Planeación de personal en Colombia: estrategia y fases

Diseñar una estrategia de crecimiento corporativo en Colombia sin una planeación de personal rigurosa es un riesgo financiero invisible. Así es, pues esta planeación se conoce como un proceso estratégico que alinea la fuerza laboral con los objetivos de la empresa en el tiempo correcto.

A continuación, detallaremos qué es, algunas de las variables legales y financieras, fases metodológicas y modelos de pronóstico cualitativos y cuantitativos.

¿Qué es la planeación de personal y cuál es su impacto?

La planeación de personal o headcount planning es el proceso mediante el cual una organización anticipa sus necesidades futuras relacionadas con el talento humano para cumplir con los objetivos del negocio.

Su objetivo principal es contar con el número de personal exacto que la compañía necesita, que cuenten con las habilidades adecuadas y que, además, lleguen en el momento oportuno. Vale la pena recalcar que esta planeación conlleva un impacto relevante, como por ejemplo:

• Optimización de costos: la planeación evita contrataciones de emergencia, falta de personal y horas extra.
• Reducción de rotación: al definir perfiles claros y cargas de trabajo proporcionales, el clima laboral mejora, lo que reduce la rotación de personal.
• Alineación estratégica: la planeación conecta de manera directa con las metas comerciales y capacidades reales de la empresa.
• Mejora de productividad: cuando se identifican de manera anticipada las habilidades, se pueden diseñar planes de capacitación adecuados, lo que aumenta la eficiencia operativa.

Variables legales y financieras a considerar en Colombia

Planificar el talento en Colombia requiere la validación de variables legales y financieras, pues la estrategia de negocio debe conversar con el Código Sustantivo de Trabajo y el presupuesto de la compañía, ya que las relaciones laborales no solo determinan el costo operativo legal, sino también las fluctuaciones del mercado.

A continuación detallaremos las variables más relevantes:

• Contrato a término indefinido

El contrato a término indefinido (Art. 47) es clave para posiciones estructurales y permanentes. Sin embargo, a pesar de que incrementa el sentido de pertenencia y mitiga la rotación de personal voluntaria, este le resta flexibilidad de adaptación rápida ante posibles crisis de mercado, dado que las indemnizaciones por despido sin justa causa son altamente costosas.

• Contrato a término fijo:

El contrato a término fijo (Art.46) es ideal para proyectos de duración determinada o épocas de alta demanda. Adicional a ello, la ley impone un límite máximo de duración acumulada y restricciones en sus prórrogas.

Ahora bien, si se superan estos límites o no se envía el preaviso de no renovación, automáticamente se convierte en un contrato indefinido, lo que imposibilita el headcount proyectado.

• Contrato por obra/labor:

El contrato por obra/labor (Art. 45) permite una flexibilidad relevante al vincular la duración del contrato de forma directa con la vigencia de un proyecto específico.

Sin embargo, la labor a realizar debe estar perfectamente detallada y delimitada por escrito; de lo contrario, la ley presume que la relación es indefinida, lo que transforma toda proyección de reducción de costos de salida.

• Cuota aprendices SENA:

Este es un elemento financiero y normativo de gran impacto en las proyecciones de crecimiento y nómina en una organización, pues las empresas privadas con 15 o más empleados y que realicen actividades diferentes a la construcción están obligadas a vincular aprendices SENA.

Ahora bien, el cálculo legal define la obligatoriedad de incorporar un aprendiz por cada 20 trabajadores de la nómina, más uno adicional por fracción de diez o superior. Esto significa que en la planeación financiera se debe contemplar que los aprendices reciben un apoyo de sostenimiento mensual.

Si la empresa decide no realizar la contratación directa de los estudiantes, tiene la alternativa de monetizar la cuota, pagando mensualmente al SENA una tarifa por cada cupo no cubierto.

Sin embargo, omitir la cuota de aprendices SENA en una compañía puede desencadenar sanciones administrativas por parte de la UGPP, impactando de forma negativa el presupuesto anual del área de recursos humanos.

Fases metodológicas para proyectar el talento corporativo

La clave de proyectar el talento corporativo consiste en identificar el talento disponible, analizar las necesidades futuras y formular planes de acción. A continuación te mostraremos las fases metodológicas clave de este proceso:

1. Análisis de la capacidad instalada actual (oferta)

La primera fase consiste en realizar una auditoría del talento actual, revisando cuántos talentos existen, cuál es su nivel de productividad, sus habilidades, experiencia y qué tasas de jubilación o rotación se prevén a corto plazo.

2. Proyección de demanda por crecimiento del negocio

En esta segunda fase, se revisa el plan de negocio corporativo para determinar el talento que se necesita, se consideran los objetivos de la empresa a futuro y se crean planes de previsión para anticipar contrataciones futuras, todo con el fin de soportar el crecimiento del negocio.

3. Ejecución del análisis de brechas (Gap Analysis)

La tercera fase consiste en comparar el estado actual con el estado futuro de la empresa para identificar carencias o excesos de talentos, la detección de habilidades blandas o técnicas que hacen falta o las áreas donde hay un déficit de personal.

La clave en esta fase es identificar y analizar la razón por la cual existen estas diferencias en la compañía, para así crear estrategias que incluyan planes de capacitación, reestructuración o estrategias de atracción de talento.

Modelos de pronóstico cualitativos y cuantitativos

Los modelos de pronóstico se encargan de predecir cuántos empleados, qué habilidades y en qué momento específico se necesitarán para asegurar el crecimiento del negocio. Es por esto que las organizaciones tienen en cuenta estos dos enfoques metodológicos:

Transición hacia una gestión humana basada en datos

En definitiva, adoptar una cultura de datos es la clave para recopilar información de los colaboradores a través de evaluaciones de desempeño, encuestas de clima laboral, etc., para tomar decisiones reales basadas en datos.

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Centralización de la analítica predictiva organizacional

En efecto, centralizar la analítica predictiva organizacional es crucial para identificar tendencias basadas en datos, simplificar el cálculo de los pagos, visualizar KPIs en tiempo real y obtener indicadores actualizados de forma automática, con el fin de anticiparse a posibles desafíos futuros.

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