Controles internos: definición, objetivos y beneficios prácticos

El control interno es el sistema que evita errores costosos, protege los recursos de la empresa y permite tomar decisiones con información confiable.

En Colombia, su fundamento legal está en la Ley 87 de 1993, y a nivel internacional el referente técnico es el marco del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

Entender ambos enfoques permite comprender no solo qué es el control interno, sino cómo aplicarlo correctamente. A continuación, te explicamos todo: qué son, cuáles son sus objetivos y cómo implementarlos correctamente.

¿Qué son los controles internos?

Los controles internos son el conjunto de políticas, planes, métodos y procedimientos que una organización implementa para asegurar que sus actividades se desarrollen conforme a la ley, a sus objetivos estratégicos y a estándares de eficiencia.

La Ley 87 de 1993 los define como un sistema integrado por la estructura organizacional y los mecanismos de verificación adoptados por una entidad para garantizar que:

• Las actividades cumplan las normas legales vigentes.
• Se respeten las políticas definidas por la dirección.
• Se alcancen las metas previstas.

Aunque es obligatoria para el Estado, su enfoque en principios como la moralidad, eficiencia y valoración de costos ambientales se ha convertido en el "estándar" y por lo tanto son altamente recomendados para empresas privadas que buscan una transparencia total.

Objetivos principales de los controles internos

COSO clasifica los objetivos en tres categorías:

1. Objetivos operativos

Se enfocan en la eficacia y eficiencia de las operaciones, esto significa que los recursos —financieros, humanos, tecnológicos— se utilicen correctamente. Por ejemplo, evitar pagos duplicados, pérdidas de inventario o asignaciones incorrectas de activos.

2. Objetivos de información

Buscan asegurar que la información financiera y administrativa sea confiable, completa y oportuna.

3. Objetivos de cumplimiento

Garantizan que la organización cumpla con leyes y regulaciones externas, así como con políticas internas; en el contexto colombiano, esto incluye normas laborales, tributarias, contables y regulatorias.

Componentes básicos de un sistema de controles interno

Según el estándar internacional, se compone de cinco elementos:

1. Entorno de control

Incluye la cultura organizacional, el ejemplo de la alta dirección y la claridad en la asignación de responsabilidades.

2. Evaluación de riesgos

Consiste en identificar y analizar los eventos que podrían impedir el logro de objetivos, esto implica preguntas como:

• ¿Dónde puede ocurrir un error?
• ¿Qué procesos son más vulnerables?
• ¿Qué impacto tendría una falla?

3. Actividades de control

Son las acciones concretas que reducen los riesgos identificados, como por ejemplo:

• Aprobaciones jerárquicas.
• Separación de funciones (quien autoriza no ejecuta).
• Controles automáticos en sistemas.
• Políticas claras de autorización.

4. Información y comunicación

Para que el sistema funcione debe comunicarse adecuadamente y mantenerse actualizado, cada persona debe conocer sus responsabilidades y contar con información clara.

5. Monitoreo

Es la evaluación continua del sistema para verificar si los controles siguen siendo efectivos, por lo tanto, debe ajustarse periódicamente.

¿Por qué son importantes los controles internos?

Son vitales porque blindan el patrimonio de la empresa, previenen fraudes y errores costosos, y garantizan que la información para tomar decisiones sea veraz.

Un sistema sólido mejora la rendición de cuentas, facilita las auditorías externas, genera confianza en inversionistas y asegura que la organización cumpla con la ley.

Al implementarlos, se logra:

• Protección de activos: Evitan el mal uso de recursos físicos y digitales.
• Eficiencia máxima: Eliminan duplicidad de tareas y cuellos de botella.
• Accountability: Fomentan una cultura de responsabilidad donde cada proceso tiene un dueño y una huella auditable.

Tipos de controles internos comunes

Los controles pueden clasificarse según el momento en que actúan frente al riesgo.

Controles preventivos

Como su nombre indica, su objetivo es evitar que el error o el fraude ocurra, como por ejemplo:

• Doble validación de pagos.
• Límites de acceso a sistemas.
• Políticas de autorización previa.

Son esenciales porque reducen la probabilidad de que el riesgo se materialice.

Controles detectivos

Los controles detectivos se diseñan para descubrir irregularidades que ya han sucedido pero que aún pueden ser mitigadas, algunos ejemplos son:

• Conciliaciones bancarias.
• Revisiones periódicas de inventario.
• Auditorías internas.

Permiten detectar inconsistencias antes de que escalen.

Controles correctivos

Una vez que el error ha sido detectado, el control correctivo entra en acción para enmendar el daño y, lo más importante, modificar el proceso para que no vuelva a ocurrir.

¿Cómo implementar controles internos efectivos?

La implementación efectiva de controles internos sigue un enfoque paso a paso que comienza con la evaluación de riesgos y culmina en supervisión continua.

Pasos recomendados:

1. Compromiso de la alta dirección.
2. Identificar riesgos específicos por área.
3. Diseñar controles proporcionales al tamaño y complejidad de la empresa.
4. Documentar políticas en manuales accesibles.
5. Capacitar a todo el personal involucrado.
6. Monitorear y ajustar periódicamente.
7.  

Para lograr una implementación exitosa, se deben seguir estos pasos:

1. Mapeo de procesos: Entender cómo fluye el valor en la empresa.
2. Identificación de puntos críticos: ¿Dónde es más probable que ocurra un error?
3. Asignación de responsables: Cada control debe tener un encargado claro.
4. Uso de tecnología: Automatizar tareas manuales para reducir el error humano.

En la gestión de personas, herramientas como Buk facilitan enormemente esta tarea. Por ejemplo, con su módulo de Gestión de Activos y su complemento de Security Compliance, Buk permite llevar un registro digital impecable de qué recursos tiene cada colaborador (computadores, licencias, vehículos), asegurando que nada se pierda en las transiciones de personal.

Controles internos en entidades públicas (Ley 87 de 1993)

En entidades públicas colombianas, los controles internos están regulados obligatoriamente por la Ley 87 de 1993, que establece un sistema integrado para garantizar eficiencia y transparencia en el uso de recursos públicos.

La norma enfatiza la importancia de la autocontrol y la evaluación independiente, principios que muchas empresas privadas han adoptado para elevar sus estándares de calidad y transparencia.

Beneficios de unos controles internos sólidos

Los controles internos sólidos generan beneficios concretos para la organización:

• Protegen los recursos y activos de la empresa.
• Reducen riesgos de fraude, errores y pérdidas.
• Disminuyen reprocesos y fallas operativas.
• Aseguran el cumplimiento de obligaciones legales y normativas.
• Garantizan información financiera y operativa confiable.
• Facilitan auditorías internas y externas.
• Definen procesos y responsabilidades con claridad.
• Fortalecen la confianza de clientes, socios y autoridades.
• Permiten que la gerencia se enfoque en estrategia y crecimiento, no en resolver crisis.

¿Cómo fortalecer el control interno con tecnología?

Hoy el riesgo no está solo en lo financiero, también está en la gestión de activos, en la trazabilidad de la información y en el cumplimiento normativo. Llevar estos procesos en archivos dispersos o controles manuales aumenta la posibilidad de errores y pérdidas.

Aquí es donde la tecnología se vuelve un aliado real, con el módulo de Gestión de Activos y Compliance, Buk permite:

• Controlar la entrega y devolución de equipos y herramientas de trabajo.
• Registrar cada movimiento con trazabilidad inmediata.
• Automatizar flujos de aprobación.
• Centralizar la información en un solo lugar.
• Facilitar auditorías internas o externas y más.

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