Acta de reunión: qué es, cómo hacerla y plantilla editable

Un acta de reunión es un documento que resume de manera clara y ordenada lo que se discutió y acordó en una reunión. Su función principal es dejar constancia escrita de las decisiones tomadas, las tareas asignadas, las personas responsables y los plazos establecidos.

Sirve para:

• Recordar lo hablado y evitar confusiones.
• Ayudar en el seguimiento de tareas.
• Dar soporte a acuerdos durante auditorías o revisiones internas.

Un acta bien hecha asegura que todos los participantes tengan la misma información y sepan exactamente qué se espera de ellos.

Elementos que debe contener un acta de reunión

Para que un acta sea clara y útil, conviene que incluya ciertos elementos básicos:

1. Encabezado: Día, hora de inicio y hora de finalización, lugar, tipo de reunión, quién ha convocado la reunión, lista de los asistentes.
2. Orden del día: Relación de los puntos que se abordarán durante la reunión.
3. Desarrollo: Resumen objetivo de cada uno de los temas que se hayan tratado, las decisiones que se han tomado y las personas responsables o encargadas de ejecutar lo decidido.
4. Conclusiones: Acuerdos que se han tomado, las próximas acciones a seguir y las fechas previstas para poder cumplirlas.
5. Firmas: Del redactor y, si corresponde, de los participantes.

Guía para redactar un acta de reunión paso a paso

Escribir un acta de reunión significa poner por escrito los puntos importantes que se han discutido anteriormente. Debes hacerlo de manera clara, organizada y objetiva. Aquí están los pasos que puedes seguir:

1. Antes de que empiece la reunión, prepara una plantilla con los espacios que necesitas.
2. Durante la reunión, toma nota de los temas y los acuerdos sin agregar opiniones personales.
3. Después de la reunión, escribe el acta lo más pronto posible, siguiendo el orden en que se hablaron los temas.
4. Revisa el acta para corregir errores y asegúrate de que la información sea clara.
5. Envía el acta a las personas que asistieron para que la validen o firmen.
6. Guarda el documento en papel o digitalmente, de acuerdo con lo que diga la empresa.

Recomendaciones importantes:

• Expón los temas y los acuerdos de manera precisa y sin ambigüedades.
• Aplica un formato único para poder redactar las actas de reunión.
• Haz listas o párrafos cortos para señalar los temas más importantes.
• Anota de forma detallada los acuerdos alcanzados, las fechas límite y quién se encargará de cada tarea.
• Termina con las firmas y, si es necesario, la fecha de la próxima reunión.

Plantilla editable de acta de reunión para descargar (gratis)

Descarga aquí nuestra plantilla editable de acta de reunión en PDF, con todos los campos necesarios para registrar acuerdos, asistentes y compromisos de forma clara y ordenada.

Tipos de actas según su finalidad

• Acta de sesión: Se usa para reuniones normales o especiales.
• Acta de conciliación: Registra los acuerdos entre dos partes que tienen un conflicto.
• Acta de inspección: Registro detallado de observaciones y resultados tras una revisión.
• Acta de fundación: Documento que formaliza la creación de una organización o empresa.

Ejemplo de acta de reunión completada

Aquí hay ejemplos reales que puedes ver:

• Acta de reunión de concertación en Floridablanca (MinAmbiente)
• Acta Asamblea General Miembros – Transparencia por Colombia (PDF)
  
  

En resumen, el acta de reunión es esencial para anotar claramente los acuerdos y responsabilidades, evitando malentendidos y asegurando el seguimiento.

Con BUK, tu empresa puede concentrar en un solo lugar toda la información clave, asignar tareas con claridad y mantener una comunicación fluida entre equipos. La plataforma combina herramientas para administrar nómina, controlar la asistencia, realizar evaluaciones de desempeño, gestionar capacitaciones y más, todo con un diseño pensado para que sea fácil de usar y ayude a que las personas trabajen de forma más coordinada y productiva.

Haz clic aquí para programar una llamada con nuestro equipo y descubre cómo mejorar la gestión en tu empresa.