Provisión de cesantías 2026: cálculo paso a paso

La provisión de cesantías es un procedimiento contable y administrativo mediante el cual los empleadores en Colombia reconocen mes a mes el valor proporcional correspondiente a esta prestación social.

Realizar la causación mensual sobre la nómina garantiza que la empresa refleje el pasivo real en sus estados financieros y cuente con los fondos necesarios para el pago anual o la consignación obligatoria en el fondo de cesantías.

En este artículo detallaremos los fundamentos legales de la provisión de cesantías, la fórmula técnica aplicable, un caso práctico paso a paso con cifras ajustadas y su contabilización según el PUC y los marcos NIIF. ¡Empecemos!

¿Qué es la provisión de cesantías y por qué es obligatoria?

La provisión de cesantías es el reconocimiento contable mensual equivalente al 8,33 % de la nómina computable. Su registro es obligatorio según el Artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y la Ley 50 de 1990 para garantizar la disponibilidad de los fondos prestacionales al cierre del ejercicio fiscal.

El artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) establece que todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores un mes de salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente por fracción de año, por concepto de cesantías.

Con la entrada en vigencia de la Ley 50 de 1990, se creó el régimen de liquidación anual y definitiva de las cesantías.

Bajo este esquema, la empresa debe liquidar el valor de la prestación al 31 de diciembre de cada año y consignarlo a más tardar el 14 de febrero del año siguiente en el fondo de cesantías privado o público (FNA) elegido por el colaborador.

Para evitar un impacto financiero severo al cierre del ejercicio y cumplir con el principio de devengo o causación, el reglamento contable en Colombia exige registrar este costo de manera mensual.

Recuerda: Bajo la NIC 19 (o Sección 28 de la NIIF para las PYMES), las cesantías causadas no se consideran estrictamente una "provisión" pasiva bajo la NIC 37, sino un pasivo por beneficio a los empleados a corto plazo, dado que no existe incertidumbre sobre la cuantía o la fecha de exigibilidad de la obligación.

¿Cuál es la fórmula para calcular la provisión de cesantías?

La fórmula mensual para calcular la causación de la provisión de cesantías es:

Provisión mensual = base conmutable x 8,333%

O su equivalente en días trabajados dentro del periodo:

Provisión de cesantías = salario base x días trabajados / 360

En la liquidación mensual recurrente, la tasa fija prestacional equivale al 8,3333 % del total devengado computable (que corresponde a la fracción 1/12 del salario anual).

Variables de la fórmula:

• Salario base: suma del salario ordinario, horas extras, recargos nocturnos, dominicales, festivos, comisiones y el auxilio de transporte (para quienes devenguen hasta 2 SMMLV).
• Factor de provisión: 8,3333% mensual (1/12).
• Días trabajados: 30 días para el cálculo de un mes de nómina estándar (360 días al año).

Ejemplo práctico: cómo calcular la provisión de cesantías paso a paso

Para ilustrar el cálculo de la provisión de cesantías durante un año completo, tomamos como referencia a un trabajador con un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) proyectado para 2026 de $1.750.905 y un auxilio de transporte de $249.095, para una base mensual fija computable de $2.000.000.

Recuerda: los valores correspondientes al SMMLV y auxilio de transporte de 2026 deben ser auditados con los decretos definitivos que expida el Gobierno Nacional.

Tabla de provisión mensualizada de cesantías (12 meses)

Al finalizar el año (360 días laborados), el empleador ha reconocido un acumulado de $2.000.000, suma que equivale exactamente a un mes completo de salario devengado (incluido el auxilio de transporte) a ser consignado en el fondo.

¿Cómo se provisionan los intereses sobre las cesantías?

De acuerdo con la Ley 52 de 1975, los empleadores deben pagar a sus trabajadores un interés equivalente al 12 % anual sobre el saldo de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre (o proporcional al tiempo laborado). Este concepto se paga directamente al colaborador a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Para efectos de la causación contable mensual, la empresa debe registrar la doceava parte del gasto total estimado por intereses ($240.000 / 12 = $20.000 mensuales) o aplicar el 1 % mensual sobre la cesantía causada:

Intereses de cesantías anuales: cesantías acumuladas del año x 12%

Provisión mensual de intereses = intereses totales proyectados / 12 = $20.000 mensuales

Tabla de provisión de intereses sobre cesantías

Como resultado, obtenemos que, al cierre del ejercicio fiscal, la provisión acumulada de intereses sobre cesantías arroja un valor definitivo de $240.000 (correspondiente al 12 % sobre los $2.000.000 de cesantías acumuladas), monto que se abonará a la nómina del trabajador en enero.

¿Qué cuenta PUC se usa para registrar la provisión de cesantías?

En el Plan Único de Cuentas (PUC) regulado por el Decreto 2650 de 1993, las cuentas asignadas para llevar la causación y pasivo de estas prestaciones de ley son las siguientes:

• Gasto: Cuenta 510530 (Cesantías) o 520530 (Ventas), y 510533 / 520533 (Intereses sobre cesantías).
• Pasivo estimado / Provisión: Cuenta 261005 (Cesantías) y 261010 (Intereses sobre cesantías).
• Pasivo consolidado (al cierre de año): Subcuenta 251010 (Cesantías) y 251510 (Intereses sobre cesantías).
  
  
  

  Asiento contable mensual de provisión (ejemplo para 1 mes)

  Código Cuenta	Nombre de la cuenta	Débito	Crédito
  510530	Cesantías (Gasto)	$166.667	—
  510533	Intereses sobre cesantías (Gasto)	$20.000	—
  261005	Para cesantías (pasivo estimado)	—	$166.667
  261010	Para intereses sobre cesantías (pasivo estimado)	—	$20.000
  Total		$186.667	$186.667

Al 31 de diciembre, los saldos acumulados en las cuentas del grupo 2610 se trasladan a las cuentas definitivas del pasivo 2510 (Consolidación de cesantías) y 2515 (Intereses sobre cesantías) para proceder con su consignación al fondo o pago directo.

Casos especiales en la provisión de cesantías

Las variables laborales de las empresas colombianas generan particularidades que modifican el cálculo rutinario de la provisión:

1. Liquidación proporcional al tiempo trabajado

Si el colaborador ingresa a la organización o finaliza su contrato a mitad de año, el cálculo no debe basarse en el total de 360 días del ciclo anual. Se toma únicamente el cómputo de días efectivamente prestados.

Ahora veamos un ejemplo para un colaborador con un sueldo base de $3.000.000 que laboró 120 días:

Cesantías = $3’000.000 x 120 / 360 = 1’000.000

2. Pago de cesantías al terminar el contrato

Al momento del retiro del empleado, las cesantías no se consignan al fondo asegurador, sino que se pagan directamente al trabajador dentro de la liquidación definitiva del contrato de trabajo. El saldo acumulado en las cuentas de provisión del pasivo (2610 / 2510) debe debitarse para cancelar la obligación contra la cuenta de tesorería/bancos (1110).

3. Trabajadores con salario variable o incrementos durante el año

De acuerdo con el CST, cuando el trabajador devenga un salario variable (comisiones, recargos, horas extras constantes) o haya tenido modificaciones salariales en los últimos tres meses antes del cierre del año, el salario base para la provisión no es la última asignación fija, sino el promedio de lo devengado en el último año de servicios (o en el tiempo laborado si es menor).

Recuerda: Bajo la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral), la jornada nocturna se inicia a las 7:00 p.m. y el recargo por trabajo en días de descanso obligatorio se incrementó, lo que influye directamente en el cálculo de los promedios salariales para las cesantías.

¿Qué pasa si no se consigna la provisión de cesantías a tiempo?

La falta de consignación oportuna de las cesantías en el fondo antes de la medianoche del 14 de febrero causa la sanción moratoria establecida en el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990: una indemnización equivalente a un día de salario por cada día de retardo a favor del trabajador.

Las implicaciones legales de la extemporaneidad están expresamente delimitadas en el marco normativo laboral colombiano para el sector privado:

• Sanción moratoria de un día de salario por cada día de mora:
  
  El numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990 dispone que, de no realizarse la consignación al fondo antes del vencimiento legal (14 de febrero), el empleador deberá pagar una multa equivalente a un día de salario por cada día de retraso mientras subsista la mora.
• Auditorías y requerimientos de la UGPP:
  
  La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) fiscaliza las bases de cotización y los aportes de las empresas. Una inadecuada causación de la nómina o errores recurrentes en los aportes pueden generar procesos de fiscalización y cobros persuasivos.
• Deducción en el Impuesto sobre la Renta:
  
  Para que el gasto por cesantías sea deducible en la declaración de renta ante la DIAN, se exige la verificación del pago real o la consolidación formal de la prestación en cabeza del trabajador al cierre del año (Arts. 108 y 109 del Estatuto Tributario).

La automatización de nómina elimina el riesgo de errores en la provisión de cesantías

En definitiva, calcular manualmente la provisión de cesantías e intereses en hojas de cálculo incrementa la vulnerabilidad ante deslices en la actualización de salarios variables, promedios y límites legales.

Por eso, contar con el software de nómina de Buk es crucial para el cálculo de las provisiones sociales en tiempo real en cada ciclo de nómina, ya que se actualizan de forma transparente los cambios en la normativa colombiana y se generan los archivos planos y reportes necesarios para la contabilización en las cuentas PUC correspondientes.

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