Inspección laboral en Colombia: qué es y cómo prepararse

La inspección laboral en Colombia se conoce como el mecanismo a través del cual el Ministerio de Trabajo verifica y controla el cumplimiento de las normas laborales y seguridad social en las empresas.

Su función principal tiene como objetivo proteger los derechos de los trabajadores, garantizar que las condiciones de trabajo sean dignas y así mismo promover el cumplimiento de la ley.

¿Qué es una inspección laboral en Colombia?

Según el Ministerio de Trabajo, la inspección laboral en Colombia vela por el cumplimiento de la normativa en relación a las condiciones de trabajo y al mismo tiempo protege a los trabajadores en el ejercicio de su profesión.

Además, se encarga de vigilar y controlar el cumplimiento de los derechos individuales y colectivos, seguridad social, derechos fundamentales y seguridad y salud en el trabajo.

¿Quién la realiza y cuándo ocurre?

Los encargados de realizar una inspección laboral son los inspectores de Trabajo y Seguridad Social del Ministerio de Trabajo, revisando algunos aspectos legales y operativos que establecen y determinan la armonía laboral..

Además, la inspección laboral puede ocurrir en cualquier momento, ya que los inspectores pueden realizar visitas de manera programada o sorpresiva, pues estas no requieren aviso judicial o aviso previo.

¿Qué revisa una inspección laboral?

Ahora bien, al momento de una inspección laboral, los inspectores deben verificar que las normas laborales, de seguridad social y salud en el trabajo se estén cumpliendo. Es por esto que se centran en la documentación y la realidad de las condiciones laborales. A continuación te mostraremos los aspectos que pueden incluir en dicha revisión:

Contratos y vinculación laboral

Los inspectores deben asegurarse de que los contratos de trabajo estén actualizados y registrados, dejando en claro el salario pactado, el cargo, la jornada, la duración del contrato y demás condiciones. Adicional a eso, también deben validar si el reglamento interno de trabajo está actualizado.

Seguridad social y aportes

Otro de los puntos más importantes en la inspección es el pago oportuno de la seguridad social, razón por la cual validan lo siguiente:

• Afiliación y pago a salud, pensión y ARL generalmente de los últimos 3-6 meses.
• Pago de primas, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
• Soportes de pago de nómina.
• Cumplimiento de aportes parafiscales como cajas de compensación.

Jornada laboral y condiciones de trabajo

El inspector debe validar que se respete la jornada máxima legal de trabajo, la liquidación y pago de horas extras, recargos nocturnos, dominicales o festivos, descansos obligatorios o elementos de protección personal o dotación en caso de ser requerido.

Documentación obligatoria

De igual modo, los inspectores pueden solicitar algunos documentos como contratos de trabajo, soportes de pagos de salarios, aportes a seguridad social, documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, comprobantes de primas, vacaciones y cesantías.

Tipos de inspección laboral en Colombia

Según la Ley 1610 de 2013, los tipos de inspección laboral que existen en Colombia son la inspección preventiva, por denuncia y de oficio, regidas por el Ministerio de Trabajo, con el único fin de garantizar que las normas laborales se cumplan. A continuación, detallaremos cada una de ellas:

Inspección preventiva

Este proceso busca focalizar la inspección hacia actividades económicas y empresas con mayor vulnerabilidad en el cumplimiento del orden jurídico laboral.

También deben actuar antes de que ocurran los problemas o reducir y mitigar su efecto negativo; inducir acciones que afiancen la protección de los derechos de los trabajadores y, así mismo, deben promover una mayor colaboración entre los sectores.

Inspección por denuncia

Este tipo de inspección se da como una respuesta directa a una queja, reclamo o denuncia realizada por un trabajador o un grupo de trabajadores. Además, se genera por el no pago de salarios e incumplimiento de las prestaciones sociales.

Inspección de oficio

Este tipo de inspección la revisa el Ministerio de Trabajo de manera autónoma, sin que exista una denuncia previa de un trabajador. Todo con el fin de verificar que se cumpla con la normativa laboral sin existir queja alguna.

¿Qué documentos debe tener una empresa en una inspección laboral?

Durante una inspección laboral, los inspectores validan todas las normativas laborales, de seguridad social y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. A continuación, te mostraremos los documentos que se requieren.

Documentos laborales obligatorios

• Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
• RUT actualizado.
• Bases de datos de los trabajadores actualizadas: (que incluyan nombres, cargo, cédula, tipo de contrato, salario y fecha de ingreso).
• Contratos laborales vigentes y firmados por todos los trabajadores.
• Nóminas y soportes de pago de los últimos meses.
• Registros de entrega de elementos de protección personal.
• Evidencia de RIT y políticas de acoso, desconexión y teletrabajo socializadas.

Soportes de seguridad social

• Planillas PILA de los últimos tres o seis meses.
• Soportes de consignación de cesantías e intereses.

Ahora bien, sabemos que algunas veces las empresas obtienen esta información de forma manual y con un margen alto de error.

Sin embargo, en Buk contamos con módulos de nómina y control de asistencia, perfectos para crear soportes de nómina electrónica, simplificar el cálculo de tus pagos y hasta el registro de horas extras.

Reglamentos y políticas internas

• Reglamento Interno de Trabajo: debe estar actualizado, socializado y, además, debe incluir aspectos como la jornada laboral, derechos, deberes, sanciones y normas.
• Políticas de prevención de acoso laboral y sexual: esta debe estar vinculada al comité de convivencia y debe estar socializada con los trabajadores.
• Política de desconexión laboral: se entiende como el derecho a no tener contacto con ningún medio tecnológico relacionado con temas laborales fuera de la jornada de trabajo.

• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: esta debe estar escrita, firmada por el empleador y divulgada a todos los empleados.

• Política de teletrabajo en caso de que aplique.

Paso a paso de una inspección laboral

1. Inicio de la inspección laboral: esta se puede dar de manera sorpresiva, por solicitud de entidades estatales, denuncias de un trabajador o por un accidente laboral.
2. Asignar orden de inspección: se asigna esta investigación a un inspector y, al mismo tiempo, se asigna una orden de lo que se debe investigar, el plazo en el que deben actuar y los trabajadores involucrados.
3. Acciones a la hora de realizar la inspección: el inspector se presenta en el sitio de trabajo con o sin previo aviso, solicita los documentos laborales correspondientes y de paso se realiza una entrevista a los trabajadores o representantes.
4. Verificación física: el inspector valida las condiciones de salud y seguridad que hay en dicha compañía.
5. Acta de inspección: se crea un documento que relata la situación actual. Si todo está en orden, el proceso se archiva; en cambio, si hay incumplimientos leves, se da un plazo para subsanarlos.
6. Acta de infracción: el incumplimiento de un requerimiento se considera una falta grave; es por esto que el inspector crea un acta de infracción que da inicio a un proceso de sanción.
7. Sanción: multas económicas impuestas por el Ministerio de Trabajo o cierres temporales.

Sanciones por incumplimiento en una inspección laboral

Como ya conoces el paso a paso de una inspección laboral, es importante entender cuáles son las sanciones más importantes, por parte del Ministerio de Trabajo, según la Ley 1610 de 2013.

¿Cómo prepararse para una inspección laboral en Colombia?

Prepararse para una inspección laboral en Colombia es más fácil de lo que parece, pues las empresas deberán contar con los documentos laborales como contratos, pagos de nómina, primas, vacaciones y cesantías organizadas.

Además, las empresas deberán verificar las afiliaciones a ARL, salud y pensión; actualizar el reglamento interno de trabajo, entregar dotación y que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo esté implementado.

Errores comunes en una inspección laboral

A continuación te mostraremos los errores más comunes a la hora de una inspección laboral que pueden generar una sanción:

• Tener documentos de los trabajadores sin actualizar, como contratos sin firma, información obsoleta, nóminas con inconsistencias o el RIT sin las nuevas actualizaciones.
• Fallas en el Sistema de Gestión de Salud en el Trabajo con matrices de peligros y evaluaciones de riesgos desactualizadas, indicadores de gestión sin seguimiento y planes anuales de trabajo sin ejecutar.
• Incumplimiento de jornadas laborales establecidas.
• Falta de preparación previa.
• Ocultar información o negar acceso a áreas o documentos.

En definitiva, la inspección laboral en Colombia es la clave para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales y condiciones de trabajo dignas.

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