Habeas data en Colombia: qué debe cumplir la empresa

¿Qué es el hábeas data laboral?

El hábeas data laboral es la aplicación del derecho a la protección de datos personales dentro de la relación de trabajo. Busca que los colaboradores puedan conocer qué información tiene la empresa sobre ellos, solicitar su actualización o corrección y ejercer control sobre el uso que se hace de sus datos.

 

De acuerdo con Cifuentes Muñoz (1995), el punto central del hábeas data es la autodeterminación informática: el derecho legal que tiene cada persona para autorizar si una empresa o entidad puede guardar, usar o compartir sus datos personales.

 

En la práctica, Recursos Humanos gestiona grandes cantidades de información personal. Desde los datos incluidos en una hoja de vida hasta la información bancaria utilizada para pagar la nómina, todos estos datos requieren medidas adecuadas de protección y manejo.

 

Por eso, la empresa, como responsable del tratamiento de datos, debe establecer reglas claras sobre cómo recopila, almacena, utiliza, comparte y conserva la información de sus colaboradores.

¿Qué datos de los empleados protege el hábeas data?

El hábeas data protege la información que permite identificar o hacer identificable a una persona. En el entorno laboral, esto incluye datos que Recursos Humanos utiliza diariamente, pero que no tienen todos el mismo nivel de sensibilidad.

 

• Datos de identificación y contacto: nombre, cédula, dirección, teléfono, correo electrónico y datos académicos.
• Datos financieros y laborales: salario, cuenta bancaria, deducciones, créditos por libranza e información relacionada con la nómina.
• Datos sensibles: información médica, exámenes ocupacionales, datos biométricos o información relacionada con la afiliación sindical, entre otros.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: información de los hijos de los colaboradores utilizada para afiliaciones, beneficios o subsidios.

La clave está en no tratar todos los datos de la misma manera. Mientras algunos son necesarios para ejecutar la relación laboral, otros requieren medidas adicionales de protección y, según el caso, una autorización específica.

¿Las empresas siempre necesitan autorización para tratar los datos de sus empleados?

No necesariamente, aunque la autorización es una regla general para el tratamiento de datos personales, existen situaciones en las que la empresa puede tratar determinada información porque es necesaria para cumplir obligaciones legales o ejecutar la relación laboral.

Por eso, antes de solicitar o almacenar información, es importante que RR. HH. tenga claro para qué necesita cada dato, quién puede acceder a él y durante cuánto tiempo debe conservarlo.

El caso que toda empresa debería conocer: la Sentencia T-470 de 2019

La protección de los datos laborales también tiene implicaciones después de que termina la relación de trabajo. La Sentencia T-470 de 2019 de la Corte Constitucional establece un precedente importante sobre el manejo de la información de los excolaboradores, especialmente en historias laborales y certificaciones de trabajo.

El caso analizado involucró a un extrabajador cuya certificación laboral incluía información negativa sobre su desempeño y procesos disciplinarios. La Corte determinó que este tipo de documentos debe contener información veraz, objetiva y comprobable, relacionada directamente con la relación laboral, como el cargo desempeñado, el tiempo de servicio y el salario.

Para las empresas, el principal aprendizaje es claro: la historia laboral y las certificaciones no pueden convertirse en una "lista negra" ni utilizarse para afectar la posibilidad de que una persona consiga un nuevo empleo. Por eso, Gestión de Personas debe asegurarse de que la información de los colaboradores y excolaboradores se gestione de forma responsable y que cualquier documento expedido se limite a datos objetivos, verificables y pertinentes.

Riesgos y sanciones por incumplir el hábeas data laboral

El manejo inadecuado de información personal puede generar riesgos tanto legales como operativos para la organización. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de ejercer funciones de vigilancia sobre el régimen general de protección de datos personales y puede generar multas o, de acuerdo a la gravedad, en el Código Penal se pueden contemplar penas de prisión (artículo 269F).

Buenas prácticas para cumplir con el hábeas data laboral

Para reducir riesgos, Recursos Humanos puede implementar medidas sencillas pero consistentes a lo largo del ciclo laboral:

 

• Contar con una política de tratamiento de datos: establecer reglas claras sobre la información que recopila y cómo se utiliza.
• Gestionar correctamente las autorizaciones: especialmente cuando se manejan datos sensibles o finalidades adicionales a la relación laboral.
• Controlar quién puede acceder a la información: limitar el acceso según las responsabilidades de cada usuario.
• Mantener los datos actualizados: facilitar que los colaboradores puedan solicitar correcciones o modificaciones.
• Proteger los documentos laborales: evitar que contratos, nóminas, historias laborales u otros documentos queden expuestos.
• Definir tiempos y criterios de conservación: no almacenar información indefinidamente sin una finalidad que lo justifique.

Señales de que una empresa está en riesgo

Algunas situaciones cotidianas pueden evidenciar oportunidades de mejora en la gestión de datos:

 

• Expedientes físicos almacenados sin controles de acceso.
• Carpetas digitales compartidas entre personas que no necesitan consultar la información.
• Autorizaciones difíciles de localizar o sin trazabilidad.
• Información personal enviada por correo o aplicaciones sin los controles adecuados.
• Datos de exempleados que permanecen almacenados sin una gestión clara.
• Dificultad para saber quién consultó o modificó un documento.

¿Qué aporta un software de RR. HH. al cumplimiento del hábeas data laboral?

Cumplir con el hábeas data implica proteger y mantener trazable la información de los colaboradores durante todo su ciclo laboral, no solo almacenar autorizaciones. Con tecnología, Recursos Humanos puede centralizar la documentación, controlar los accesos y mantener evidencia de las acciones realizadas sobre la información.

Control de acceso por roles y trazabilidad

Con Buk, los contratos, anexos, autorizaciones y demás documentos pueden centralizarse en un expediente digital, facilitando el control de acceso según el rol de cada usuario y la consulta de los soportes cuando sean necesarios.

Además, Workflows permite automatizar procesos y mantener registro de cada etapa, usuario y perfil involucrado. Esto ayuda a definir y gestionar los niveles de acceso a la información.

Las capacidades de Security & Compliance, como el control avanzado de accesos, SSO, API Whitelist y la disponibilidad de evidencias y certificaciones, contribuyen a fortalecer la seguridad de la información y facilitan la preparación frente a auditorías.

Conservación digital indefinida de la historia laboral

Centralizar la documentación laboral permite mantener contratos, anexos, autorizaciones y demás soportes organizados a lo largo del ciclo laboral. La Firma Electrónica y Gestión de Documentos facilita digitalizar los procesos de firma y conservar evidencia de cada documento y su proceso de firma.

Así, Recursos Humanos pasa de simplemente almacenar información a tener mayor control sobre cómo se gestiona, quién puede consultarla y qué ocurre con ella en cada etapa de la relación laboral.

Agenda una llamada con nuestro equipo y descubre cómo Buk puede ayudarte a gestionar de forma más segura la información y documentación de tus colaboradores.