Presupuesto de nómina en Colombia: guía de proyección

¿Sabías que el presupuesto de nómina en Colombia es uno de los mayores gastos operativos para las empresas? Así es, pues este es el cálculo total de lo que cuesta mantener a los trabajadores en una organización.

A continuación, te mostraremos los rubros que conforman este presupuesto, las fórmulas clave para estimar el costo laboral y algunos errores financieros que se pueden cometer a la hora de proyectar el presupuesto anual. ¡Empecemos!

¿Qué rubros conforman el presupuesto de nómina en Colombia?

El presupuesto de nómina incluye el salario básico, seguridad social, prestaciones sociales, recargos y aportes parafiscales. Además, los empleadores deben ser muy rigurosos en el cálculo de dicho presupuesto para evitar sanciones o multas por parte de la UGPP. Los rubros clave son:

• Salarios y devengos: estos equivalen a los pagos directos que se le hacen al trabajador, como lo es el salario básico, auxilio de transporte, horas extras, recargos, etc.
• Seguridad social: son los pagos que se hacen para proteger la salud y el futuro del trabajador. Salud (equivale al 8,5% a cargo del empleador, si no está exonerado), pensión (12% a cargo del empleador) y ARL.
• Prestaciones sociales: estos son los pagos y beneficios adicionales que la ley obliga a darle al trabajador, como cesantías, intereses sobre las cesantías, prima de servicios y vacaciones.
• Aportes parafiscales: estos son los pagos que hace la empresa a otras instituciones. Como la caja de compensación familiar (4%), ICBF (3%) y SENA (2%).

Devengos y bases salariales variables

Adicionalmente, los devengos equivalen a todos los ingresos de dinero que recibe un empleado, como lo son el sueldo básico, horas extras y bonos. Estos se dividen en:

• Devengos salariales: sueldos base, horas extra, comisiones, bonificaciones.
• Devengos no salariales: este dinero es un gasto necesario para poder trabajar, como los auxilios de transporte, viáticos de viaje, herramientas de trabajo, etc. Estos devengos generalmente no suman para las prestaciones.

Una base salarial variable es el monto total sobre el que se calculan los porcentajes de las deducciones como salud, pensión, prima de servicios, vacaciones y cesantías. Esta cambia todos los meses porque los ingresos no son fijos.

Fórmulas clave para estimar el costo laboral mensual

El costo laboral mensual total va más allá del salario y se calcula de la siguiente manera:

Provisiones de carga prestacional e impositiva

De igual modo, las provisiones de carga prestacional e impositivas son las reservas mensuales de dinero que hacen las empresas para cubrir gastos futuros como impuestos o prestaciones sociales. Su correcta contabilización facilita la proyección anual del presupuesto de nómina.

• Provisiones de carga prestacional: son los pagos adicionales al salario que la empresa debe hacer por ley, como primas, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
• Provisiones impositivas: este es el dinero que la empresa retiene mensualmente para pagar los impuestos exigidos por el gobierno.

Errores financieros al proyectar el presupuesto anual

Proyectar un presupuesto anual suele ser una de las tareas más complejas e importantes de una empresa; sin embargo, muchas organizaciones cometen errores que generan problemas de liquidez, demandas o multas. A continuación detallaremos algunos de los errores más comunes:

• No incluir recargos y horas extras: con la reducción de la jornada laboral (42 horas semanales), el valor de los recargos y la hora ordinaria aumenta y no incluir este aumento podría generar desviaciones presupuestales hasta del 20%.
• Usar bases incorrectas para prestaciones y aportes: algunas empresas olvidan sumar el auxilio de transporte o no actualizan el IBC con variables salariales, lo que puede generar pagos retroactivos al finalizar los contratos.
• No actualizar el presupuesto: no incluir el aumento anual del salario mínimo o reajustes contractuales puede generar un presupuesto obsoleto.
• Errores en el manejo de la nómina electrónica: fallar en la aplicación de la reforma laboral o en los reportes con la UGPP puede generar multas o sanciones de la DIAN.
• Ignorar la rotación de personal y liquidaciones: no provisionar de manera correcta las liquidaciones por terminación de contrato, como indemnizaciones, vacaciones no disfrutadas o primas, puede generar golpes de liquidez inesperados.

Optimización tecnológica en la planeación salarial

Sin lugar a dudas, para que una empresa logre un presupuesto de nómina ideal, es necesario adquirir herramientas tecnológicas que permitan simplificar el cálculo de pagos, optimizar tareas administrativas y mantenerse actualizado en los últimos requerimientos de la DIAN.

Transición hacia proyecciones automatizadas

Es por esto que, para lograr proyecciones automatizadas, necesitas el software de nómina de Buk, la plataforma ideal para simplificar el cálculo de liquidaciones, aportes al sistema de protección social y parametrizar la estructura de devengos y descuentos en un solo lugar.

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