Oficial de cumplimiento: funciones, obligaciones y perfil ideal

¿Alguna vez has escuchado sobre la figura corporativa de “oficial de cumplimiento"? Este cargo se ha convertido en un infaltable dentro de las empresas de nuestros tiempos, especialmente en un ambiente empresarial instaurado donde la transparencia, la ética y la prevención del riesgo son pilares del buen gobierno corporativo y factores innegociables. 

El papel del oficial de cumplimiento se encarga de que las organizaciones se desenvuelvan dentro del marco legal normativo y así evitar sanciones, fraudes o prácticas nocivas que comprometan la reputación organizacional o uno de los factores neurálgicos de cualquier empresa: la estabilidad financiera.

¿Qué hace un oficial de cumplimiento?

El oficial de cumplimiento, también conocido como Compliance Officer,  se encarga de promover, implementar, y verificar que la empresa esté alineada con todas las normas, políticas y procedimientos que estén directamente relacionados con la prevención de riesgos legales, éticos y financieros.

En Colombia, la función y existencia de los oficiales de cumplimiento está regulada por diferentes entidades como la Superintendencia de Sociedades, la Superintendencia Financiera y la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), lo que lo convierte en un cargo de creciente importancia

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A continuación, te explicamos sus funciones principales, obligaciones y características que debe tener un perfil que aplique a dicho cargo: 

Las principales funciones incluyen:

• Establecer las reglas del juego para que la empresa cumpla con las regulaciones vigentes dentro de todos los marcos normativos. 
• Supervisar los cumplimientos legales de todas las regulaciones aplicables. 
• Identificar los riesgos de incumplimiento: es importante mitigar cualquier riesgo de transgresión a la normativa vigente. 
• Capacitar al personal en cuanto a temáticas de normatividad y de ética empresarial.
  
  
• Mantener comunicación con los entes reguladores y reportar operaciones sospechosas a la UIAF.
• Revisar y ajustar su política LA/FT y SAGRLAFT.

Obligaciones legales del oficial de cumplimiento en Colombia

Las obligaciones del oficial de cumplimiento se encuentran establecidas en diversas normas y circulares emitidas por las entidades previamente mencionadas. Incluso, de acuerdo a la actividad o circunstancia de la empresa, hay situaciones en las que la presencia de esta figura es obligatoria. Entre las más relevantes están:

1. SARLAFT 2.0 -  define las responsabilidades del oficial de cumplimiento frente al riesgo de LA/FT/FPADM. Este parámetro incluye  la identificación de riesgos, la implementación de controles y la capacitación interna con los equipos.
2. Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades – el Capítulo X, modificado por la Circular Externa 100-000004 de 2021, establece cuáles son los requisitos de perfil, funciones, incompatibilidades y el marco del SAGRLAFT. Es importante al momento de garantizar el cumplimiento del rol.  
3. Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) – esta figura promueve que las empresas sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades definan expresamente las funciones del oficial de cumplimiento.
4. Regulación sectorial – de acuerdo al sector de la organización (transporte, vigilancia, cooperativas, financiero), pueden existir lineamientos adicionales que determinan el perfil y las obligaciones del cargo. Es importante tener esta información mapeada al momento de implementar la figura del oficial de cumplimiento.

Perfil ideal: competencias, habilidades y experiencia

Bien dijo Einstein que no se puede juzgar un pez por su habilidad de trepar árboles, ¿verdad? Algo similar ocurre con los parámetros para conseguir el oficial de cumplimiento ideal. El perfil del profesional destinado a ocupar tan importante vacante combina conocimientos técnicos, experiencia y habilidades blandas que le permitan actuar con independencia y criterio ético. Algunos ejemplos de esta premisa son: 

Competencias técnicas

• Conocimiento actualizado (y vocación de mantenerse alineado a posibles actualizaciones) de las normas SARLAFT, SAGRLAFT, PTEE y leyes antisoborno.
• Capacidad de análisis de riesgos financieros y no financieros.
• Dominio de herramientas tecnológicas de monitoreo, gestión documental y analítica de datos.
• Conocimiento robusto de la cultura organizacional y los objetivos de la organización, así como su marca empleadora y reputación en el mercado.

Habilidades interpersonales

• Integridad y ética profesional.
• Comunicación efectiva para capacitar y sensibilizar a los equipos de trabajo.
• Liderazgo y criterio propio al momento de tomar decisiones difíciles.

Experiencia y formación

• A modo de sugerencia, se considera ser profesional en campos como el Derecho, la Administración, Contaduría o áreas afines.
• Formación y experiencia en prevención de riesgos, cumplimiento normativo o gestión ética.
• La experiencia requerida por cada organización varía. Sin embargo, se puede tomar un tiempo recomendado de seis o doce meses. 

Oficial de cumplimiento interno vs servicio externo 

Herramientas y recursos para oficiales de cumplimiento eficaces

Para desempeñar sus funciones a cabalidad, el oficial de cumplimiento debe apoyarse en herramientas tecnológicas y recursos de actualización permanente. Algunas de ellas son: 

• Plataformas de monitoreo y gestión de riesgos.
• Listas restrictivas y bases de datos internacionales.
• Sistemas de gestión documental y auditoría.
• Canales de denuncia.
• Formación continua.
  
  En conclusión, un oficial de cumplimiento constituye una figura indispensable para garantizar la integridad y sostenibilidad de las empresas colombianas. El papel de este importante colaborador va mucho más allá de la vigilancia normativa: promueve una cultura ética, refuerza la transparencia y protege la reputación corporativa frente a los riesgos legales y financieros. 

¡Si quieres mantener tu empresa cubierta ante cualquier eventualidad normativa, es necesario que tengas muy bien cubierta la figura del oficial de cumplimiento!