Certificado de ingresos y retenciones 2026: qué es y cuándo se entrega

El certificado de ingresos y retenciones 2026 es un documento tributario clave para los trabajadores y empleadores en Colombia. Además de ser un requisito de suma importancia para la declaración de renta de personas naturales, también destaca la transparencia en el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En la presente entrega, te contaremos sobre la información oficial, actualizada y sustentada en el marco normativo colombiano, para que tu empresa gestione correctamente su expedición y tus colaboradores estén plenamente enterados sobre su importancia y los plazos de cumplimiento. ¡Comencemos!  

¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?

El certificado de ingresos y retenciones es el documento que genera el empleador o agente retenedor a sus colaboradores o contratistas. En él se detallan los siguientes aspectos:

• Ingresos laborales o pagos realizados durante el año gravable.
  
• Retenciones en la fuente aplicadas.
  
• Aportes obligatorios en materia de seguridad social.
  
• Otros conceptos fiscales relevantes.
  

La generación de este documento está respaldada por el artículo 378 del Estatuto Tributario colombiano y por las direcciones reglamentarias que aparecen en el Decreto 1625 de 2016.

Es preciso acotar que este documento corresponde al año gravable 2025 y se entrega en 2026. Es por ello que se maneja el concepto del certificado de ingresos y retenciones 2026.

¿Para qué se usa el certificado?

El certificado de ingresos y retenciones tiene diferentes funciones que cobijan tanto a las personas naturales como a las empresas en menesteres tributarios y contables. Algunas de las más importantes son:

Declaración de renta de personas naturales

El certificado ofrece una utilidad notable al momento de presentar la declaración de renta ante la DIAN, ya que esta entidad exige que los valores declarados coincidan con la información que reportan los diferentes agentes retenedores. Cabe resaltar que las inconsistencias pueden derivar en requerimientos o sanciones.

Soporte para devoluciones o saldos a favor

El certificado también tiene importancia en el caso que un contribuyente cuente con un saldo a favor al presentar su declaración. En esta situación, el certificado hace el papel de soporte probatorio de las retenciones practicadas. Esta garantía es de creciente importancia al momento de enfrentar un proceso de devolución ante la DIAN.

Verificación y conciliación fiscal

Continuando con las ventajas del documento, debemos resaltar sus facultades para conciliar ingresos reportados, verificar que las retenciones practicadas sean correctas y corregir posibles errores al momento de presentar la declaración pertinente. De igual manera, para las empresas, reduce riesgos legales y es un arpón en la batalla del cumplimiento tributario.

Plazos para expedir el certificado de ingresos y retenciones 2026

En sintonía con el artículo 378 del estatuto tributario, debemos recalcar que los empleadores deben generar el certificado de ingresos y retenciones a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al año gravable. Es decir, el certificado del año 2025 deberá expedirse antes del 31 de marzo de 2026.

Esta información es crucial dentro de las áreas de contabilidad, ya que permite planificar con anticipación el proceso. Esto aplica fundamentalmente para empresas con demasiados colaboradores.

Consecuencias de no entregarlo a tiempo

No generar los certificados a tiempo, expedirlos con errores o no entregarlos dentro de los plazos previamente establecidos puede acarrear diferentes sanciones tributarias de cara a la DIAN. Estas sanciones pueden ser de carácter económico, reputacional o de requerimientos ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Cómo descargar o solicitar el certificado

Descargar o solicitar el certificado de ingresos y retenciones dependerá de la condición del agente retenedor o del tipo de vínculo.

Desde un empleador o agente retenedor

En el caso de los trabajadores dependientes, el empleador tiene la responsabilidad de generar el certificado de acuerdo al formato establecido por la DIAN. Esto puede ser entregado en dos formatos: fiscal o digital. Por último, será necesario conservar una copia para la fiscalización y el control interno.

Desde entidades públicas o plataformas oficiales

Si el pago viene desde una entidad pública o si se trata de retenciones por diferentes conceptos, el certificado puede solicitarse directamente ante la entidad que genera el pago. En algunos casos, la información tributaria puede consultarse o validarse mediante los servicios en línea de la DIAN a través del portal oficial dispuesto por la entidad. Es necesario, para ello, utilizar el RUT y los mecanismos de autorización que exige la plataforma.

¿Qué información contiene el certificado?

Para 2026, el certificado de ingresos y retenciones deberá contener los siguientes datos:

• Identificación del empleador o el agente retenedor.
• Identificación del beneficiario del pago.
• Total de los ingresos laborales o los pagos efectuados.
• Aportes obligatorios presentados a salud y pensión.
• Retenciones a la fuente aplicadas.
• Ingresos no correspondientes a renta.
• Rentas exentas en caso de que aplique.

Este formato está definido por la DIAN y es necesario respetar su estructura técnica establecida.

¿Cuándo empieza el pico de solicitudes y por qué?

Generalmente,el pico de solicitudes para la obtención del certificado suele comenzar entre febrero y marzo de cada año. Esto se debe a diferentes factores:

• Los empleadores se preparan para cumplir el plazo máximo del 31 de marzo.
  
• Los trabajadores anticipan la temporada de declaración de renta.
  
• Los contribuyentes desean revisar su situación fiscal con anticipación.
  

Este aumento en la demanda de las solicitudes invita a que las empresas tengan procesos regidos por el orden y, en los mejores casos, bajo una automatización que evite retrasos y errores de cualquier índole.

¿Quiénes deben expedir el certificado?

Enseguida detallaremos quiénes tienen el deber de expedir el certificado:

• Empleadores que hayan efectuado pagos laborales.
  
• Agentes retenedores que hayan practicado retención en la fuente.
  
• Entidades públicas que hayan realizado pagos sujetos a retención.
  

Importante: la obligación no depende del tamaño de la empresa, está ligada a la calidad de agente retenedor.

Casos especiales

Existen situaciones particulares referentes al certificado de ingresos y retenciones. Algunos de estos casos son:

Trabajadores con varios empleadores

Si una persona trabajó para diferentes empresas o para diferentes patrones durante el mismo año gravable, cada empleador debe expedir su propio certificado por el periodo correspondiente. Hay que recalcar que el colaborador deberá consolidar la información al momento de presentar su declaración de renta.

Retenciones por honorarios o servicios

En el caso de trabajadores independientes o contratistas por prestación de servicios, el pagador que haya practicado retenciones también debe expedir el certificado correspondiente. Dentro de esta medida se incluyen pagos por honorarios, comisiones o servicios profesionales sujetos a retención en la fuente.

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