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Ingreso Base de Cotización (IBC): cálculos y generalidades

Buk Buk

¿Qué es el IBC?
El IBC hace referencia al monto de los ingresos de un colaborador, que se toman como base para determinar el aporte al momento de realizar la cotización al sistema de Seguridad Social (salud, pensión, riesgos laborales) y Aportes Parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA, ICBF).

Este valor calculado varía según los devengos salariales y no salariales de los colaboradores, las novedades que se presenten y tipo de contrato.

 

 

¿En qué se diferencia el Salario Básico del IBC?

El salario básico es lo mínimo que los colaboradores recibirán como pago en un periodo de tiempo establecido, generalmente de 30 días (mensual). Es una remuneración fija que se les paga por ejercer sus funciones durante la jornada acordada, sin condiciones y sin consideraciones extra

 

Por otra parte, para calcular el IBC se debe tener en cuenta el total de los Devengos de un colaborador, que se componen por salario básico, horas extras, recargos, comisiones, incapacidades, licencias, auxilio de transporte, entre otros.

 

 

¿Cómo se calcula el IBC para realizar los aportes?

 Para determinar el IBC y poder realizar los aportes debemos tener en cuenta a qué tipo de colaborador estamos haciendo referencia. No es lo mismo determinar el IBC para trabajadores dependientes que independientes, veámoslo a continuación:

 

  • Para trabajadores dependientes:

Para establecer el Ingreso Base de Cotización de los trabajadores dependientes, se debe tomar el Salario Básico + los pagos percibidos mensualmente que sean constitutivos del salario, conforme al Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.

 

Ejemplo:
Carlos devenga un Salario Básico de COP $5,000,000 mensuales. Pero además tiene un variable en comisiones todos los meses.


Supongamos que durante el mes de mayo de este año, Carlos obtuvo un total de COP $1,200,000 en comisiones.

Para calcular el IBC debemos tener en cuenta su salario básico + lo que recibió en comisiones durante ese mes. El valor del IBC para mayo sería COP $6,200,000.

 

Una vez obtenido este valor, se pueden efectuar el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social  para mayo en los porcentajes que corresponden, tanto a Carlos como a su empleador, y los Aportes a Parafiscales, que corresponden únicamente al empleador.

 

* Nota: Como Carlos gana una comisión variable mensual, el ejercicio del cálculo del IBC debe hacerse cada mes en particular,  teniendo en cuenta el valor de la comisión percibida durante ese período.

 


  • Para trabajadores dependientes que se encuentran en períodos de incapacidad de origen común o en licencia de maternidad:

En el caso de que un colaborador se encuentre en licencia de maternidad o en un período de incapacidad de origen común, el Ingreso Base de Cotización será determinado por el valor de la licencia o de la incapacidad.

Ejemplo:
Carlos, quien devenga un Salario Básico de COP $5,000,000, tuvo un período de incapacidad de origen común del 1ero al 31 de agosto de este año.
Teniendo en cuenta que artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, dice que las incapacidades de origen común deben pagarse con un valor correspondiente al 66.67% del salario, Carlos recibiría durante agosto un auxilio por incapacidad de COP $3,333,500.


Este monto que corresponde al auxilio sería entonces el valor que debemos tomar como IBC para el mes de agosto y para proceder con el pago de la Seguridad Social y Aportes Parafiscales de ese mes.

 


  • Para trabajadores Independientes por cuenta propia:

Los trabajadores independientes por cuenta propia son personas naturales que llevan actividades económicas por cuenta propia, que no tienen personas a cargo, que pagan por su cuenta la Seguridad Social y que residen en Colombia.

 

El cálculo del Ingreso Base de Cotización para ellos dependerá de lo siguiente:

  • El porcentaje mínimo para calcular el IBC es el 40% de los ingresos.
  • El valor mínimo del IBC es el salario mínimo a la fecha.
  • El tope máximo de cotización es de 25 salarios mínimos.
  • La ARL y las CCF son voluntarias.

El trabajador deberá hacer la relación de sus ingresos y costos y luego calcular el IBC siguiendo estas “reglas”.

 

Ejemplo:

Marta es trabajadora independiente y durante el mes de abril de este año obtuvo unos ingresos de COP $7,000,000. A su vez tuvo que asumir algunos costos para su trabajo que suman COP $2,500,000.
Para que Marta calcule su IBC, debe hacer lo siguiente:
COP $7,000,000 - COP $2,500,000 = COP $4,500,000 (utilidad)


Luego debe calcular el 40% de esta utilidad para obtener en valor del IBC =COP $1,800,000 

Sobre el valor obtenido puede hacer sus aportes al Sistema de Seguridad Social, en los porcentajes que en su totalidad corresponden a Marta en este caso. 

*Nota: si el IBC es un valor inferior al salario mínimo legal vigente, debe ser aproximado a este.


  • Para trabajadores independientes con contrato por prestación de servicios:

Para el cálculo de su Ingreso Base de Cotización, aplican las mismas reglas que para los trabajadores independientes por cuenta propia, con la diferencia que los trabajadores independientes por prestación de servicios deben hacer aportes a la ARL de forma obligatoria.

 

Ejemplo:
Pedro tiene un contrato por prestación de servicios a 6 meses, para elaborar un plan de marketing. El contrato está hecho por un total de COP $12,000,000.

Para calcular su IBC, Pedro primero debe llevar este contrato a meses:
COP $12,000,000 / 6 = COP $2,000,000

 

Luego para determinar el IBC toma el 40% de este valor = COP $800,000
Como el Valor del IBC es menor que el salario mínimo legal vigente del año 2021, cumpliendo con las reglas, debe tomar como valor del IBC la suma de COP $908.526

Con este monto podrá hacer sus aportes al Sistema de Seguridad Social.

 

  • Para trabajadores independientes con contratos distintos a los anteriores o rentistas de capital:

Para estos casos, el Ingreso Base de Cotización debe ser calculado siguiendo estas reglas:

  • El IBC no puede ser inferior a un salario mínimo mensual.
  • El IBC no puede ser superior a 25 salarios mínimos mensuales.
  • El pago a CCF es voluntario.

Teniendo en cuenta lo anterior, se deben tomar los ingresos y restarles los costos que tengan algún tipo de relación con los servicios prestados.  El resultado será la utilidad y debemos multiplicarlo por el 40%, para que nos dé el valor del IBC.

 

 

¿Cómo debe ser aproximado el valor del IBC para diligenciar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) ?

 

 

 

El Decreto 1990 de 2016 dice que para realizar los aportes se deben tener en cuenta algunos ajustes o redondeos tanto en el valor del IBC como en los valores de cotización a la seguridad social.

  1. Para el IBC:
    Los valores del IBC que cuenten con decimales deben ser aproximados al peso superior más cercano. Por ejemplo, si tenemos un IBC que al ser calculado resulta en COP $1,786,886.34 deberíamos redondear este valor a COP $1,786,887 para poder hacer el registro en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
  2. Para cotización a seguridad social e intereses:
    Estos valores deben ser redondeados al múltiplo de 100 superior más cercano. Por ejemplo si el valor de la Pensión (16%) para un colaborador resulta en un total de
    COP $426,875.24 debemos redondearlo a COP $426,900 y utilizar este valor para hacer la cotización.

(Conoce más aquí sobre la Planilla Integrada de liquidación de aportes - PILA)

 

 

¿Qué pasa si reportamos un IBC equivocado?


Si tu empresa reporta de forma errónea el IBC de tus colaboradores, puede ser calificada como inexacta por parte de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) y llevar una sanción. Esto tiene el mismo efecto para trabajadores independientes.

 

Hoy en día, existen herramientas digitales que nos evitan errores derivados de la manualidad y nos ayudan a simplificar todos los cálculos que debemos realizar para hacer los aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales de forma correcta. Con la ayuda de la tecnología evitamos incurrir en multas que pueden representar pérdidas de dinero y tiempo para cualquier empresa.



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