Art. 108 ET: requisitos para deducir aportes

Para deducir los salarios en la declaración de renta ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), las empresas en Colombia deben cumplir con una condición indispensable: acreditar el pago total de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus trabajadores.

En este artículo te explicaremos cómo opera el Artículo 108 del Estatuto Tributario (ET), sus normas complementarias, plazos, excepciones de exoneración y la carga probatoria requerida tanto por la DIAN como por la UGPP.

¿Cuál es el plazo para pagar los aportes y no perder la deducción?

El plazo máximo para pagar los aportes y conservar el derecho a la deducción es antes de la presentación inicial de la declaración del impuesto sobre la renta del periodo gravable correspondiente.

El Artículo 664 del Estatuto Tributario sanciona el incumplimiento disponiendo el rechazo definitivo de la deducción por salarios cuando no se acredite el pago de los aportes antes de presentar la declaración.

Por su parte, el Artículo 115-1 del ET armoniza este requisito con el principio de devengo o causación: para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, permite deducir en el año gravable en que se causan las prestaciones sociales y los aportes parafiscales y de seguridad social, siempre que se encuentren efectivamente pagados con anterioridad a la presentación de la declaración inicial del impuesto sobre la renta.

En el mismo sentido se pronunció la DIAN en el Oficio 001170 de 2019: no basta con causar el gasto; los aportes deben estar pagados antes de presentar la declaración.

Es importante tener en cuenta que la norma exige el pago previo a la presentación, no el pago oportuno: quien paga con retraso, pero antes de presentar la declaración, conserva la deducción.

¿Qué pasa si no se pagan los aportes a tiempo?

Pagar tarde no siempre hace perder la deducción: lo que cuenta ante la DIAN es si el pago se hizo antes de presentar la declaración de renta, no si fue puntual.

• Si la empresa paga con retraso, pero antes de presentar la declaración, conserva la deducción por salarios.
• Si paga después de presentar la declaración, la DIAN desconoce la deducción por salarios según el Art. 664 del ET, y pagar luego no la recupera.

Ante la UGPP, la situación es distinta: cualquier pago tardío genera intereses moratorios y puede dar lugar a sanciones por mora u omisión (Art. 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el Art. 314 de la Ley 1819 de 2016).

Las sanciones por omisión e inexactitud no se aplican si el aportante corrige antes de que la UGPP notifique su requerimiento de información.

¿Cómo afecta la exoneración del Artículo 114-1 a esta deducción?

La exoneración del Artículo 114-1 del Estatuto Tributario no elimina el requisito de pago para deducir salarios: solo reduce los aportes que el empleador debe pagar por ciertos trabajadores.

Están exoneradas del pago de aportes al SENA, ICBF y salud (8,5 % a cargo del empleador) las sociedades y personas jurídicas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, y las personas naturales empleadoras con dos o más trabajadores. La exoneración aplica solo a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de 10 SMMLV.

Por eso, lo que debes pagar para deducir la nómina depende del salario de cada trabajador:

1. Trabajadores que devengan menos de 10 SMMLV: no se pagan SENA, ICBF ni salud a cargo del empleador, pero sí los demás aportes: cajas de compensación familiar (4 %), pensión (12 % a cargo del empleador) y ARL (según el nivel de riesgo).
2. Trabajadores que devengan 10 SMMLV o más: se pagan todos los aportes, incluidos SENA, ICBF y salud.

¿Los pagos no constitutivos de salario cuentan en la base de los aportes?

Los pagos pactados expresamente como no constitutivos de salario (bajo el Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo) no forman parte de la base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social, siempre que cumplan con los límites legales y la realidad probatoria.

No obstante, en materia de seguridad social integral (salud, pensión y ARL), aplica la restricción del Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010: el valor de los pagos no salariales que exceda el 40 % de la remuneración total del trabajador en el mes debe sumarse a la base de cotización de seguridad social.

En cuanto a jurisprudencia, el Consejo de Estado (Sección cuarta, sentencia 16951 del 7 de octubre de 2010) reconoció que los pagos que no constituyen salario no exigen acreditar aportes para ser deducibles, pero advirtió que no basta llamar "no salarial" a un pago que en realidad retribuye el servicio.

La DIAN ha acogido esta posición (Oficio 8380 de 2024) y, para el umbral de 10 SMMLV del Art. 114-1 ET, entiende por «devengado» el salario mensual (Concepto 7196 de 2025).

Prueba del pago de los aportes ante la DIAN y la UGPP

El cumplimiento de la obligación debe probarse de manera documental tanto en procesos de fiscalización tributaria (DIAN) como en auditorías parafiscales (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP).

La UGPP es el organismo encargado de fiscalizar la correcta liquidación y pago de aportes a la protección social de forma independiente a la gestión tributaria de la DIAN.

Mientras la DIAN busca rechazar deducciones en la declaración de renta, la UGPP busca el cobro de aportes omitidos, inexactos o morosos junto con sus respectivas sanciones administrativas (Art. 179 de la Ley 1607 de 2012).

El contribuyente debe soportar documentalmente el pago de los aportes con las planillas PILA y los recibos de las entidades recaudadoras, como indica el Artículo 108 del ET.

Las certificaciones de revisor fiscal o contador público (Art. 777 ET) son prueba contable, sin perjuicio de que la DIAN haga sus propias comprobaciones, y el Consejo de Estado exige que sean detalladas y estén respaldadas en una contabilidad llevada en debida forma.

Ejemplo práctico: cálculo de la deducción en una nómina colombiana

A continuación, ilustraremos la determinación de aportes y la procedencia de la deducción del gasto salarial para una empresa sujeto de la exoneración del Art. 114-1 del ET en un mes determinado.

Datos del caso hipotético

• Trabajador A (devengado menor a 10 SMMLV): salario básico de $3.000.000 COP. Exonerado de SENA, ICBF y salud empleador por el Art. 114-1 ET.
• Trabajador B (devengado mayor a 10 SMMLV): salario básico de $18.000.000 COP. No exonerado.
• Nivel de riesgo ARL (ambos): Riesgo I (0,522 %).

Cálculo de aportes y deducción de nómina

Determinación del costo deducible

Si la empresa paga los $5.899.620 correspondientes a los aportes a su cargo, además de los aportes descontados a los trabajadores, antes de presentar la declaración de renta, podrá solicitar como deducción fiscal el 100 % de los salarios devengados por ambos trabajadores ($21.000.000 COP).

Si omite el pago del aporte del trabajador B, la DIAN rechazará la deducción de los $18.000.000 de salario correspondientes.

Nómina sin errores, deducción sin riesgo: el rol de un sistema como Buk

En definitiva, la liquidación manual de aportes parafiscales y seguridad social incrementa la probabilidad de cometer errores en las bases de cotización, omitir topes del Art. 30 de la Ley 1393 de 2010 o desalinear los pagos en PILA con la causación contable.

Estos descuadres operativos exponen a la organización a fiscalizaciones por parte de la UGPP y al rechazo masivo de gastos por la DIAN.

Por eso, contar con un software de nómina como el de Buk es clave para automatizar los cálculos de retenciones y aportes conforme a las normativas colombianas vigentes.

Pues con Buk, puedes parametrizar de forma exacta las exoneraciones del Art. 114-1 ET, calcular las desviaciones del 40 % en pagos no salariales y centralizar los comprobantes de pago de la planilla PILA.

Al integrar estos datos en tiempo real, las empresas aseguran el respaldo probatorio de sus gastos salariales y protegen la procedencia fiscal de sus deducciones en la declaración de renta. ¿Y tú, qué estás esperando para agendar una llamada con uno de nuestros asesores? Hazlo ahora y reduce el riesgo de errores en tu organización.