RNBD Colombia: ¿qué es y cómo registrar tus bases de datos?
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| Publicación agosto 31, 2026| Última actualización agosto 31, 2026
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un directorio público de carácter oficial administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Su función principal es permitir que las empresas declaren la existencia de las bases de datos personales que administran, detallando la naturaleza de la información tratada, la finalidad de la recolección y sus políticas de seguridad.
En este artículo detallaremos qué es, qué norma lo respalda, qué debe registrarse y qué tipos de datos incluye. ¡Comencemos!
¿Qué es el RNBD?
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un directorio público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) donde las organizaciones declaran la existencia de sus bases de datos personales, sus finalidades, medidas de seguridad y políticas de tratamiento.
Además, existe una diferencia técnica fundamental entre una base de datos personal y el RNBD; la detallaremos a continuación:
- Base de datos personal: es el archivo estructurado (físico o digital) que contiene la información de personas naturales como nombres, cédulas, expedientes de nómina o historias laborales y reposa bajo la custodia interna de la empresa.
- RNBD: es la plataforma institucional de la SIC donde la empresa reporta la cantidad de titulares, los tipos de datos recolectados, las medidas de seguridad adoptadas y los canales de atención de PQR, sin transferir el contenido ni los registros individuales de las personas.
¿Qué norma respalda el RNBD?
El fundamento jurídico del RNBD se deriva del derecho constitucional al habeas data y el régimen general de protección de datos personales establecido en la legislación colombiana. A continuación explicaremos en qué consiste la Ley 1582 de 2012.
Ley 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015
La Ley 1581 de 2012 (Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales) creó en su artículo 25 el Registro Nacional de Bases de Datos a cargo de la SIC.
Además, esta ley se encarga de regular la protección de datos personales, pues su objetivo principal es proteger el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que las entidades públicas y privadas hayan recolectado sobre ellas en bases de datos o archivos.
Posteriormente, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo compiló las disposiciones operativas para su implementación y fijó las reglas relativas al registro formal.
Decretos y circulares que lo actualizan
El marco normativo del RNBD ha sido ajustado a través de diferentes actos administrativos:
- Circular Externa 002 de 2015 (SIC): esta impartió las primeras instrucciones técnicas y publicó el manual de usuario para la inscripción inicial de bases de datos.
- Decreto 90 de 2018: este decreto modificó los plazos y delimitó los sujetos obligados a registrarse, tomando como criterio el nivel de activos brutos de las personas jurídicas privadas.
- Circular Externa 003 de 2018 (SIC): esta circular estableció la periodicidad para la actualización de la información, el reporte de reclamos de titulares y las notificaciones de incidentes de seguridad.
- Decreto 255 de 2022: este decreto ratificó las condiciones de operación del registro y la integración de trámites ante la administración pública.
¿Quién debe registrarse en el RNBD?
La obligación de realizar la inscripción ante el RNBD no aplica para todas las personas naturales ni jurídicas, pues la legislación vigente establece criterios basados en la naturaleza jurídica de la entidad y el valor de sus activos brutos. Lo veremos a continuación:
| Tipo de sujeto u organización | ¿Obligado a registrarse en el RNBD? | Criterio o norma aplicable |
|---|---|---|
| Sociedades y entidades privadas con activos brutos > 100.000 UVT | Sí | Deben registrar la totalidad de sus bases de datos personales (empleados, clientes, proveedores). |
| Entidades de naturaleza pública | Sí | Aplica a todas las entidades del Estado en sus niveles central y descentralizado. |
| Sociedades privadas con activos brutos ≤ 100.000 UVT | Exento | No deben inscribir sus bases de datos en el portal de la SIC, según el Decreto 90 de 2018. |
| Personas naturales | Exento | Están exoneradas de la inscripción en el RNBD. |
Recuerda: estar exento de la inscripción en el RNBD no significa estar exonerado de cumplir la Ley 1581 de 2012. Todas las empresas y personas naturales en Colombia deben contar con autorización del titular, aviso de privacidad, política de tratamiento y medidas adecuadas de seguridad de la información.
¿Qué es una base de datos personal y qué tipos de datos incluye?
Una base de datos personal es todo conjunto organizado de datos de personas naturales que sea objeto de tratamiento por parte de una organización. En la gestión de Recursos Humanos, la información de los colaboradores abarca distintas categorías:
- Datos de identificación: nombre completo, número de cédula, fecha de nacimiento, estado civil, firma y huella dactilar.
- Datos de ubicación: dirección de residencia, correo electrónico personal, ciudad y número telefónico de contacto.
- Datos socioeconómicos y laborales: cargo, salario, historial de nómina, referencias laborales, afiliaciones a EPS, ARL y fondos de pensiones y cesantías.
- Datos sensibles:
Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el estado de salud ocupacional, exámenes médicos de ingreso o periódicos e historias clínicas laborales. - Tratamiento de datos sensibles en Recursos Humanos:
El artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe con carácter general el tratamiento de datos sensibles, salvo que medie autorización explícita e informada del trabajador o apliquen excepciones legales específicas (como las requeridas por el marco de seguridad y salud en el trabajo).
¿Cómo y cuándo registrar tus bases de datos?
El trámite de inscripción ante la Superintendencia de Industria y Comercio se realiza en línea a través del portal institucional de la entidad.
Plazo de inscripción para bases de datos nuevas
El plazo para inscribir bases de datos nuevas en Colombia es de dos (2) meses contados a partir de la fecha de su creación.
Paso a paso para el registro ante la SIC
De acuerdo con el procedimiento establecido por la autoridad regulatoria, el proceso de inscripción comprende los siguientes pasos:
- Ingresar al portal institucional: acceder al módulo del Registro Nacional de Bases de Datos en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Autenticar al responsable: iniciar sesión con el número de identificación tributaria (NIT) de la persona jurídica y las credenciales asignadas al representante legal.
- Registrar la información general de la empresa: diligenciar los datos de ubicación, canales de atención a titulares y del área responsable de la protección de datos.
- Identificar la base de datos: declarar el nombre o denominación de la base de datos, por ejemplo: Gestión de nómina y colaboradores.
- Especificar categorías de datos y finalidades: indicar los tipos de datos almacenados y la finalidad del tratamiento: gestión laboral, pago de nómina, seguridad social, etc.
- Declarar medidas de seguridad e incidentes: registrar los controles técnicos implantados para garantizar la confidencialidad y los mecanismos para la obtención del consentimiento.
- Finalizar y descargar la constancia: validar la información ingresada y descargar el comprobante oficial emitido por el sistema.
Actualización anual y reportes periódicos del RNBD
El registro en el RNBD exige un mantenimiento constante mediante actualizaciones periódicas para reflejar la realidad operativa de la empresa ante la autoridad de control.
| Tipo de actualización | Periodo de reporte | Información que incluye |
|---|---|---|
| Actualización anual ordinaria | Entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año. | Cambios sustanciales efectuados en la información registrada durante el año inmediatamente anterior. |
| Actualización por cambios sustanciales | Dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a su ocurrencia. | Cambios en la finalidad del tratamiento, encargado del tratamiento, canales de atención o políticas de seguridad. |
| Reporte de reclamos de titulares | Semestral (primeros 15 días hábiles de febrero y agosto). | Total de reclamos presentados por los titulares de los datos y su estado de trámite. |
| Reporte de incidentes de seguridad | Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su conocimiento. | Brechas de seguridad, accesos no autorizados o pérdidas de información que afecten las bases de datos. |
¿Qué pasa si no registras o actualizas tus bases de datos?
El incumplimiento de las obligaciones asociadas al RNBD faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para adelantar investigaciones administrativas e imponer el régimen sancionatorio legal. De acuerdo con el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, las sanciones aplicables son:
- Multas de carácter personal u organizacional: sanciones de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) al momento de la imposición.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento: medida administrativa de hasta por seis (6) meses para operar con las bases de datos afectadas.
- Cierre temporal de las operaciones: cierre de las operaciones relativas al tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hayan adoptado las medidas correctivas requeridas.
- Cierre definitivo de la operación: cancelación de las operaciones que involucren el tratamiento de datos personales de las bases de datos objeto de la sanción.
¿Cómo un software de RRHH facilita el cumplimiento del RNBD?
Sin duda alguna, administrar la información de personal mediante archivos independientes, planillas de cálculo o carpetas físicas dificulta la categorización, el inventario y la aplicación de protocolos de seguridad exigidos por la legislación colombiana.
Y es aquí cuando la digitalización de las áreas de gestión de personas mediante herramientas tecnológicas dedicadas simplifica la preparación del reporte requerido ante la SIC.
Es por esto que un software de Recursos Humanos como el de Buk se convertirá en tu mejor aliado, ya que permite centralizar las fichas de los colaboradores, estructurar los diferentes tipos de datos (identificación, laborales, datos sensibles) y controlar los perfiles de acceso bajo estándares de protección de la información.
Al mantener un registro ordenado y trazable de la información de nómina y gestión humana, las empresas disponen de insumos claros para realizar las actualizaciones anuales y el reporte de incidentes en el RNBD de forma eficiente.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el RNBD en Colombia?
El Registro Nacional de Bases de Datos es un directorio público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que reúne la información sobre las bases de datos personales que operan en Colombia.
¿Quién debe registrarse en el RNBD?
Deben registrarse las entidades públicas y las sociedades jurídicas privadas que tengan activos brutos superiores a 100.000 UVT.
¿Cuándo se actualiza el RNBD cada año?
La actualización anual ordinaria debe realizarse entre el 2 de enero y el 31 de marzo. Los cambios sustanciales se reportan dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
¿Qué pasa si no registro mis bases de datos?
La SIC puede imponer multas de hasta 2.000 SMMLV, decretar la suspensión temporal de actividades relativas al tratamiento o solicitar el cierre de operaciones.
¿Las personas naturales deben registrarse en el RNBD?
No. El Decreto 90 de 2018 eximió expresamente a las personas naturales de la obligación de inscribirse en el RNBD.
Profesional en Estudios Literarios y Edición de la Universidad Jorge Tadeo Lozano, con formación complementaria en ...
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