Reporte de autogestión SST: qué es y cómo hacerlo en Colombia

Un descuido en el reporte de autogestión SST puede traducirse en multas inesperadas, problemas internos que afectan el funcionamiento de la empresa y situaciones de riesgo para el equipo que pudieron prevenirse.

En Colombia, este reporte es una herramienta clave para garantizar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) funcione de manera efectiva. 

Es obligatorio presentarlo cada año ante el Ministerio del Trabajo, por eso en este artículo se explica, paso a paso, qué es, quiénes deben cumplirlo, el marco legal que lo respalda y cómo presentarlo correctamente.

¿Qué es el reporte de autogestión del SG-SST?

El reporte de autogestión del SG-SST es una autoevaluación anual obligatoria donde las empresas miden su cumplimiento frente a los estándares mínimos de seguridad y salud en el trabajo. Se presenta ante el Ministerio del Trabajo como una declaración juramentada sobre la ejecución real del sistema.

Este reporte permite a las autoridades monitorear cómo las organizaciones identifican peligros y protegen a sus colaboradores. Actúa como un diagnóstico interno que evalúa criterios como el liderazgo, la planificación y la mejora continua. 

Al ser digital, facilita que empresas de todo tamaño declaren su estado actual, aunque siempre es recomendable validar los resultados con expertos para asegurar una calificación que refleje la realidad operativa.

El marco legal obliga a implementar y reportar el SG-SST con énfasis en prevención de riesgos y cumplimiento continuo.

Marco legal del reporte de autogestión SST en Colombia

Decreto 1072 de 2015

Es la norma base que unifica la reglamentación del SG-SST. Obliga a todas las empresas a implementar un sistema basado en el ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar), donde el reporte de autogestión representa la fase de verificación que se entrega al regulador.

Resolución 0312 de 2019

La Resolución 0312 define los Estándares Mínimos que cada empresa debe cumplir según su número de trabajadores y nivel de riesgo (I a V). 

Mientras que una gran empresa de riesgo alto debe cumplir con 62 estándares, una pequeña de riesgo bajo solo debe reportar 7 ítems esenciales. Esto incluye la matriz de peligros, el plan de capacitación y los protocolos de emergencia. 

Obligaciones frente a la ARL

Las empresas deben reportar sus autoevaluaciones a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL), la cual tiene la función de verificar el cumplimiento, ofrecer asesoría técnica y reportar al Ministerio del Trabajo si detecta irregularidades graves.

Rol del Ministerio del Trabajo

El Ministerio actúa como el ente fiscalizador que recibe los reportes a través del fondo de riesgos laborales. Su función es analizar los datos para dirigir sus visitas de inspección hacia las empresas con menores índices de cumplimiento o mayores tasas de accidentalidad.

¿Quiénes deben presentar el reporte de autogestión SST?

Todas las empresas, empleadores y contratantes en Colombia deben presentarlo anualmente, sin importar tamaño o sector.

Según el Ministerio del Trabajo “Aplica a empleadores públicos y privados, trabajadores dependientes e independientes, cooperados, en misión, contratantes bajo cualquier modalidad, organizaciones de economía solidaria, empresas de servicios temporales, agremiaciones que afilian independientes al sistema de riesgos laborales, ARL, y entidades como Policía Nacional (personal no uniformado) y Fuerzas Militares (personal civil).”

¿Para qué sirve el reporte de autogestión SST?

• Permite revisar cómo está el SG-SST y detectar a tiempo lo que falta por mejorar.
• Ayuda a fortalecer la seguridad y el bienestar de las personas en la empresa.
• Reduce accidentes, incapacidades y riesgos que afectan la operación.
• Asegura el cumplimiento de la normativa y evita sanciones.
• Contribuye a crear entornos de trabajo más seguros y productivos.
• Previene costos innecesarios por ausentismo e incapacidades.
• Mejora el clima laboral y la confianza del equipo.
• Refuerza la imagen y reputación de la empresa.

Beneficios clave:

• Identificación temprana de riesgos.
• Mejor uso de los recursos de prevención.
• Menos costos por accidentes e incapacidades.
• Mejor percepción de la empresa, tanto interna como externamente.

¿Cada cuánto se debe presentar el reporte de autogestión SST?

Se presenta anualmente, correspondiente al año anterior, con plazos definidos por el Ministerio del Trabajo (generalmente febrero a marzo del año siguiente).

Para el 2026, el proceso funciona así:

• ¿Qué se reporta? La gestión del SG-SST realizada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025.
• ¿Cuándo se puede presentar? Desde el 1 de marzo de 2026, cuando se habilita la plataforma oficial.
• ¿Hasta cuándo hay plazo? Hasta el 20 de octubre de 2026.
• Marco normativo: La circular oficial del período 2025 está en elaboración y será publicada por el Ministerio del Trabajo.

¿Cómo diligenciar el reporte de autogestión SST paso a paso?

El diligenciamiento se realiza en la plataforma digital del Ministerio del Trabajo, registrando la empresa y completando la autoevaluación con base en los estándares mínimos.

Paso a paso recomendado:

• Registro: Ingresar a https://sgrl.mintrabajo.gov.co y crear la cuenta con NIT o cédula.
• Acceso al módulo: Seleccionar el año correspondiente y el formulario de Estándares Mínimos.
• Evaluación: Calificar el nivel de cumplimiento (de 1 a 100 %) por cada criterio, adjuntando evidencias como matrices de riesgos o registros de capacitación.
• Adjuntos: Cargar los soportes digitales requeridos y verificar que la información coincida con la reportada a la ARL.
• Revisión y envío: Revisar toda la información, confirmar el envío y descargar el acuse de recibo.

Antes de enviar el reporte, se recomienda realizar una autoevaluación interna con el área de Recursos Humanos o los líderes de la organización. También es posible apoyarse en los instructivos, preguntas frecuentes y videos disponibles en la sección “Ayuda Audiovisual” de la plataforma.

¿Dónde se presenta el reporte de autogestión SST?

El reporte de autogestión SST se presenta exclusivamente a través de la plataforma digital del Ministerio del Trabajo (https://sgrl.mintrabajo.gov.co). El trámite es gratuito, seguro y 100 % en línea.

En caso de que la ARL lo solicite, se puede enviar una copia adicional del reporte, este esquema centralizado facilita el seguimiento, la verificación de la información y los procesos de auditoría.

¿Qué pasa si no se realiza el reporte de autogestión SST?

El incumplimiento del reporte de autogestión SST acarrea multas proporcionales al tamaño de la empresa y la gravedad de la infracción, según el Decreto 472 de 2015. Las sanciones económicas pueden oscilar entre 1 y 1.000 SMMLV, sumado a la posible clausura del establecimiento y la responsabilidad civil ante accidentes laborales.

Simplificando la gestión SST con procesos integrados

El reto del reporte de autogestión SST suele estar en la información dispersa: cuando los soportes del SG-SST se manejan en distintas herramientas, es más fácil cometer errores o quedar con datos incompletos; por eso centralizar la gestión hace que el reporte anual sea mucho más simple y confiable.

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