Circular 027 de SG-SST: plazo y registro 2026

La Circular 027 de SG-SST, expedida el 26 de febrero de 2026 por el Ministerio del Trabajo, exige reportar la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST de manera digital; el plazo definitivo para realizar este registro vence el 31 de julio de 2026. 

El incumplimiento de este trámite puede activar alertas al ministerio y exponer a las organizaciones a posibles sanciones.

¿Qué es la Circular 027 de 2026 sobre SG-SST?

La Circular 027 de 2026 es una directriz emitida por el Ministerio del Trabajo de Colombia que establece orientaciones para el fortalecimiento del SG-SST y para la adecuada gestión de la información relacionada con seguridad y salud en el trabajo.

Su propósito principal es promover una gestión más organizada, verificable y trazable de las actividades del SG-SST, en concordancia con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.

Esta normativa no crea una obligación laboral nueva; su función consiste en hacer exigible la rendición de cuentas del ciclo anual, centralizando la información directamente en los servidores del Estado. 

¿Qué obligación recuerda el Ministerio del Trabajo?

El Ministerio del Trabajo reitera que toda empresa, entidad pública y contratante está obligada a reportar de forma anual dos productos técnicos consolidados: la autoevaluación de estándares mínimos de la vigencia fiscal anterior (2025) y el plan de mejoramiento institucional derivado de dichos resultados.

La circular aclara que este proceso debe realizarse exclusivamente a través del aplicativo web del Sistema de Información del Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL). Se inhabilita cualquier tipo de radicación por medios físicos o canales alternos.

¿Por qué está relacionada con la Resolución 0312 de 2019?

La Circular 027 de 2026 no reemplaza el marco normativo vigente, sino que lo complementa y refuerza. Su aplicación debe entenderse dentro de las obligaciones ya establecidas por el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.

Mientras la Resolución 0312 define el "qué" técnico y los parámetros de calificación, la Circular 027 determina el "cuándo" y el "dónde". Fija la ventana de atención digital y los hitos de control que las autoridades emplearán para supervisar el cumplimiento durante el año 2026.

¿Cuál es el plazo para registrar la autoevaluación SG-SST en 2026?

El plazo definitivo para registrar la autoevaluación del SG-SST de la vigencia 2025 y su respectivo plan de mejoramiento vence el 31 de julio de 2026.

 

Si las organizaciones dejan pasar esta fecha, la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales se cerrará automáticamente y no permitirá subir ningún archivo. Las empresas quedarán registradas como incumplidas, lo que reportará los casos directamente ante las autoridades para iniciar los respectivos procesos de sanción.

¿Quiénes están obligados a cumplir la Circular 027 de SG-SST?

Están obligados a cumplir con la Circular 027 de SG-SST todos los empleadores públicos y privados, contratantes bajo modalidades civiles o comerciales, empresas de servicios temporales y trabajadores independientes afiliados voluntariamente al SGRL.

 

Esta obligación es para todo el territorio colombiano, por lo tanto, incluye a organizaciones de todos los tamaños y sectores económicos, adaptando el nivel de exigencia según las actividades y el nivel de riesgo que desarrollen.  

Empleadores públicos y privados

Toda persona jurídica o natural que actúe como empleador en el sector público o privado queda cobijada por la norma. La obligación de autoevaluarse y reportar se activa desde la vinculación del primer trabajador subordinado mediante contrato de trabajo.

Contratantes con contratos civiles, comerciales o administrativos

Las organizaciones que utilicen personal bajo la modalidad de prestación de servicios tienen la responsabilidad legal de verificar que sus contratistas ejecuten y reporten su propia autoevaluación; esto aplica siempre que estos se encuentren afiliados al sistema de riesgos.

Empresas de servicios temporales, trabajadores en misión y estudiantes afiliados al SGRL

Las Empresas de Servicios Temporales (EST) deben reportar de manera unificada la información tanto de su personal de planta administrativa como de los trabajadores en misión asignados a empresas usuarias.

Asimismo, se incluye a los estudiantes vinculados a programas formativos que realicen prácticas con afiliación obligatoria al SGRL.

¿Cuál es el rol de las ARL?

Las Administradoras de Riesgos Laborales operan como entes de verificación y control; tienen la obligación legal de revisar la información y reportar ante el Ministerio del Trabajo a aquellas empresas afiliadas que no suban su autoevaluación dentro del plazo establecido.  

¿Qué debe registrar la empresa en el portal SGRL?

El proceso de registro exige subir tres documentos clave que deben estar completamente alineados entre sí:

Matriz de componentes técnicos obligatorios

Autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST

Consiste en el diligenciamiento digital de la tabla de valores de la Resolución 0312. Dependiendo de las variables de la empresa, el sistema exigirá responder por 7, 21 o 60 estándares; cada ítem debe sustentarse con evidencias objetivas y verificables en caso de auditoría física.

Plan de mejoramiento derivado de la autoevaluación

Este módulo recopila los pasos para corregir los errores identificados en la autoevaluación. El sistema cruza las respuestas automáticamente; por ende, si un estándar es marcado como "No Cumple", la plataforma exige la descripción de la acción de mejora, el nombre del responsable y la fecha de cierre proyectada.

Plan anual del SG-SST

Es el calendario de trabajo para el año 2026; se formula en diciembre y su ejecución inicia el 1 de enero. Debe incluir las tareas de prevención, las metas de capacitación, el control de accidentes y el presupuesto aprobado por la gerencia para que todo funcione.  

Este plan traduce los resultados de la autoevaluación y el plan de mejoramiento en actividades concretas y medibles durante el año.  

Circular 027 de 2026 y Resolución 0312 de 2019: ¿cómo se conectan?

La Circular 027 de 2026 no sustituye ni modifica los criterios de la Resolución 0312 de 2019, realmente sirve como el mecanismo de control para que el Ministerio del Trabajo verifique que las empresas están aplicando de forma real la matriz técnica diseñada en 2019.

Estándares mínimos según número de trabajadores y nivel de riesgo

El tipo de reporte que pide la plataforma depende del tamaño y riesgo de la empresa:  

• 7 Estándares: Empresas con 10 o menos trabajadores clasificadas en clases de riesgo I, II o III.
• 21 Estándares: Empresas que tengan entre 11 y 50 trabajadores, clasificadas en riesgo I, II o III.
• 60 Estándares: Organizaciones con más de 50 trabajadores en cualquier nivel de riesgo, o empresas con menos de 50 colaboradores clasificadas en niveles de riesgo IV o V de forma total o parcial.
  

Autoevaluación anual en diciembre

Las empresas deben cerrar su evaluación interna en diciembre de cada año, este corte genera el resultado final que luego se debe reportar de forma obligatoria ante las autoridades.

Plan de mejoramiento y ejecución desde el 1 de enero

A partir del primer día de enero del siguiente año, la empresa tiene la obligación de poner en marcha las acciones correctivas formuladas en el portal.

Paso a paso para cumplir con la Circular 027 de SG-SST

Para lograr un registro exitoso en la plataforma y evitar fallas en el sistema, se recomienda seguir estos pasos:  

Revisar la autoevaluación

Confirmar que la calificación final guardada corresponde exactamente al trabajo realizado entre el 1 de enero y el 31 de diciembre  

Validar evidencias y soportes

Verificar que cada ítem marcado como favorable cuente con un respaldo documental digitalizado (actas del COPASST, profesiogramas, registros de entrega de EPP, matrices GTC-45) debidamente firmado por las partes responsables.

Formular o ajustar el plan de mejoramiento

Armar la lista de soluciones para los errores encontrados, asegurando que tengan un encargado y el presupuesto aprobado por la directiva.  

Registrar la información en el portal del Fondo de Riesgos Laborales

Acceder a la URL oficial Sistema General de Riesgos Laborales, diligenciar los formularios web del ciclo PHVA y adjuntar el archivo del plan de mejoramiento en formato PDF.

Conservar constancia de radicación

Descargar y guardar el comprobante digital que tiene el número de recibido único entregado por el Ministerio del Trabajo.  

Errores frecuentes al reportar la autoevaluación SG-SST

Reportar la vigencia equivocada

Un error recurrente consiste en confundir el año de ejecución con el año de reporte. En la ventana de atención de 2026, los datos que se indexan corresponden estrictamente a la gestión ejecutada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025.

No alinear el plan de mejoramiento con los hallazgos

Presentar un plan de mejoramiento con acciones genéricas o estandarizadas que no tienen relación con los ítems calificados como "No Cumple" se puede ver incoherente y esto probablemente genere alertas automáticas de auditoría en los algoritmos de supervisión del Ministerio.

No enviar avances a la ARL

Olvidar mandar la autoevaluación y el plan de mejoramiento a la Administradora de Riesgos Laborales deja el trámite incompleto; la norma pide enviarlo de forma paralela.  

No conservar evidencias documentales

Registrar los datos en el portal sin tener los archivos de respaldo digitalizados y firmados es un riesgo crítico.

En caso de una auditoría física, la falta de soportes invalida el reporte del portal web y acarrea severas sanciones.

¿Qué pasa si una empresa no registra el SG-SST a tiempo?

No hacer el reporte a tiempo activa multas que se calculan en Unidades de Valor Tributario (UVT). Para este año 2026, el valor de la UVT es de $52.374 COP.  

Los castigos de dinero por incumplir se dividen según el tamaño de cada empresa:  

• Microempresas (1 a 10 trabajadores): Multas de 26,31 a 131,57 UVT (entre $1'377.950 y $6'890.847 COP).  
• Pequeñas empresas (11 a 50 trabajadores): Sanciones de 157,88 a 526,26 UVT (entre $8'268.807 y $27'562.321 COP).  
• Medianas empresas (51 a 200 trabajadores): Multas de 552,57 a 2.631,30 UVT (entre $28'940.311 y $137'811.202 COP).  
• Grandes empresas (más de 201 trabajadores): Sanciones de 2.657,61 a 13.156,51 UVT (entre $139'189.670 y $689'058.914 COP).  

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