Gestión de activos: definición, beneficios y cómo aplicarla

Los activos son un factor fundamental  dentro de cualquier empresa. Conocer qué son, cuál es su valor y darles un uso estratégico son prácticas cruciales para realizar una gestión de activos eficiente en tu lugar de trabajo. En el presente artículo, te contaremos todo lo que debes saber sobre este importante tema y cuáles son los pasos a seguir para implementar un sistema estratégico en tu empresa que te permita alargar la vida útil de tus recursos y obtener el mayor provecho de cada uno de tus activos.

¡Bienvenidos!

Tabla de contenido:

1. ¿Qué es la gestión de activos y para qué sirve?
2. Beneficios de una buena gestión de activos
3. Tipos de activos que se pueden gestionar 
4. ¿Qué es el control interno de activos?
5. ¿Cómo implementar un sistema de gestión de activos?
6. Caso real de automatización
7. Errores frecuentes en gestión de activos
8. Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de activos? 

La gestión de activos es el proceso que las empresas utilizan para llevar el control de sus recursos. Con esta práctica, se busca maximizar su valor y obtener el máximo beneficio de los mismos durante su ciclo de vida. Gestionar los activos de una compañía  requiere una planificación estratégica de la adquisición, mantenimiento y capacitación sobre el uso de estos. 

¿Para qué sirve la gestión de activos?

La gestión de activos sirve para elevar el valor de todos los recursos de la empresa. A continuación, te contamos cómo: 

• Optimiza el uso de los recursos: garantiza que cada uno de tus activos sea usado en sintonía con los objetivos organizacionales de la compañía. 

• Reduce costos de operación: identifica y elimina los activos que no se necesiten. De igual forma, potencia la vida útil de los recursos más importantes de la empresa. 

• Toma de mejores decisiones: al conocer datos exactos sobre el estado y rendimiento de cada uno de tus activos, podrás decidir mejor qué hacer con ellos. 

• Cumplir con la normativa vigente: asegúrate de que los activos de la empresa estén registrados de acuerdo al marco normativo legal. 

Beneficios de una buena gestión de activos

La gestión de activos se ha posicionado como un tema de creciente importancia dentro de las empresas, y algunas razones son los beneficios que representa. A continuación, te contamos algunos de ellos:

• Aumenta la rentabilidad: procura que cada uno de tus activos genere el mayor retorno de beneficio posible. 

• Reduce costos de mantenimiento: asegúrate de darle el mejor uso a tus recursos y realiza mantenimientos constantes y preventivos que optimicen el ciclo de vida de los mismos. 

• Evita pérdidas y gastos innecesarios: lleva un registro minucioso de tus activos al conocer su ubicación y uso, de esta manera, podrás evitar la adquisición de nuevos recursos.

Tipos de activos que se pueden gestionar

El término “activo” abarca diferentes categorías de recursos con los que cuenta una empresa. Con un eficiente trabajo podrás gestionar:

• Activos físicos: maquinaria operativa, digital, inmuebles, vehículos. 

• Activos financieros: bonos, dineros, instrumentos financieros, acciones. 

• Activos digitales: software propio, bases de datos. 

• Activos no tangibles: patentes registradas, marcas propias, propiedad intelectual. 

¿Qué es el control interno de activos?

El control interno de activos hace referencia a la planeación de procedimientos y políticas que utiliza una empresa para defender sus recursos y velar por su buen funcionamiento. De la misma manera, se utiliza para gestionar los reportes contables de los mismos y procurar la eficiencia operacional. Dentro de este proceso se reúnen los mantenimientos periódicos y la autorización de funciones relacionadas con los activos. 

¿Cómo implementar un sistema de gestión de activos?

Implementa una gestión de activos eficaz en tu empresa con los siguientes pasos:

• Identifica cuáles son tus activos y cuánto valen. 
• Establece políticas claras que regulen su compra, uso, mantenimiento y disponibilidad. 
• Capacita a tu personal para darle un uso cuidadoso a tus activos, que alargue su vida útil y genere el mayor retorno posible. 
• Utiliza un Software especializado que te permita automatizar todo lo relacionado a la gestión de tus activos. 
• Evalúa los resultados de tu sistema de gestión y realiza correctivos cuando sea necesario. 

Caso real: las virtudes de la gestión de activos

Utilizar una gestión de activos efectiva puede marcar la diferencia positivamente en una organización. Por ejemplo, una empresa del sector de la infraestructura y mantenimiento, mediante un procesos de gestión de activos, puede registrar sus recursos, realizar mantenimientos preventivos y no correctivos y asignar responsables a cada recurso. 

Actualmente, existen herramientas para realizar una gestión de activos de forma práctica y eficiente. Una de ellas, gracias a los avances tecnológicos, es utilizar un Software especializado. Realizar esta práctica te permitirá controlar aspectos como:

• Cumplimiento normativo y auditoría.
• Monitoreo en tiempo real.
• Eficiencia operativa.
• Optimización de costos.
• Alertas automáticas para mantenimientos.

Errores frecuentes en la gestión de activos

Realizar una gestión poco eficiente de los activos de una compañía es una mala práctica que puede representar diferentes desventajas para el negocio. Algunos de los errores más comunes al momento de gestionar dichos recursos son: 

• Falta de control en el inventario: no tener precisión sobre la cantidad de activos que existen es un error que puede costar caro. En este caso, no tener claridad total sobre el inventario de una empresa puede acarrear problemas como la compra de activos de forma duplicada, la pérdida de los recursos y la falta de conocimiento sobre su trazabilidad. 

• Mantenimiento equivocado: para una correcta gestión de activos, los mantenimientos de los mismos deben ser predictivos y preventivos. No realizar estos procesos puede afectar negativamente la vida útil de los mismos, generar una falla prematura de los recursos y elevar los costos de reparación. 

• No planificar el ciclo de vida total de los activos: realizar una estrategia orientada a obtener el máximo beneficio de cada activo es un paso crucial durante su gestión. Al no contemplarse de esta forma, los activos pueden ser desaprovechados, se puede aumentar su costo de mantenimiento y lo más preocupante: se puede dejar de obtener el máximo desempeño de los mismos. 

• Ignorar la seguridad de los activos: durante la gestión, es importante velar por la seguridad de todos los activos de una organización. De esta forma, podrás mitigar problemas como la pérdida o daño de los mismos en momentos imprevistos y los costos de reemplazo. 
• Poca capacitación sobre el uso de los recursos: una de las mejores formas de cuidar cualquier recurso es saber cómo usarlo. De esta forma, todo el personal de una empresa debe ser capacitado sobre el correcto uso de cada activo. Esto ayudará a alargar su vida útil, tener mejores datos sobre los mismos y realizar los mantenimientos en el momento justo.