¿Qué es un organigrama de una empresa y cómo hacerlo paso a paso?

El organigrama empresarial es una herramienta visual que ayuda a entender cómo está organizada la compañía, cómo se comunican sus áreas y quién tiene la autoridad para decidir.

Cada empresa requiere orden para funcionar, sin embargo, la manera de organizarse puede variar dependiendo del tamaño, el sector o la cultura. Lo crucial es que esa estructura esté documentada y sea comprensible para los empleados de la empresa y para aquellos que se relacionan con ella.

Aunque en Colombia no es obligatorio tenerlo, el Ministerio de Trabajo a través de la Ley 1562 de 2012 recomienda documentar la estructura organizacional como parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Por lo tanto, tener un organigrama claramente establecido es una práctica esencial para una mejor organización.

En este artículo te explicamos qué es un organigrama empresarial, para qué sirve, los tipos más usados y cómo hacerlo correctamente, con ejemplos reales y herramientas prácticas.

¿Qué es un organigrama empresarial?

El organigrama de una empresa es una ilustración visual de su estructura formal, tal y como lo describe María Pérez, licenciada en derecho, profesora de formación y orientación laboral, este evidencia la organización jerárquica de cargos, departamentos, y las relaciones entre autoridad y responsabilidad.

¿Para qué sirve un organigrama empresarial?

• Claridad en la estructura: Presenta quiénes componen cada área y la manera en que se relacionan los cargos, para que todos comprendan la jerarquía.
• Optimiza procesos internos: Ayuda a identificar tareas duplicadas o cuellos de botella que afectan la eficiencia.
• Fortalece la comunicación: Especifica a quién consultar en función del tema, evitando confusiones en la empresa.
• Planificación y crecimiento: Apoya decisiones como emplear más trabajadores o reestructurar equipos.
• Integración: Promueve que los empleados recién contratados, líderes y socios comprendan rápidamente el funcionamiento de la empresa.

Tipos de organigramas empresariales

El organigrama de una empresa puede representarse de distintas formas, y no todos se usan para lo mismo. Según Enrique B. Franklin, en su libro Organización de Empresas, los organigramas pueden clasificarse en cinco grandes grupos, cada uno con distintos tipos que responden a necesidades organizacionales específicas.

Según su naturaleza

• Microadministrativos: Reflejan la estructura interna de una sola empresa o de un área específica dentro de ella. Por ejemplo, el organigrama de una panadería que muestra desde el propietario hasta los trabajadores, o únicamente el equipo de cocina.
  
  
• Macroadministrativos: Muestran cómo se organizan varias empresas que trabajan juntas, como una cadena con múltiples sucursales. Por ejemplo, una cadena de almacenes de ropa.
  
  
• Mesoadministrativos: Comparan cómo se organizan varias empresas del mismo sector. Por ejemplo, el organigrama de varios colegios privados para entender cómo estructuran sus equipos.

Según su finalidad

• Informativos: Diseñados para mostrar de forma clara lo básico, como quién es el líder y a quiénes dirige.
• Analíticos: Explican información específica, como la cantidad de trabajadores en cada sección o el presupuesto que posee cada departamento.
• Formales: Son aquellos que cuentan con la aprobación directa de la alta dirección de la empresa.
• Informales: Actúan como borradores, mostrando una idea inicial de la estructura. Por ejemplo, el organigrama de una empresa nueva que está definiendo cómo organizarse.

Según su alcance

• Generales: Presentan la empresa, hasta cierto punto, como los puestos de mayor relevancia. Por ejemplo, un organigrama de una fábrica de café que solo incluye a los gerentes, sin listar a todos los trabajadores.
• Específicos: Se enfocan en un departamento o área específica, por ejemplo, el área de ventas.

Según su contenido

• Integrales: Representan la estructura completa de la empresa, reflejando cómo interactúan y se coordinan todos los departamentos.
• Funcionales: Describen las actividades de cada área y su relación entre sí. Por ejemplo, un organigrama que muestra cómo el área de finanzas administra los recursos económicos.
• De puestos y plazas: Explican los puestos, la cantidad de personas que los desempeñan y, en ocasiones, sus nombres. Por ejemplo, el organigrama de una oficina.

Según su presentación o disposición gráfica

• Verticales: Se ven como una pirámide, con el líder en la parte superior y los demás niveles abajo; este diseño es perfecto para compañías con una estructura jerárquica y tradicional. Por ejemplo, una empresa donde el gerente general toma las decisiones y los demás ejecutan.
• Horizontales: Presentan los equipos de izquierda a derecha, fomentando una percepción de equidad entre los trabajadores. Es ideal para empresas modernas con menos estructuras jerárquicas.
• Mixtos: Fusionan lo vertical y lo horizontal, beneficiosos para corporaciones de gran tamaño que requieren conectar jerarquías y equipos de distintas partes. Por ejemplo, un banco con sucursales donde hay un gerente general arriba y conexiones entre departamentos.
• De bloque: Organizan varios departamentos en un espacio reducido, exhibiendo únicamente lo indispensable. Son útiles para compañías de varios niveles, como una universidad que cuenta con múltiples facultades.
• Circulares: Sitúa al líder en el centro del diagrama, rodeado por los distintos equipos, promoviendo relaciones más horizontales y un ambiente de trabajo colaborativo. Este diseño es perfecto para compañías de creatividad.

Tipos más usados en la práctica

• Jerárquico: Muestra una estructura de autoridad establecida, de arriba hacia abajo.
• Matricial: Cada empleado tiene dos jefes, uno según su área (como finanzas o ingeniería) y otro por proyecto (como el desarrollo de un nuevo producto). Es útil en empresas que manejan varios proyectos al tiempo.
• Divisional: La empresa se divide por productos, servicios o regiones; cada división funciona con su propio equipo y estructura. Ideal para organizaciones grandes y diversas.

Cómo hacer un organigrama paso a paso

1. Decidir qué parte de la empresa incluir
   Lo primero es decidir qué parte de la empresa se va a mostrar en el organigrama: ¿toda la organización o solo un área como talento humano o marketing?
2. Reunir la información necesaria
   Es necesario recolectar información acerca de puestos, áreas, funciones y líneas de reporte.
3. Establecer la cadena de mando
   Es crucial determinar de manera precisa quién informa a quién.
4. Observar la interconexión entre las áreas
   Además de las jerarquías, es útil mostrar cómo se relacionan los equipos. Por ejemplo: ¿El área comercial depende directamente de mercadeo? ¿Recursos humanos trabaja con el área legal?
5. Identificar cuántas personas tiene cada equipo
   Es necesario especificar la cantidad de personas a cargo de cada líder o jefe de equipo, esto facilita una adecuada estimación de las responsabilidades y la estructura.
6. Elegir la herramienta adecuada
   Es posible utilizar plataformas de diseño, sin embargo, lo más eficaz es emplear soluciones especializadas como BUK, que permiten generar y actualizar organigramas automáticamente.
7. Planificar las actualizaciones
   Es crucial establecer un procedimiento para su revisión y actualización, idealmente cada trimestre o cada vez que haya una reestructuración, nuevos ingresos o movimientos internos.

Ejemplos reales de organigramas de empresas

Estos son algunos ejemplos de entidades y organizaciones reconocidas en Colombia:

• Grupo Bancolombia (Mixto): Usa una combinación de niveles jerárquicos y conexiones entre áreas y sucursales. Ver organigrama.
• SENA, Colombia (Funcional): Organiza su estructura según las funciones de cada área. Ver organigrama.
• Juan Valdez (Vertical): Tiene una organización tradicional, donde las decisiones bajan desde los cargos más altos hasta los más bajos, con funciones bien definidas en cada nivel. Ver organigrama.
• Ministerio de Trabajo, Colombia (Integral): Este organigrama incluye desde el ministro hasta oficinas regionales, ofreciendo una vista completa. Ver organigrama.

Estructura clara, gestión eficiente

Poseer una estructura organizacional bien definida facilita la toma de decisiones estratégicas, sin embargo, reconocemos que la elaboración del organigrama no representa el verdadero desafío; lo difícil es mantenerlo al día.

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