¿Qué es la gestión de inventarios y cómo funciona?

La gestión de inventarios es el conjunto de procesos y técnicas que permite organizar y controlar el flujo de productos, insumos o activos dentro de una empresa. El objetivo principal de esta técnica es asegurar que siempre haya stock disponible y suficiente para operar con normalidad sin generar pérdidas ni que falte nada. De esta manera, no se ven afectadas las ventas o producción de la organización.

Básicamente, es tener visibilidad total sobre todo lo que entra y sale y lo que permanece almacenado. Esto ayuda a tomar decisiones más precisas, reducir costos, evitar desperdicios y mejorar la eficiencia operativa. Una buena gestión de inventarios impacta no solo a empresas del sector retail o manufactura, sino también a las áreas de logística, compras, ventas y finanzas.

¿Qué tipos de gestión de inventario existen?

Teniendo claro que es la gestión de inventarios, hablemos ahora de que tipos existen. La elección depende del tipo de negocio, volumen de productos y objetivos estratégicos. A continuación, te presentamos los más comunes:

Gestión Justo a Tiempo (JIT)

Este modelo de gestión busca reducir al mínimo el inventario que se tiene almacenado. Todos los productos o materias primas llegan justo en el momento que son requeridas para su posterior producción o venta.

Dentro de las ventajas que tiene son menores costos de almacenamiento, reducción de desperdicios y mayor eficiencia operativa. Sin embargo, depende altamente de la puntualidad y confiabilidad de proveedores ya que hay poco margen de error ante imprevistos logísticos.

Es ideal para empresas manufactureras, de tecnología o con productos de alta rotación.

Gestión Periódica

Para este método, se utilizan los intervalos fijos para la revisión y actualización del inventario, como por ejemplo, semanal, mensual o trimestral. Durante ese periodo, los movimientos no se registran en tiempo real.

Es un sistema muy fácil de implementar y no necesita de sistemas tecnológicos avanzados. No obstante, tiene una menor precisión y mayor riesgo de desabastecimiento; y no detecta pérdidas o robos a tiempo.

Es un tipo de gestión implementado en empresas pequeñas o negocios con un volumen pequeño de inventario.

Gestión permanente o continua

Este tipo también es conocido como gestión en tiempo real y registra cada movimiento del inventario (entradas, salidas y devoluciones) justo en el momento que ocurren. Esto, gracias a sistemas digitales avanzados o softwares especializados.

Gracias a la tecnología implementada tiene una alta precisión en los niveles de stock y brinda la posibilidad de tomar decisiones rápidas y basadas en datos. Hay que tener en cuenta que se debe saber utilizar la tecnología adecuada y el personal capacitado.

Es ideal para empresas con múltiples productos, sedes o canales de venta.

Gestión por punto de reorden

Este sistema establece un nivel mínimo de existencias para cada producto. Al alcanzar ese punto, se genera automáticamente una orden de reposición, evitando que falte alguna vez algo en el inventario.

Previene 100% el desabastecimiento y automatiza todas las decisiones de compra. Si se implementa este tipo de gestión de inventarios es importante conocer los tiempos de entrega de proveedores para prevenir errores.

Es ideal para empresas con demanda constante o productos de alta calidad y rotación.

Método ABC

Este enfoque clasifica todos los productos de una empresa según su valor económico o rotación. Se dividen en:

• (A) Productos de alto valor o impacto: estos requieren mayor control y seguimiento.
• (B) Productos de valor medio: tienen un nivel de gestión intermedio.
• (C) Productos de bajo valor o poco movimientos: productos gestionados con menor frecuencia.

Sus principales ventajas son la optimización del uso de recursos y que permite enfocar esfuerzos donde realmente importa. Es ideal para organizaciones con gran cantidad de variedad de productos.

¿Se pueden combinar varios métodos?

Muchas empresas implementan y combinan varios de estos tipos de gestión de activos. La mezcla de varios métodos sirve para adaptarse a sus distintas líneas de producto o unidades de negocio. Combinarlos permite lograr un balance entre eficiencia operativa, control de costos y flexibilidad.

Por ejemplo, una empresa puede aplicar el método JIT si tienen productos de alta rotación y el método ABC para clasificarlos y priorizar todos esos artículos. 

¿Qué beneficios tiene un buen control de inventarios?

Reducción de costos

Con la gestión de inventarios se pueden evitar compras innecesarias y de esta manera reducir costos por productos vencidos o dañados. Se disminuye el espacio de almacenamiento y de esta manera se impacta directamente en los costos.

Toma de decisiones basada en datos

Con una buena base de datos del inventario con la información completa, se pueden planificar las compras, anticipar demandas y hacer análisis de rentabilidad por producto o categoría.

Mejora en la experiencia del cliente

Esto debido a que se tiene control del inventario. Al contar siempre con los productos correctos, se optimiza la entrega a tiempo generando satisfacción y fidelización.

Optimización del capital de trabajo

Tener demasiado stock inmoviliza recursos financieros que podrían usarse en otras áreas estratégicas del negocio.

Mayor eficiencia operativa

La gestión de inventarios permite conocer el stock de productos en tiempo real. Esto ayuda a evitar retrasos en la producción, errores en las ventas o posibles problemas con clientes por falta de disponibilidad.

Mejores prácticas para el control de inventarios en 2025

• Digitaliza y automatiza procesos: con el uso de herramientas tecnológicas.

• Integra tu inventario con otras áreas: asegurándose de que las finanzas estén alineadas con los datos del inventario.

• Define políticas claras: estableciendo procedimientos de recepción, almacenamiento, control de calidad y salidas de producto.

• Revisa y ajusta: evaluando los métodos de gestión según la necesidad, rotación o cambios en la demanda.

• Capacita al equipo: usando los softwares correctamente. Invertir en formación también es parte del éxito.

¿Qué software usar para gestionar inventarios?

ERP (Enterprise Resource Planning)

Para centralizar la gestión de múltiples áreas de la empresa en una sola plataforma, se utiliza una ERP. En este es posible agrupar inventarios, contabilidad, compras, ventas, recursos humanos, etc. Este tipo de gestión de inventarios es ideal para empresas que buscan un flujo de datos automatizado entre los diferentes departamentos.

Con un ERP es posible tener una visibilidad total del inventario en tiempo real, se puede automatizar compras, facturación y abastecimiento, y reduce los errores humanos al evitar registros manuales. Es ideal para empresas medianas y grandes.

Sistemas WMS (Warehouse Management System)

Cuando se trate de bodegas y almacenes, esta es la mejor opción. Se centra en la gestión y control detallado del movimiento físico de productos. Todo lo que tiene que ver con movimientos de los productos (picking, empaques y despacho).

Sistemas POS (Point of Sale)

Se utiliza para negocios del sector retail. Estos sistemas permiten registrar ventas automatizando el inventario.

Software en la nube o SaaS (Software as a Service)

Este software funciona a través de internet y permite gestionar inventarios desde cualquier dispositivo con acceso web. Son ideales para pequeñas y medianas empresas que buscan escalabilidad y facilidad de uso.

Buk puede ayudarte a llevar un control inteligente de tus activos e inventarios

Buk te ofrece una solución integral a través de su módulo de Gestión de Activos, que permite a las empresas tener visibilidad completa sobre sus recursos físicos y operativos.

Con esta funcionalidad, puedes:

• Registrar y monitorear todos los activos asignados por colaborador, área o ubicación.
• Automatizar el historial de uso, mantenimiento y cambios de estado.
• Generar reportes detallados en segundos, sin hojas de cálculo manuales.
• Centralizar la información en una plataforma 100% en la nube, segura y accesible.

Ya no se trata solo de saber cuántos activos tienes, sino de gestionar su ciclo de vida completo de forma eficiente y alineada con los procesos de tu empresa. 

Agenda una llamada, deja atrás el control manual y optimiza tus operaciones con tecnología de verdad.