Manual de funciones en Colombia: ¿Qué es y para qué sirve?

En nuestro país, el manual de funciones es el documento que establece las responsabilidades, tareas y requisitos de cada cargo laboral dentro de una organización, independientemente de que sea pública o privada. Este manual tiene un papel sumamente importante al momento de definir el papel de cada colaborador, la gestión integral del talento humano y la productividad del negocio.

¿Qué es un manual de funciones y por qué es obligatorio?

Como lo mencionamos, el manual de funciones es un documento escrito en el que se describen al detalle todas las responsabilidades importantes de cada cargo en una empresa. A continuación, te contamos si es o no obligatorio contar con un manual de funciones dentro de tu organización:

• En el sector público, es de carácter obligatorio contar con un manual de funciones, de acuerdo al Decreto 1083 de 2015, que exige que cada empleo cuente con un manual de funciones y competencias aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
• En el sector privado, aunque no existe una obligación legal explícita en la norma laboral, es considerado una práctica esencial de gobernabilidad y altamente recomendada por los especialistas de Recursos Humanos. 

¿El manual de funciones es obligatorio en el sector público y privado?

¿Qué debe contener un manual de funciones?

De acuerdo al Departamento Administrativo de Función Pública, la concepción de un manual de funciones debe realizarse de la siguiente manera: 

Los lineamientos del DANE y Función Pública sugieren los siguientes elementos:

1. Identificación del empleo: nombre, código, grado / nivel
2. Área o dependencia
   
3. Propósito principal del cargo
4. Funciones esenciales (tareas clave)
5. Competencias (comportamentales y técnicas)
6. Requisitos académicos y experiencia mínim
   
7. Autoridades y relaciones jerárquicas
   
   

Esta estructura sugiere claridad y consistencia en la gestión de cada uno de los cargos de una organización.

¿Cómo se elabora un manual de funciones? Paso a paso

Si quieres generar un manual de funciones de manera correcta para implementarlo en tu compañía, puedes realizar el siguiente paso a paso:

1. Define el alcance y capacidad de tu manual: asigna los roles, puestos y áreas que estarán incluidos en el manual
2. Definición de propósito y funciones: determina cuál es el objetivo del manual y cómo se utilizará (por ejemplo: gestión integral, acompañamiento de procesos…)
3. Identifica competencias y requisitos: académicos, experiencia, técnicos.
4. Asigna responsables: elige el equipo de trabajo encargado de la elaboración del manual, incluyendo representantes de diferentes áreas.
5. Documentación formal: redacta claramente cada apartado de acuerdo a lo definido. 
6. Aprobación institucional: en lo público, por la Función Pública; en privado, por gerencia.
7. Socialización y firma: todos los colaboradores de la empresa conocen, revisan y aceptan el documento.
8. Implementación continua: hay que velar por el cumplimiento del manual de funciones. Esto se usa en evaluaciones, capacitaciones y selección.
9. Actualización periódica: de acuerdo a las coyunturas que vayan apareciendo, el manual debe irse actualizando. Esto fortalece relevancia y validez legal.

Manual de funciones vs perfil de cargo: ¿son lo mismo?

Aunque estas dos figuras organizacionales están estrechamente relacionadas entre sí, la realidad es que no son lo mismo. Mientras que el manual de funciones se centra en el ‘qué’ y el ‘cómo’ de la actividad laboral, concentrando esfuerzos en especificar las tareas y responsabilidades que debe cumplir un colaborador en un cargo específico, el perfil de cargo se ocupa más del ‘quién’ y el ‘cómo’ del individuo que está ocupando dicho cargo. 

En otras palabras, podemos decir que el manual de funciones trabaja por describir el trabajo en sí, mientras que el perfil de cargo se ocupa de la persona que realiza dicho trabajo. 

Beneficios del manual de funciones en una empresa

Contar con un manual de funciones en tu lugar de trabajo puede representar grandes ventajas. Además, si es una organización del sector público, la implementación de este documento organizacional es obligatoria de acuerdo a la normativa vigente. 

Algunos de los beneficios de contar con un manual de funciones son:

• Aumenta la claridad de las responsabilidades de los trabajadores
  

• Sirve como una base sólida para generar evaluaciones de desempeño.
  

• Facilita los procesos de selección, inducción y desarrollo interno.
  

• Reduce conflictos por funciones imprecisas.
  

• Mejora el control interno y la transparencia en la organización

Ejemplo práctico: ¿Cómo se ve un manual de funciones para un Analista de Recursos Humanos?

Identificación

• Cargo: Analista de RR.HH.
• Área: Gestión Humana
• Código: RRHH‑02
• Nivel: Profesional Universitario

Propósito

Coordinar procesos de selección, contratación y bienestar laboral.

Funciones esenciales

• Gestionar vacantes y reclutamiento.
• Coordinar inducciones.
• Elaborar informes y reportes mensuales.

Competencias

• Comunicación efectiva, manejo de herramientas digitales, trabajo en equipo.

Requisitos

• Título universitario en Psicología o Administración.
• Experiencia mínima de 2 años.

¿Qué pasa si una empresa no tiene manual de funciones?

Es importante saber de qué sector es la empresa. Recordemos que si la empresa pertenece al sector público, es de carácter obligatorio que cuente con un manual de funciones. Por otro lado, si es del sector privado, algunas desventajas que podría presentar ante la ausencia de esta figura organizacional son:

• Múltiples confusiones sobre atribuciones.
• Se dificulta la evaluación del rendimiento.
• Puede no cumplirse con la normativa pública, lo cual implica sanciones legales.
• Aumenta la probabilidad de conflictos internos y mala distribución de tareas.

¿Cada cuánto se debe actualizar un manual de funciones?

De acuerdo a las recomendaciones de expertos, lo ideal es revisar y actualizar los manuales de funciones cada uno o dos años, especialmente luego de modificaciones, reformas legales o cambios en cualquier apartado del andamiaje organizacional.