Software de control de asistencia en Colombia: horarios, turnos y opciones

Controlar la asistencia de los trabajadores en una empresa ha sido, durante décadas, un trabajo de suma importancia que demanda horas de trabajo, esfuerzo y una precisión inescrutable. Actualmente, con las virtudes tecnológicas, el panorama ha cambiado y parecen existir nuevas modalidades para llevar estos reportes, reduciendo la carga de trabajo, abandonando procesos manuales y optimizando cada minuto.

En la presente entrega, te contaremos cuáles son los principales Softwares de Control de Asistencia en Colombia y cómo elegir el adecuado para tu empresa. ¡Comencemos!

¿Qué hace que un software de control de asistencia sea adecuado?

Elegir un software de control de asistencia siempre irá de la mano de las necesidades puntuales de la empresa y lo que espera recibir. Sin embargo, algunas características generales que se deben tener en cuenta al momento de elegir una herramienta digital complementaria son:

• Fácil de usar: siempre será mejor tener una plataforma práctica e intuitiva tanto para colaboradores como para los administradores de la misma.

• Integración con otros módulos: un software que pueda complementar el control de asistencia con otros módulos como, por ejemplo, el pago de nómina, te ayudará todavía más a optimizar los procesos, reducir errores y bajar el tiempo dedicado a la carga de trabajo.

• Flexibilidad: de acuerdo a las necesidades de cada empresa, puede ser muy beneficioso que el software se adapte a turnos rotativos, tiempos parciales y diferentes modalidades de trabajo.

• Cumplimiento legal: es importante que el software que elijas esté alineado y funcione bajo los parámetros de la legislación de cada país. De esta manera, el uso de la plataforma estará amparada bajo la ley.
• Fácil implementación: es recomendable que cada software pueda implementarse en el menor tiempo posible para comenzar a aprovechar de todas las virtudes y herramientas que la tecnología ofrece en este campo.

¿Qué opciones de software de control de asistencia existen?

Actualmente, existen diferentes softwares de control de asistencia en el mercado. Algunos están diseñados para empresas pequeñas, pymes, o medianas, mientras que otros tienen como objetivo compañías grandes con más de 1000 colaboradores. Características como equipos de biometría, geolocalización, integración con nómina o registro desde app móvil, destacan entre los principales proveedores de este tipo de plataformas.

Actualmente, compañías como Buk, Sesame o Bizneo, son proveedores relevantes dentro del mercado como softwares de control de asistencia efectivos.

Soluciones integrales de RR.HH. con control de asistencia:

Existen plataformas integrales de RR.HH que, dentro de sus funciones, tienen un módulo especializado en control de asistencia. Algunas de estas compañías son:

• Buk: esta plataforma integral de Gestión de Personas te permite llevar un registro de las entradas y salidas de los colaboradores; llegadas tarde, ausencias por enfermedad, incapacidades o accidentes. Adicionalmente, te permitirá integrar estos registros con el pago de la nómina y registrar las horas extra que el empleador debe pagar a final de mes, adicionales al salario ordinario.

Cabe resaltar que estos procesos se realizan automáticamente, reduciendo considerablemente los errores humanos y la carga de trabajo.

• Sesame: esta herramienta también te permitirá gestionar los registros de tus equipos y recibir notificaciones permanentes. De igual manera, Sesame destaca por permitir a los trabajadores un registro desde su app o, incluso, desde la plataforma de WhatsApp. Los trabajadores que registren su asistencia a través de este Software necesitarán de una tablet y una tarjeta como punto de registro.

• Bizneo: otra de las plataformas destacadas para controlar la asistencia de los equipos de trabajo. Bizneo destaca por ofrecer soluciones a compañías cuyo personal trabaje, tanto de forma presencial, como de forma híbrida o flexible. Algunas de sus principales características es el registro horario offline, donde los trabajadores podrán registrar sus horarios sin estar conectados a internet.

Soluciones enfocadas en control horario y marcación:

Por otro lado, existen compañías más enfocadas netamente en el control horario de las compañías. Algunas de ellas son:

• Jibble: un software de control horario, cuya premisa principal es ofrecer estos servicios de forma gratuita. Algunas de sus principales características son informes detallados offline, una versión gratuita e ilimitada y sistemas de fichaje por reconocimiento facial.

• Clockify: al igual que Jibble, Clockify destaca por ofrecer una versión muy poderosa de su software de manera gratuita. En cuanto a sus características, esta versión se concentra más en control horario de proyectos específicos y seguimiento de horas facturables.

• BuddyPunch: esta plataforma está más orientada para pequeñas empresas que requieran un control visual y, sobre todo, antifraude. De igual manera, es especialista en automatización con textos para fichar.

Soluciones enfocadas en productividad y trabajo remoto 

Continuamos con plataformas que especializan sus servicios de acuerdo a la nueva ola del trabajo remoto. Existen herramientas populares para este tipo de empleo que se centran en la gestión de equipos a distancia, la medición de la productividad y el control del tiempo. Algunas de ellas son:

Hubstaff: principalmente, se enfoca en gestión de equipos para trabajadores freelance o en modalidad remota. También tiene la alternativa de gestión de nómina para equipos de trabajo en las modalidades ya mencionadas.

Time Doctor: de igual manera, existen plataformas más enfocadas en productividad. Con un análisis de seguimiento de sitios web y aplicaciones visitadas, la cantidad de tiempo perdido en la jornada y seguimientos a tareas, Time Doctor ofrece una alternativa complementaria a las empresas que así lo requieran.

Desk Time: siguiendo por la misma línea, Desk Time ofrece bloqueo de sitios web no necesarios o productivos, clasificación de actividades e informes de rendimiento detallados, dentro de sus características principales.

Cuándo conviene una solución integral de asistencia y RR.HH.

Esta es la opción ideal cuando se tiene más de una necesidad puntual. Actualmente, existen diferentes menesteres organizacionales que se pueden automatizar a través de la tecnología. Procesos como el pago de nómina, la atracción del talento o los beneficios laborales se pueden realizar con menos errores y menos carga gracias a plataformas integrales de RR.HH.

En este caso, tener una sola herramienta para gestionar varios procesos puede ser más práctico, reducir tiempos de implementación y ser más agradable para los equipos de trabajo, por lo que si se tiene más de una necesidad, una solución integral de asistencia y RR.HH es la alternativa ideal. Algunas plataformas como Buk, por ejemplo, ofrecen la integración de asistencia y nómina.

Cómo elegir un software de control de asistencia según tu empresa

Al momento de tomar esta decisión hay que tener en cuenta factores como las necesidades específicas de la empresa y las expectativas frente al software. Variables como el tamaño de la compañía, la industria o la facilidad de uso de la plataforma inclinarán la balanza hacia la alternativa que mejor se adapte a lo que están buscando.

De igual manera, es fundamental tener en cuenta los tiempos de implementación y el servicio al cliente frente a posibles fallos o inconvenientes con el software elegido. Generalmente, este tipo de herramientas digitales son adquiridas por largos periodos de tiempo, por lo que tomar la decisión correcta demanda concentración, análisis y gran conocimiento del negocio propio.

Qué debe permitir un software de control de asistencia en Colombia

Principalmente, un software de control de asistencia en Colombia debe estar alineado con el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley de Protección de Datos 1581 de 2012. Una vez cubierta la parte legal, lo ideal sería permitir el registro detallado de entradas, salidas, pausas, horas extras, ausencias, permisos, etc… Adicionalmente, debe reportar las horas extras acumuladas por colaborador adicionales al salario e integrar el pago de la nómina.

También debe generar reportes precisos sobre los movimientos y pagos otorgados a los equipos de trabajo.