Conoce las diferencias entre firma electrónica y firma digital

Seguramente en algún momento te has preguntado de la diferencia entre la firma electrónica y la firma digital. 

Según la normativa colombiana, particularmente el Decreto 2364 de 2012 y la Ley 527 de 1999, tanto la firma electrónica como la firma digital tienen validez legal y pueden emplearse para validar documentos, contratos o transacciones electrónicas. Sin embargo, cada una tiene características y niveles de seguridad distintos que conviene conocer antes de implementarlas en tu empresa.

En Buk te explicamos las principales diferencias, su marco legal y cómo elegir la opción adecuada para tu organización.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un tipo de firma electrónica que se caracteriza por utilizar tecnología criptográfica, es decir, este tipo añade una capa de seguridad sobre la firma computarizada simple. Para el proceso de esta firma se necesita la existencia de un documento o certificado digital para así darle validez e identidad a la firma del emisor y luego del receptor.

Características de la firma digital:

• Se basa en algoritmos criptográficos que protegen el documento.
• Requiere un certificado digital emitido por una entidad certificadora.
• Tiene validez legal plena en Colombia.
• Es equivalente a una firma manuscrita ante la ley.
• Asegura la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

Entre sus ventajas, destacan la posibilidad de firmar remotamente, reducir el uso de papel, y acelerar procesos administrativos y contractuales con total seguridad.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un concepto legal bastante amplio que su función principal es dar fe de la voluntad y aceptación del firmante, es decir, es una manera de validación de una persona física cuando utiliza medios electrónicos. Podemos mencionar un ejemplo de este método, como las contraseñas para aceptar una operación bancaria o el pago con la tarjeta de crédito.

Características de la firma electrónica:

• No siempre necesita un certificado digital.
• Identifica la voluntad y consentimiento del firmante.
• Puede aplicarse en procesos internos, aprobaciones o contratos simples.
• Es más flexible y accesible que la firma digital.
• También tiene validez legal en Colombia (Decreto 2364 de 2012).

Este tipo de firma son ideales para:

• Recursos humanos
• Sanidad y servicios médicos
• Negocios jurídicos e inmobiliarios
• Entidades bancarias, financieras y de seguros
• Organizaciones gubernamentales

¿Cuál es la normativa aplicable en Colombia?

La validez y el uso de las firmas electrónicas y digitales están respaldados por varias normas colombianas, entre las cuales destacan:

• Ley 527 de 1999: Reconoce la validez jurídica de los mensajes de datos y define la firma digital.
• Decreto 2364 de 2012: Regula el uso de la firma electrónica y establece sus requisitos mínimos.
• Decreto 1413 de 2017: Actualiza las condiciones técnicas y de certificación.
• Circular Externa 029 de 2019 (Superintendencia de Industria y Comercio): Define lineamientos sobre prestadores de servicios de certificación.

Principales diferencias entre firma electrónica y firma digital

Reomendaciones para elegir la solución adecuada

Antes de decidir qué tipo de firma implementar en tu empresa, revisa este checklist:

• Define el tipo de documentos que firmarás (internos o legales).
• Evalúa el nivel de seguridad y trazabilidad que necesitas.
• Verifica si tu empresa requiere certificación digital.
• Comprueba la compatibilidad con tus sistemas actuales.
• Prioriza soluciones que cumplan con la normativa colombiana vigente.
• Elige un proveedor que ofrezca soporte, integración y escalabilidad.

Cómo Buk integra la firma electrónica y digital en su plataforma

En Buk, la gestión documental y la firma electrónica se integran directamente dentro de la plataforma, permitiéndote crear, firmar y almacenar documentos en un solo lugar, con plena validez legal y seguridad.

Con el módulo de Firma electrónica y gestión documental, puedes:

• Firmar documentos de forma remota y segura.
• Automatizar aprobaciones y flujos internos.
• Centralizar toda la documentación laboral y contractual.
• Asegurar el cumplimiento de la normativa colombiana.
• Reducir tiempos operativos y costos administrativos.

Simplifica la gestión documental con Buk

En Buk entendemos que la eficiencia y la seguridad son claves para una buena gestión de personas.

Nuestro módulo de firma electrónica y gestión documental te permite digitalizar todos los procesos de firma, optimizar tiempos, garantizar trazabilidad y mejorar la experiencia tanto para tu equipo de RRHH como para tus colaboradores.

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