica de pruebas

En esta etapa, el empleador revisa los descargos presentados y, en caso de ser necesario, practica pruebas adicionales. Luego, se evalúan todas las pruebas presentadas de ambas partes.

5. Decisión

El empleador emite una decisión final por escrito en la que analiza los hechos y las pruebas, establece si la falta está aprobada o no e impone una sanción justificada por el reglamento interno de trabajo. Dicha decisión debe notificarse al trabajador.

Principios del debido proceso en el ámbito laboral

Ahora bien, los principios del debido proceso en el ámbito laboral se conocen como las garantías mínimas que deben respetarse en toda investigación disciplinaria o de conflicto laboral, esto con el fin de equilibrar la relación de poder entre la empresa y el empleado, garantizando que la justicia, transparencia y respeto estén por encima de la eficiencia operativa. Los principios fundamentales son:

Derecho a defensa

El derecho a la defensa se considera como la posibilidad de ser escuchado, presentar cargos y controvertir pruebas.

Imparcialidad

La imparcialidad determina que el empleador debe actuar de manera objetiva y sin prejuicios a la hora de investigar y decidir.

Presunción de inocencia

El trabajador se considera inocente hasta demostrar lo contrario mediante una prueba válida.

¿Qué sanciones se pueden aplicar en un proceso disciplinario?

Las sanciones disciplinarias deben aparecer en el reglamento interno de trabajo y deben respetar los límites del Código Sustantivo de Trabajo. Las más comunes son:

Llamado de atención

Esta es una sanción leve. Puede ser verbal o escrita y se utiliza para faltas menores. Además, debe quedar registrada en la hoja de vida del trabajador.

Suspensión

Este tipo de sanción es grave. En este caso, el trabajador no presta el servicio y tampoco recibe el salario por máximo 8 días si es la primera vez o hasta 2 meses en reincidencia de cualquier grado, según el artículo 112 del Código Sustantivo del Trabajo.

Terminación del contrato

Esta es una sanción grave. No genera indemnización por despido, pero sí el pago de salarios y prestaciones hasta la fecha.

¿Qué errores invalidan un proceso disciplinario?

• No notificar la comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario.
• Omitir la indicación escrita y clara de los hechos y normas violadas.
• No entregarle todas las pruebas al trabajador.
• No permitirle al trabajador controvertir pruebas.
• Falta de imparcialidad por parte del que toma la decisión.
• No explicar de manera clara qué norma se rompió y cuándo pasó.
• Esperar demasiado tiempo para iniciar el proceso desde que se conoció la falta.

Requisitos legales para un proceso disciplinario válido

Los requisitos legales para que un proceso disciplinario sea válido son:

• Notificar de manera formal: esta notificación debe llegar de forma escrita al trabajador, informándole la apertura del proceso e indicando los hechos o conductas que motivan el proceso disciplinario.
• Citación a descargos: se debe indicar el plazo máximo para que el trabajador responda, lo que equivale a 5 días hábiles.
• Derecho a la defensa: el trabajador tiene derecho a ser escuchado, presentar sus pruebas y controvertir las existentes.

• Motivación: la decisión final debe ser motivada por escrito, indicando hechos y normas, y además, la sanción debe ser proporcional a la falta.

• Notificación de la decisión: la decisión final debe ser notificada al trabajador.

• Principio de inmediatez: el proceso debe realizarse en un tiempo razonable.

Ejemplo de proceso disciplinario en una empresa colombiana

Una empresa se ha dado cuenta de que uno de sus trabajadores ha llegado tarde sin justificación alguna y de forma reiterada en un mes, lo cual es una acción que incumple con el reglamento interno de trabajo.

Es por esto que la empresa decide abrir un proceso disciplinario laboral en su contra. Lo primero que hacen es recopilar evidencias de sus reportes de ingreso, asistencia y correos, ya que estas se convierten en la prueba que ratifica que la falta es real.

Para ello, utilizan la plataforma integral de gestión de recursos humanos de Buk y validan el control de asistencia del trabajador. Una vez se dan cuenta de que esta información es verídica, la empresa envía una carta formal al trabajador indicando sus faltas y normas violadas.

A lo cual, el trabajador tiene como plazo máximo 5 días hábiles para responder y así poder presentar sus descargos por escrito.

Al final, la empresa analizó los descargos y aprobó la falta, pero no como una falta grave. Razón por la cual se le impuso un llamado de atención escrito y se emitió una advertencia de reincidencia que podría llevar a la suspensión del contrato por justa causa.

Riesgos de no aplicar correctamente el proceso disciplinario

Ignorar el proceso disciplinario laboral establecido conlleva una serie de riesgos altos para la empresa. Algunos riesgos son:

• Si no se garantiza el derecho a la defensa, el juez puede declarar la sanción como ineficaz, obligando a la empresa a reintegrar al trabajador y pagar salarios caídos.
• Indemnizaciones costosas.
• El Ministerio de Trabajo puede sancionar a la empresa por violar los derechos laborales de los trabajadores.
• Daño reputacional y deterioro del clima laboral.

En definitiva, un proceso disciplinario laboral en Colombia se debe entender como un mecanismo de transparencia y justicia, ya que garantizan una toma de decisiones bajo la ley y el respeto por la dignidad humana.

Además, no hay nada mejor que lograrlo de la mano de Buk, una plataforma que te permitirá mantener tu documentación al día, controlar la asistencia y tomar decisiones de forma segura. Agenda una llamada con nosotros y mejora la gestión de tu empresa.