Software de recursos humanos en Colombia: opciones y cómo elegir

Para muchos gerentes en Colombia, elegir un software de recursos humanos es una decisión estratégica que impacta costos, cumplimiento normativo, productividad y cultura organizacional.

En un entorno regulado con obligaciones como la nómina electrónica y el SG-SST gestionar personas sin la tecnología adecuada puede derivar en riesgos técnicos y financieros para cualquier empresa.

Por eso, este artículo ofrece una guía práctica para analizar qué es importante tener en cuenta y tomar una decisión informada, alineada con los objetivos del negocio.

¿Existe un “mejor” software de recursos humanos en Colombia?

No existe un único software que sea ideal para todas las empresas. La elección depende del tamaño de la organización, la industria, el presupuesto, los procesos actuales y el nivel de gestión de talento que se busca fortalecer.

Una empresa con 50 colaboradores enfrenta retos diferentes a una con 2.000. Por eso, más que buscar “la herramienta perfecta”, conviene hacerse preguntas prácticas:

• ¿Qué procesos quiero ordenar primero?

• ¿Qué hoy genera reprocesos o errores?

• ¿Qué espera la gerencia de la gestión de personas?

• ¿Qué impacto queremos medir en productividad o rotación?

¿Qué debe cumplir un buen software de recursos humanos en Colombia?

Un software sólido debe priorizar seguridad, cumplimiento y valor estratégico. No se trata solo de digitalizar documentos, sino de reducir errores y facilitar decisiones basadas en datos.

En Colombia, según la normativa vigente, es clave que pueda soportar:

• Nómina electrónica y transmisión del Documento Soporte a la DIAN.
• Cálculo preciso de aportes a seguridad social vía PILA, prestaciones e impuestos.
• Gestión de contratos electrónicos.
• Módulo para SG-SST (Decreto 1072 de 2015).
• Control de jornadas, horas extras y ausencias.
• Protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 – Habeas Data).

Lo ideal es que sea integrable, intuitivo y cuente con soporte local para adaptarse rápido a cambios regulatorios.

¿Cómo elegir un software de recursos humanos según tu empresa?

La decisión depende del tamaño, las necesidades específicas, el presupuesto y el crecimiento proyectado. Lo clave es que la herramienta se adapte a tus procesos prioritarios, como nómina, control de asistencia o reclutamiento.

Aquí van pasos prácticos para elegirlo:

1. Evalúa tus necesidades actuales y futuras: identifica qué procesos automatizar y cuánto planeas crecer.

2. Considera el tamaño de la empresa:

• Pequeñas (menos de 50 empleados): Soluciones simples y económicas.
• Medianas (50-500): Herramientas escalables con reclutamiento y analíticas.
• Grandes (más de 500): Suites completas y robustas.

3. Define criterios esenciales:

• Funcionalidades relevantes para tus procesos.
• Escalabilidad y acceso en la nube.
• Facilidad de uso (app móvil y portal para empleados).
• Integraciones con otras herramientas.
• Seguridad y cumplimiento legal (protección de datos, nómina electrónica).
• Soporte en español y acompañamiento en implementación.
• Precio ajustado (generalmente por usuario/mes).

4. Proceso recomendado: Solicita demos, pruebas gratuitas, involucra al equipo (no solo RRHH) y calcula el retorno de inversión (tiempo ahorrado vs. costo).

¿Qué softwares de recursos humanos se utilizan actualmente en Colombia?

Hoy las empresas en Colombia pueden acceder a distintas plataformas de recursos humanos, tanto regionales como globales. Más que hablar de “las mejores”, la idea es entender qué tipo de soluciones existen en el mercado y qué procesos suelen cubrir. A continuación, se presentan algunas opciones que pueden implementarse en el país, entre muchas otras disponibles.

Buk

Buk es un sosftware de recursos humanos que reúne distintos procesos en un mismo lugar. Entre ellos están la nómina electrónica en cumplimiento con la DIAN, el control de asistencia, la gestión documental, el onboarding, el desempeño, el reclutamiento, las encuestas y la gestión de beneficios.

Dentro de estos flujos incorpora automatización e inteligencia artificial y, además, cuenta con un espacio público donde se pueden consultar métricas básicas sobre el estado del servicio al cliente en tiempo real, además es ideal para diferentes tipos de empresas, pymes, medianas y grandes.

Deel

Deel es un software que permite gestionar contratación y administración de talento en distintos países. Desde la plataforma se puede centralizar información de RR. HH. y manejar procesos como compensación, beneficios, planificación de la fuerza laboral, inmigración y verificación de antecedentes, entre otros que hacen parte de su ecosistema.

Defontana

Defontana es una solución de recursos humanos enfocada en la nómina electrónica y la administración laboral. Permite gestionar contratos, asistencia, vacaciones, documentación, reclutamiento y evaluaciones de desempeño. También cuenta con una app para colaboradores y otras funcionalidades asociadas a la gestión diaria del área.

Workday

Workday es una suite empresarial para la gestión del capital humano. Agrupa procesos como nómina, gestión de la fuerza laboral, talento, analítica y planificación, junto con otras capacidades que forman parte de su plataforma.

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors es una plataforma de gestión de capital humano que cubre procesos de RR. HH. centrales, nómina, seguimiento de horas, gestión documental y servicios digitales para empleados. Dentro de la solución se incluyen funcionalidades de automatización e inteligencia artificial integradas en distintos flujos.

Endalia

Endalia es una solución de recursos humanos orientada a la automatización de procesos administrativos y de gestión interna, como nómina, control del tiempo y documentación laboral, entre otros procesos del área.

Bizneo HR

Bizneo HR es una plataforma con estructura modular que permite gestionar procesos de talento, gestión de personal y control del tiempo, además de otras funcionalidades que pueden activarse según las necesidades de cada empresa.

Zoho People

Zoho People es un software de administración de RR. HH. que permite gestionar empleados, tiempo, asistencia, documentación y solicitudes internas desde una base de datos centralizada, junto con otras herramientas incluidas dentro de la plataforma.

¿Qué son los programas o softwares de talento humano?

Los programas o softwares de talento humano (también conocidos como software de recursos humanos, gestión del capital humano o HCM/HRMS por sus siglas en inglés) son herramientas digitales que automatizan y centralizan procesos relacionados con las personas: desde atraer y contratar hasta desarrollar, evaluar y retener talento.

El objetivo: pasar de tareas administrativas a un rol estratégico que alinee el talento con los objetivos del negocio.

Cubren áreas como:

• Nómina y prestaciones.
• Control de asistencia.
• Reclutamiento y onboarding.
• Evaluaciones de desempeño.
• Capacitación.
• Beneficios y analíticas.

¿Cuáles son los módulos comunes en software de talento humano?

Los módulos más frecuentes incluyen:

1. Gestión de nómina: Cálculo automático de salarios, deducciones, aportes y recibos electrónicos.
2. Control de tiempo y asistencia: Registro de entradas/salidas, turnos, horas extras y permisos (con app móvil o integración biométrica).
3. Evaluación de desempeño: Objetivos, KPIs, feedback 360° y planes de mejora.
4. Capacitación y desarrollo: Seguimiento de competencias y planes de carrera.
5. Analíticas y reportes: Dashboards con indicadores como rotación o absentismo, más informes legales.

¿Qué considerar al evaluar pruebas gratuitas o demos de software de RRHH?

Observa la experiencia real: facilidad de uso, claridad legal, acompañamiento del equipo, reportes ejecutivos, estabilidad y tiempos de respuesta.

• ¿Es intuitiva para líderes y empleados?
• ¿El soporte responde rápido?
• ¿La implementación incluye guía paso a paso?
• ¿Permite reportes ejecutivos claros?
• ¿Los procesos quedan auditables?

Centralizar procesos: una decisión estratégica para la gestión de personas

Centralizar la información en una sola plataforma permite ordenar la operación, reducir reprocesos y tomar decisiones con datos reales. En este sentido, Buk puede ser una alternativa adecuada para muchas organizaciones, ya que integra nómina, desempeño, beneficios, analítica y mucho más en un mismo ecosistema digital.

Si quieres revisar tu caso puntual, puedes agendar una llamada con nuestro equipo. Aun así, la elección siempre dependerá del contexto de cada empresa, su tamaño, industria y nivel de madurez tecnológica.