Exámenes de ingreso laboral: requisitos en Colombia

Contratar a alguien sin validar su estado de salud es un riesgo que muchas empresas aún pasan por alto. Los exámenes de ingreso laboral no son solo un requisito legal; en la práctica son lo que te permite tener claridad desde el inicio sobre si esa persona realmente puede asumir el cargo sin afectar de manera negativa su salud.

Cuando este proceso se omite, las consecuencias pueden ser serias: sanciones, demandas o asumir responsabilidades que no te corresponden. Aquí te contamos qué exige la ley en Colombia y qué debes tener en cuenta para hacerlo bien desde el principio.

¿Qué son los exámenes de ingreso laboral?

Los exámenes de ingreso laboral, también llamados evaluaciones médicas de preingreso o preocupacionales, son evaluaciones médicas ocupacionales obligatorias que se realizan antes de la contratación para determinar si el trabajador está en condiciones de salud física, mental y social aptas para el cargo, considerando los riesgos laborales específicos.

Estos exámenes forman parte integral del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y buscan establecer una línea base de salud del trabajador al inicio de la relación laboral.

Según la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo (artículo 9°), se definen como aquellas que evalúan las condiciones de salud acorde con los requerimientos de la tarea y el perfil del cargo. El objetivo no es discriminar, sino prevenir que una condición preexistente se agrave por exposición a riesgos o que el trabajador genere peligro para sí mismo o para otros.

¿Son obligatorios los exámenes de ingreso en Colombia?

Sí, los exámenes de ingreso laboral son obligatorios en Colombia para todos los empleadores, sin importar el tamaño de la empresa. Estas evaluaciones deben realizarse antes de la contratación para determinar la aptitud del candidato frente a los riesgos del cargo.

Base legal dentro del SG-SST

La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo regula directamente la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y deroga normas anteriores como la Resolución 2346 de 2007. Se complementa con el Decreto 1072 de 2015 (compilación del sector trabajo), la Resolución 0312 de 2019 (estándares mínimos del SG-SST) y la Ley 1562 de 2012.

El artículo 8° de la Resolución 1843 establece los tipos obligatorios, y el artículo 9° detalla específicamente la evaluación de preingreso. El artículo 25 de la Constitución y el artículo 348 del Código Sustantivo del Trabajo refuerzan la obligación del empleador de proteger la salud.

¿Qué empresas están obligadas?

Todas las empresas públicas y privadas, contratantes y contratistas que tengan trabajadores dependientes o independientes. No importa el tamaño ni el sector. El SG-SST aplica universalmente, y los exámenes de ingreso son uno de sus componentes mínimos.

Casos excepcionales

Si bien el examen es la regla general, la profundidad de las pruebas varía. No es lo mismo un examen para un cargo administrativo que para uno de trabajo en alturas. Sin embargo, la ley es enfática: ningún contrato laboral debería perfeccionarse sin que medie un certificado de aptitud médica, ya que este documento protege al trabajador y a la compañía.

Objetivos del examen médico ocupacional de ingreso

El objetivo principal es determinar si la persona está médicamente apta para el cargo antes de exponerla a los riesgos laborales, estableciendo una línea base de salud y detectando restricciones tempranas. Esto previene enfermedades ocupacionales y protege tanto al trabajador como a la empresa.

¿Qué incluyen los exámenes de ingreso laboral?

Los exámenes de ingreso incluyen historia clínica ocupacional, examen físico completo, pruebas específicas según el perfil del cargo y evaluaciones complementarias cuando sean necesarias. Todo se documenta en una historia clínica laboral confidencial y culmina con un concepto de aptitud o aptitud con restricciones.

El médico especialista en salud ocupacional recibe del empleador el profesiograma (descripción del cargo + matriz de riesgos) y adapta la evaluación.

Historia clínica ocupacional

Es el documento donde se registran datos de identificación, síntomas actuales, exposición previa a riesgos, antecedentes personales, familiares y laborales del candidato. Es estrictamente confidencial. El empleador solo recibe el Certificado de Aptitud, mas no el detalle de la historia clínica, ya que esto violaría la reserva de datos sensibles.

Examen físico

Es un examen completo con énfasis en los sistemas que el cargo pueda afectar (musculoesquelético, respiratorio, cardiovascular, etc.). Es la base para detectar limitaciones funcionales que puedan interferir con el cargo.

Pruebas específicas según el cargo

Dependen del profesiograma:

• Audiometría (trabajo con ruido)
• Visiometría y fondo de ojo (pantallas o precisión visual)
• Espirometría (exposición a químicos o polvo)
• Electrocardiograma o pruebas de laboratorio (cargas físicas o riesgos biológicos)
• Índices biológicos de exposición cuando aplique

¿Qué evaluaciones complementarias se pueden incluir?

Solo aquellas justificadas por riesgos reales y con consentimiento informado del trabajador: radiografías, pruebas de esfuerzo, valoraciones psicológicas o especializadas.

Es vital recordar que, en Colombia, está prohibido solicitar pruebas de embarazo o de VIH como requisito de ingreso, salvo en casos muy específicos donde la labor represente un riesgo inminente y justificado para la vida.

¿Cuáles son las obligaciones del empleador sobre los exámenes de ingreso?

El empleador debe ordenar, pagar y gestionar los exámenes de ingreso laboral antes de la contratación, garantizando que estén alineados con los riesgos del cargo y cumplan con la normativa vigente.

En la práctica, esto implica:

• Asumir el 100 % del costo de los exámenes
• Elegir una IPS con licencia en salud ocupacional
• Entregar el profesiograma (perfil del cargo + riesgos)
• Programar el examen dentro de la jornada laboral
• Recibir y conservar el certificado de aptitud
• Implementar recomendaciones médicas en máximo 20 días
• Garantizar la confidencialidad de la información

A medida que estos procesos crecen en volumen, muchas empresas optan por apoyarse en herramientas como Buk, un software integral de RR.HH. que permite gestionar solicitudes de exámenes, hacer seguimiento y mantener la información organizada en un solo lugar.

¿Quién paga los exámenes de ingreso laboral?

En Colombia, el empleador es el único responsable de pagar la totalidad de los costos de los exámenes de ingreso laboral. Según la Resolución 2346 de 2007, bajo ninguna circunstancia se le puede trasladar este cobro al trabajador, ni solicitarle que traiga exámenes realizados por su cuenta.

Cuando la empresa asume el costo y elige la IPS (Institución Prestadora de Salud), garantiza que las pruebas realizadas sean las que realmente necesita el profesiograma del cargo. Además, el pago directo por parte de la empresa asegura que los resultados y el certificado de aptitud tengan validez legal ante una eventual auditoría del Ministerio del Trabajo o una reclamación ante la ARL.

¿Qué tipos de evaluaciones médicas ocupacionales existen?

(Fuente: Artículos 8 a 14, Resolución 1843 de 2025)

¿Cuáles son las consecuencias de no realizar el examen de ingreso?

No realizar los exámenes de ingreso laboral puede generar sanciones económicas y riesgos legales importantes para la empresa.

Entre las principales consecuencias están:

• Multas del Ministerio del Trabajo de hasta 500 salarios mínimos (Decreto 1295 de 1994)
• Dificultad para defenderse en demandas laborales
• Responsabilidad por enfermedades o accidentes laborales
• Incumplimiento del SG-SST en auditorías

¿Cuál es la diferencia entre examen médico general y ocupacional?

El ocupacional es preventivo y vinculado al trabajo; el general es curativo y personal.

Estrategias para una gestión de personas integral y segura

A medida que aumentan las contrataciones, gestionar exámenes, certificados y seguimientos en correos o archivos sueltos se vuelve poco práctico. Es fácil perder trazabilidad o dejar pasar requisitos clave.

Por eso, muchas empresas están migrando a soluciones como Buk, un software integral de RR.HH. que permite centralizar todo el proceso: desde la solicitud de exámenes según el cargo hasta el seguimiento de resultados y el almacenamiento seguro de la información.

Esto no solo facilita el cumplimiento del SG-SST, sino que también permite tener mayor control, reducir errores y tomar decisiones con información clara.

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