BukCoordinar equipos para que consigan objetivos o alcancen metas puede ser todo un desafío, y es aún más complejo cuando se debe realizar desde el trabajo en casa o teletrabajo. La gestión y la comunicación con tus colaboradores puede hacerse difícil. Esto ocurre en especial porque aveces no tenemos definida una estrategia para migrar el trabajo de la oficina a nuestros hogares.
Esta realidad tomó mayor relevancia durante el tiempo de aislamiento preventivo obligatorio en nuestro país y continuará siendo un tema de interés ahora que entramos en una nueva fase de aislamiento selectivo. Como muchas empresas colombianas seguirán con las modalidades de trabajo en casa o teletrabajo, decidimos realizar una guía práctica que te apoye en la coordinación de tu equipo desde la distancia manteniendo el logro de resultados exitosos.
6 herramientas para coordinar a tu equipo
Se necesitan herramientas y rutinas para realizar un coordinación exitosa. Cada una de ellas es muy importante y formará parte de una estrategia en la que todos se sentirán unidos y considerados, trabajando por un mismo objetivo para alcanzar las metas de la organización, sin dejar de lado el contexto en el se esta viviendo y la forma en la que se está trabajando.
1. Mejorar la comunicación
La comunicación es fundamental para cualquier tipo de relación, pero se debe trabajar aún más en ella cuando las relaciones son a distancia y no presenciales. Es necesario estar conectados, respetando espacios y horarios siempre claro está, pero ojalá tener momentos de conexión en donde te puedas ver cara a cara con tus colegas y sentir que la conversación es realmente de persona a persona.
Coordina reuniones 1 a 1 y de equipo
De esta forma, podrás saber en que está cada uno de los integrantes de tu equipo, ir guiándolos en sus tareas diarias y orientarlas a un trabajo en conjunto. Es importante, al mismo tiempo, tener conversaciones grupales para que así los colaboradores sepan en que están sus compañeros, cómo se pueden apoyar entre ellos y lograr un trabajo en equipo exitoso.
Realiza una minuta
Hacer una minuta pre y post reunión te puede ayudar a ordenar los temas a tratar e intentar cubrirlos todos junto a tu equipo. Es importante organizar las tareas pendientes y entender su prioridad y así, ir desarrollándolas junto a tus colaboradores. Después de cada reunión, te recomendamos realizar un resumen que contemple todo lo discutido y acordado para luego llevar un seguimiento y concretar acciones.
Contención
No olvides que cada uno de los integrantes de tu equipo se encuentra viviendo y lidiando con diferentes situaciones personales y laborales que pueden hacer difícil el rendimiento en el trabajo. Siempre hay que estar atentos, hacer contención emocional para tener una noción de cómo se encuentran tus colaboradores, conectarse emocionalmente con ellos y ayudarlos en caso de que lo requieran.
Organiza la frecuencia de las reuniones
Define con los integrantes de tu equipo un horario y día para juntarse a conversar o hacer una videoconferencia, de esta forma todos ordenarán sus tareas para estar conectados con el resto del grupo en la ventana de tiempo establecida.
2. Metas claras
Con metas claras se mejora la comunicación y se llega a un objetivo en común de forma exitosa. Entre más clara sea la indicación, más fácil será coordinar al equipo.
Define Objetivos /metas
Así como se coordina una reunión de equipo, se deben establecer objetivos y metas semanales para ir guiando el trabajo diario hacía un mismo fin. Estos objetivos deben ser tanto individuales como grupales. Es importante fomentar un enfoque colaborativo entre los integrantes de tu equipo.
Acuerda reuniones de avance
Si quieres que se cumplan las metas, es importante entregar apoyo e ir monitoreando los avances que se han hecho de las tareas o proyectos acordados, para así ir guiando y orientando a los colaboradores con el fin de que logren el objetivo propuesto.
Revisa el cumplimiento semanal
A finales de todas las semanas, es bueno revisar el cumplimiento semanal y las dificultades que se presentaron, cómo se resolvieron y qué obstáculos hay en el camino que impidan llegar a la meta. De esta manera hay un manejo de la situación y se entregan herramientas para superar los conflictos. Además, existe una mayor proactividad para salir adelante.
3. Delega
Lograr una buena coordinación de equipo significa apoyarte en sus integrantes, aprender a delegar y sobretodo, confiar en las habilidades que tiene cada uno de tus colaboradores para lograr un buen desempeño de tareas, actividades y proyectos.
Pon atención
Si dentro del equipo hay personas con las que se te facilita el acercamiento, apóyate en ellas. Serán de gran ayuda para hacer la comunicación más factible y acertiva con el resto del equipo.
Delega las responsabilidades
Coordinar un equipo requiere de mucha responsabilidad, porque no solo debes hacer tu trabajo, sino que además debes estar apoyando y facilitando herramientas a las personas de tu equipo para que cumplan con las metas propuestas. Cuando haya mucha presión, es importante aprender a delegar y entregar responsabilidades que sepas que otras personas puedan cumplir de la forma en que se necesitan. Observa bien las habilidades de tus colaboradores, pues unos podrán cumplir mejor unas tareas y otros se desenvolverán bastante bien en otras.
Si tienes dudas o problemas con este tema, puedes intentar entregar responsabilidades poco a poco a cada colaborador, una a una semanalmente. Una vez que veas que la modalidad funciona, puedes ir avanzando con otros integrantes y mayores responsabilidades.
4. Documenta
Siempre es mejor cuando se deja todo por escrito, de esta manera queda documentado y puede servir como referencia para el futuro.
Documenta los procesos
Documentar te servirá como respaldo de tu acción y de los procesos que se implementaron para llegar a una meta u objetivo. Es bueno registrar también las buenas prácticas, el "How we work", los obstáculos y dificultades que se presentaron.
Procesos claros
Así como las metas deben ser claras, los procesos también deben serlo. De esta forma, la comunicación será más rápida y efectiva y el flujo del trabajo será mucho más eficiente y productivo.
Mayor ejecución
Todo será mucho más eficiente al saber que se espera de cada uno de los integrantes del equipo. Al conocer sus habilidades y competencias, se les podrá entregar proyectos y responsabilidades que vayan de acuerdo a sus cualidades. Es bueno poder documentar su trayectoria y desarollo profesional, y cómo se desenvuelven en diferentes temáticas, para ayudarlos a mejorar y entregarles retroalimentación.
5. Retroalimentación y Reconocimiento
Para coordinar un equipo también se necesita motivar y contener a cada uno de lo integrantes. Es por esto que la retroalimentación y el reconocimiento son tan importantes.
Genera espacios de conversación
Los colaboradores necesitan una voz que los guíe y apoye, no importa si es en forma presencial o virtual. Escucharlos y orientarlos es muy importante para su desarrollo profesional como personal.
Retroalimenta a tus colaboradores
Entrega retroalimentación acerca de los avances y desafíos del cumplimiento de objetivos. Reconoce las buenas prácticas y orienta en situaciones en las que el colaborador se haya visto más débil para que pueda mejorar en una próxima oportunidad.
Gestiona tus propias emociones
Recuerda que todos los colaboradores son distintos y tienen diferentes puntos de vista, formas de reaccionar o tomarse las situaciones. Es por esto que cuando necesites comunicar algo a tu equipo debes gestionar tus propias emociones, entender con quién estás hablando y entregar respuestas de ánimo y apoyo.
Agradece y apoya
Motiva a tus colaboradores agradeciendo su trabajo, la atención, proactividad y el esfuerzo que puso cada uno para alcanzar los obejetivos o metas.
6. Interacción Social
Plan de acción
Genera un plan de acción para fomentar la interacción social de forma remota. Por ejemplo, puedes hacer que todos los colaboradores de tu equipo hablen por la aplicación Slack, crear un grupo de Whats App o trabajar las tareas admnistrativas con tableros especializados en Trello.
Sistema de mentores
Genera un sistema de mentores, donde se puedan compartir inquietudes o dudas, para que tus colaboradores no se sientan solos ni aislados.
Tiempo Libre
Brinda espacios para hablar de otros temas que no sean laborales por ejemplo, almuerzos, concursos o juegos virtuales.
